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Zeitmanagement

Tipps, Tools und Checklisten für das persönliche Zeitmanagement

Für die Aufgaben- und Zeitplanung ist der Prozess Getting Things Done von David Allen geeignet. Damit können Sie Ihre täglichen Aufgaben systematisch planen und erledigen. Für immer wieder aufgeschobene Aufgaben eignet sich die NLP-Methode Time-Line. Und damit persönliche Zeitfresser das Zeitmanagement nicht durcheinanderbringen, sollten Sie eine Not-To-do-Liste führen.

Mit Time-Line künftige Ziele besser erreichen

Kennen Sie Aufgaben, die eigentlich klar formuliert sind und die Vorgehensweise bekannt ist, und Sie schaffen es trotzdem nicht loszulegen? Vielleicht war die letzte Steuererklärung so eine Aufgabe, die sie erst nach Androhung der Verzugsgebühr erledigt haben? Bei dieser Art des „auf der Stelle stehen und auf den Bus warten, der einen abholt“, kann es nützlich sein, seine Schritte und Ziele auf der Time-Line, einer Zeitlinie, zu programmieren. Der Begriff Time-Line stammt aus dem Bereich des Neurolinguistischen Programmierens (NLP). Ziel ist es, die Zeit zu analysieren und zu strukturieren.

Zum Hintergrund: Jeder Mensch hat seine Art, Gefühle, Gedanken und Erinnerungen zeitlich zu ordnen. Dabei werden diese Erinnerungen, Gedanken und Gefühle abgerufen. Genauso wie dieser Blick in die Vergangenheit gemacht werden kann, kann in derselben Struktur die eigene Zukunft betrachtet werden. Für unliebsame und lange aufgeschobene Arbeiten können Sie die Methode der Time-Line anwenden: Sie haben damit die Möglichkeit, das Erreichen der Ziele in Ihre Zukunft zu programmieren. Das steigert die Wahrscheinlichkeit, diese Ziele wirklich zu erreichen.

Mit Getting Things Done (GTD) Aufgaben planen und erledigen

Der Kernprozess der eigenen Aufgaben- und Zeitplanung ist der sogenannte Getting Things Done-Prozess (GTD). Den hat David Allen beschrieben in seinem Buch: „Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity”. Der Prozess ist einfach und klar und hilft in besonderer Weise, die eingehenden Aufgaben zu planen und – vor allem – zu erledigen. Sie brauchen dafür:

  • einen Eingang für Post, E-Mails, Telefonnotizen, Besprechungsnotizen: hieraus ergeben sich Ihre Aufgaben.
  • einen Ausgang: da kommt alles rein, was Sie erledigt haben und was nun an andere Personen weiter gereicht wird.
  • eine Planungsmappe in der Sie alle Aufgaben planen und festhalten, die Sie nicht sofort erledigen (elektronisch oder auf Papier). Dort haben Sie eine To-Do-Liste für die aktuell (heute) anstehenden Aufgaben, einen Projektplan und eine Liste zum Nachfassen.
  • einen Terminkalender, in dem Sie die Zeiten eintragen, zu denen Sie die Aufgaben erledigen wollen, die Sie nicht sofort abarbeiten (elektronisch oder auf Papier).

Dann durchlaufen Sie ein bis drei Mal pro Tag den folgenden Getting Things Done-Prozess – ganz konsequent:

Alle Aufgaben kommen zuerst in den Posteingang
Der Posteingang ist ein Fach oder ein Korb auf Ihrem Schreibtisch. Hier landen alle Aufgaben, die an Sie herangetragen werden. Alle Aufgaben im Posteingang sind schriftlich, in Stichworten formuliert. Gegebenenfalls machen Sie eine Auftragsnotiz, die Sie in den Posteingang legen – zum Beispiel nach einem Zuruf von Ihrer Chefin oder einem Anruf vom Kunden. Ihr elektronischer Eingangskorb ist der Posteingang Ihres E-Mail-Systems. Gegebenenfalls haben Sie spezielle Aufgabenverwaltungs-Systeme, die dann ebenfalls Posteingang für Sie sind. Wichtig: Schreiben Sie alle(!) neuen Aufgaben auf und legen Sie diese Notiz in den Posteingang. Bearbeiten Sie eine neue Aufgabe nicht sofort!

Schritt 1: Sortieren Sie den Posteingang
Sie prüfen und sortieren einmal bis dreimal täglich alle Vorgänge im Posteingang und im E-Mail-Eingang. Dabei prüfen Sie alle Aufträge, Notizen und E-Mails zunächst danach, ob Sie überhaupt etwas tun müssen:

  • Alles, was Sie nur archivieren oder ablegen müssen, legen Sie entsprechend sofort ab.
  • Alles, was Sie nicht (mehr) benötigen und wo Sie nichts tun müssen, schmeißen Sie sofort weg.

Übrig bleiben die Aufträge, Notizen und E-Mails, bei denen Sie etwas tun müssen. Dann gehen Sie zum nächsten Schritt.

Schritt 2: Bearbeiten Sie die neuen Aufträge, Notizen und E-Mails
Wenn Sie bei der Prüfung und Sortierung Ihres Posteingangs mit den neuen Aufträgen, Notizen und E-Mails feststellen, dass Sie etwas dafür tun müssen, dann gehen Sie so vor:

  • Alle Aufgaben, die Sie innerhalb von fünf Minuten vollständig erledigen können, erledigen Sie sofort.
  • Alle Aufgaben, die länger als fünf Minuten bearbeitet werden müssen, kommen in den nächsten Prozessschritt „Aufgaben planen“.

Schritt 3: Aufgaben planen mit Planungsmappe und Terminkalender
Sie planen die umfangreicheren Aufgaben, Aufträge, Notizen und E-Mails nach folgenden Kriterien:

  • Übertragen Sie die Aufgabe in Ihrer Planungsmappe in den Aufgabenplan oder in eine To-Do-Liste: einfache, übersichtliche Aufgaben (Top 5 des Tages), die Sie dann sobald wie möglich bearbeiten.
  • Umfangreichere oder langfristige Aufgaben kommen in Ihrer Planungsmappe in den Projektplan. Das sind Aufgaben mit mehreren Schritten und Projekte. Sie können die Projektbearbeitung im Terminkalender als „Termin mit sich selbst“ eintragen.
  • Vielleicht können Sie die Aufgabe delegieren; oder Sie können die Aufgabe erst dann bearbeiten, wenn eine andere Person dafür etwas Bestimmtes getan hat (Information oder Ergebnis liefern). Dann geben Sie diese mit den notwendigen Informationen weiter an die Person, die sie am besten ausführt oder von der Sie ein Ergebnis erwarten. Sie sagen, was bis wann zu tun ist. Und halten dies in Ihrer Planungsmappe in der Nachfassliste fest: Darin sind alle delegierten Aufgaben, für die Sie ein Ergebnis bis zu einem festgelegten Termin erwarten.

Die Unterlagen zu der Aufgabe selbst legen Sie in einer Hängemappe, einer Klarsichthülle oder einem Ordner auf Ihrem Computer ab (im Datei-Manager oder in Outlook oder Ihrem entsprechenden System). Diese holen Sie dann wieder hervor, wenn sie laut Planungsmappe anstehen.

Am Ende sind alle Aufgaben zugeordnet und mit einem Termin versehen, zu dem Sie diese Aufgabe bearbeiten werden: der Wiedervorlagetermin. Sie werden entsprechend in Ihrem Aufgabenplan vermerkt. Und: Der Posteingang und der E-Mail-Eingang sind nach diesem Schritt leer!

Zielerreichung kontrollieren

Wenn Sie Ihre Ziele erreichen und Aufgaben erledigen wollen, dann kommen sie nicht darum herum, auch den Erfolg und die Durchführung zu kontrollieren. Dabei vergleichen Sie das Erledigte mit dem Geplanten. Der Vorteil dieses Schritts: Der Planungsprozess für den kommenden Zeitraum wird angestoßen.

Bei der Nachkontrolle setzten Sie in Ihrer To-do-Liste dort einen Haken, wo die Arbeit erledigt ist. Dort, wo Sie noch nicht fertig sind, und alles, was nicht geschafft ist, übertragen Sie einfach auf die neue To-do-Liste. Wird daraus klar, dass Sie die Priorisierung überarbeiten müssen, können Sie wieder auf das Wichtig-Dringlich Portfolio und einen neuen Aufgabenplan zurückgreifen.

Gewohnheiten regelmäßig überprüfen

Der Effizienztrainer Martin Geiger nennt neun Gewohnheiten, die Sie sofort stoppen sollten, weil sie Zeitfresser sind:

  • Beantworten Sie keine Anrufe von unbekannten Telefonnummern selbst.
  • Mailen Sie niemals morgens als Erstes oder abends als Letztes.
  • Nehmen Sie an keinem Meeting mehr teil, das keine klare Agenda oder kein festgelegtes Ende hat.
  • Lassen Sie Andere nicht abschweifen.
  • Kontrollieren Sie nicht ständig Ihre E-Mails.
  • Kommunizieren Sie nicht zu viel mit Kunden, die nicht zu Ihrem Ergebnis beitragen.
  • Arbeiten Sie nicht mehr, um Ihre Überlastung in den Griff zu bekommen, sondern setzen Sie klare Prioritäten.
  • Tragen Sie nicht rund um die Uhr ein Smartphone mit sich herum.
  • Erwarten Sie nicht, dass Arbeit eine Lücke füllt, die eigentlich von persönlichen Beziehungen und Freizeitaktivitäten ausgefüllt sein sollte.

Die drei besten Zeitmanagement-Tools

  • Microsoft Outlook: Aufgaben erstellen, verwalten und mit anderen teilen. Mit vielen Funktionen wie QuickSteps oder Aufgaben aus E-Mails oder Terminen erstellen. Outlook unterstützt die Integration von Notizprogrammen wie OneNote oder Evernote. Outlook ist teilweise auf Windows-Rechnern vorhanden.
  • Wunderlist: Aufgaben erstellen, verwalten und mit anderen teilen. Mit vielen Funktionen wie Listenordner festlegen, Tags vergeben, Aufgaben aus E-Mails erstellen. Wunderlist ist für PC, als App für iOS, Android und im Web erhältlich. Die Grundversion ist kostenlos.
  • Todoist: To-do-Listen für Projekte erstellen, verwalten und mit anderen teilen. Mit Funktionen wie Etikette vergeben und Prioritäten zuordnen. Todoist ist für PC, als App für iOS, Android und im Web erhältlich. Todoist lässt sich in andere Programme wie Outlook, Thunderbird oder Gmail integrieren. Die Grundversion ist kostenlos.

Tipps und Prinzipien zum Zeitsparen

Suchen Sie sich Rituale, die Sie in ihrem Zeitmanagement unterstützen. Aus den folgenden Tipps und Prinzipien für erfolgreiches Zeitmanagement können Sie Gewohnheiten für Ihren Alltag etablieren:

  • Erst denken, dann handeln: Vermeiden Sie Aktionismus.
  • Erst planen, dann arbeiten: Planen Sie am Sonntag Abend die kommende Woche. Planen Sie am Abend des Vortags den nächsten Tag. 
  • Investieren Sie Zeit, um Zeit zu sparen: Erstellen Sie Vorlagen und Checklisten für wiederholende Tätigkeiten.
  • Heiße-Kartoffel-Prinzip: Gehen Sie Unerledigtes einmal an und entscheiden Sie zügig, ob Sie es sofort erledigen oder setzen Sie einen Termin fest.
  • Eins nach dem anderen: Vermeiden Sie Multitasking.
  • Planen Sie Pufferzeiten ein, reservieren Sie störungsfreie Zeiten und berücksichtigen Sie Ihre Leistungskurve: Verplanen Sie nie mehr als 60 Prozent Ihrer Zeit.
  • Kommunizieren Sie, wenn Sie nicht gestört werden wollen.
  • Passen Sie die Art der Aufgaben an Ihre Leistungskurve an.
  • Gut ist besser als perfekt: Hören Sie mit einer Tätigkeit auf, wenn Sie das Ziel erreicht haben und versuchen Sie nicht, noch besser zu werden.
  • Keine Zettelwirtschaft: Machen Sie sich Notizen und verwenden Sie dafür ein Tool oder ein Notizbuch. Räumen Sie Ihren Schreibtisch regelmäßig auf und entsorgen Sie, was Sie nicht brauchen.
  • Investieren Sie in sich: Machen Sie regelmäßige Pausen und Urlaub. Schlafen und trinken Sie ausreichend und treiben Sie Sport. Belohnen Sie sich für Ihre Erfolge, auch für kleine.   

Praxis

Time Coaching mit der Time-Line

Im Bereich des NLP stellt die Time-Line die eigene Zeit räumlich dar. Dabei wird der Vergangenheit, der Gegenwart und der Zukunft ein räumlicher Ort zugewiesen. Grundsätzlich lassen sich drei verschiedene Zeit-Typen unterscheiden, die sich in drei Ausprägungen der Time-Line widerspiegeln. Stellen Sie sich einmal vor, sie müssen Ihrer Vergangenheit einen Platz zuweisen: Ist die Vergangenheit hinter Ihnen, vor Ihnen, links oder rechts von Ihnen? Ebenso die Gegenwart und die Zukunft: Welchen Ort würden Sie diesen „Zeitpunkten” zuweisen?

  • Legen Sie eine Schnur vor sich auf den Boden – in der Form wie sie für Sie Ihre Zeitlinie darstellt. Legen Sie dabei den Punkt der Gegenwart fest und markieren Sie diesen – ebenso die Punkte für die Vergangenheit und für die Zukunft.
  • Wo liegt nun Ihr Ziel und wo die schwierige Aufgabe, die Sie immer wieder aufschieben? Markieren Sie diese Punkte auf der Time-Line.
  • Wenn Sie nun Ihre Zeitlinie anschauen, gibt es bestimmt schon Punkte in der Vergangenheit, an denen Sie ähnliche Aufgaben oder Ziele erreicht haben oder ähnliche Fähigkeiten benutzt haben, wie Sie für Ihre jetzige Aufgabe notwendig sind. Schreiben Sie diese Fähigkeiten auf.
  • Fällt es mit diesen Fähigkeiten leichter, das Ziel zu erreichen? Welcher unterstützende Satz fällt Ihnen jetzt spontan ein?

In der folgenden Vorlage werden die drei Zeit-Typen erläutert.

Aufgaben mit Getting Things Done erledigen

Gehen Sie den Prozess Getting Things Done für Ihre Aufgaben mit der folgenden Vorlage durch.

Führen Sie eine Not-To-do-Liste

Prüfen Sie, welche „Fehler“ beim persönlichen Zeitmanagement Sie begehen. Entwickeln Sie für Ihre persönlichen Zeitfresser Ihre eigene Not-To-do-Liste, wie sie der Trainer Martin Geiger vorschlägt. Prüfen Sie anhand der folgenden Vorlage Ihren Tagesablauf:

  • Welche der neun Gewohnheiten in der Vorlage tun Sie regelmäßig?
  • Was könnten Sie ändern?
  • Wie und wann wollen Sie dies umsetzen?

Top-5-Tipps und einfache und wirkungsvolle Maßnahmen für besseres Zeitmanagement

Mit dieser Checkliste überprüfen Sie Ihre Arbeitsorganisation und Ihr Zeitmanagement. Die Checkliste fasst die wichtigsten Punkte, die Top 5, zusammen, mit denen Sie große Effekte erzielen und Ihre Zeit besser nutzen – auch bei hoher Arbeitslast. Arbeiten Sie die in der Checklisten aufgeführten Punkte Schritt für Schritt durch und verbessern Sie so Ihr Zeitmanagement und Ihre Arbeitsplanung.

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