Premium
Debriefing

Voraussetzungen und Vorgehensweise beim Debriefing

Wenn Sie die Bedeutung der ausscheidenden Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters klären, können Sie abschätzen, wie wichtig ein Debriefing ist und wie umfassend es sein sollte. Einzelne Aufgaben und Tätigkeiten sowie Abläufe am Arbeitsplatz sind vielleicht schon dokumentiert. Nutzen Sie diese Unterlagen als Grundlage für das Debriefing und das Übergabegespräch. Klären Sie dann, worum es beim Debriefing gehen soll, wer dabei eingebunden ist, welche Informationen und Dokumente Sie brauchen und wie Sie vorgehen.

Welche Rolle spielte die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter in Ihrem Team und für das Unternehmen? Aus welchen Gründen verlässt die Person Ihre Abteilung oder das Unternehmen? Das sind die zwei zentralen Fragen, die Sie sich zunächst stellen müssen. Denn damit legen Sie Ihren Standpunkt und Startpunkt fest, von dem aus Sie ein wirksames Debriefing durchführen können.

Bedeutung des Mitarbeiters als Ausgangspunkt für das Debriefing

Die Bedeutung und Rolle der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters ergibt sich aus der Stelle, Funktion und den Aufgaben, die sie oder er wahrgenommen hat. Darüber hinaus spielt auch die Beschäftigungsdauer im Unternehmen eine große Rolle. Denn je länger Beschäftigte dabei waren, desto mehr Wissen und Erfahrungen dürften sie gesammelt haben.

Genauso wichtig ist die Situation, in der sich die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter selbst befindet. Wie ist die Stimmung bei der betreffenden Person und in der Abteilung? Trennt man sich in einem freundschaftlichen Verhältnis? Ist davon auszugehen, dass ein Gespräch in offener und positiver Atmosphäre verläuft? Bestehen dazu ernsthafte Bedenken, dann muss dies bei einem Gespräch angemessen berücksichtigt werden. Denn die Bedeutung und Vollständigkeit der Information kann davon abhängen.

Wer beim Debriefing dabei ist

In vielen Fällen kann es hilfreich sein, wenn das Debriefing oder Übergabegespräch von Kollegen geführt wird oder diese zumindest dabei sind. Das betrifft die Kollegen, zu denen die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter ein gutes Verhältnis hat. Es können aber auch Kollegen sein, mit denen die ausscheidende Person eng zusammengearbeitet hat. Gegebenenfalls sollen die Kollegen einen Teil der Aufgaben übernehmen. Auch dann ist es gut, wenn sie dabei sind.

Der Vorteil beim Debriefing mit Kollegen: Sie werden als Gesprächspartner besser akzeptiert. Dazu müssen diese Kollegen ein vergleichbares Know-how wie die ausscheidende Mitarbeiterin oder der ausscheidende Mitarbeiter mitbringen. So fällt auch das Erklären und Verstehen der Aufgaben und Prozesse leichter.

Steht die Nachfolge bereits fest und ist sie verfügbar, sollte auch sie in diesen Prozess einbezogen werden. Aber: Es kann Gründe geben, dass ein Nachfolger von der Arbeitsweise seines Vorgängers nicht zu sehr geprägt werden sollte; dann ist eine Teilnahme des Nachfolgers zu vermeiden.

Worum es im Debriefing nicht geht

Stellen Sie vor dem Debriefing oder Übergabegespräch klar, dass es nicht um eine Beurteilung der Arbeit und der Leistungen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters in der Vergangenheit geht. Es soll keine nachträgliche Beurteilung oder gar Schuldzuweisung geben. Der einzige Zweck des Gesprächs ist es, die wertvollen Erfahrungen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters für die Kollegen und für das Unternehmen zu sichern. Dies soll als Zeichen der Anerkennung der Mitarbeiterleistungen und des Expertenstatus gewertet werden. Führen Sie das Gespräch ausschließlich unter diesem Vorzeichen.

Interne Unterlagen und Dokumentationen für das Debriefing nutzen

Die Aufgaben und Tätigkeiten der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters sind vielleicht schon in Ihrem Unternehmen dokumentiert. Das betrifft auch die Abläufe und Prozesse, in die die Person eingebunden war. Nutzen Sie diese Unterlagen als Grundlage für das Debriefing und das Übergabegespräch. Beispiele für hilfreiche Dokumente sind:

  • Stellenbeschreibung
  • Dokumentation der Arbeitsabläufe und Prozessbeschreibungen
  • Beschreibung des Arbeitsplatzes
  • Handlungsanleitungen
  • Arbeitsanweisungen
  • Checklisten, die vom Mitarbeiter erstellt wurden

Stellenbeschreibung für das Debriefing nutzen

Gibt es in Ihrem Unternehmen Stellenbeschreibungen? Dort sollte festgehalten sein, was zu den Aufgaben der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters gehörte. Nutzen Sie diese Stellenbeschreibung, um folgende Fragen zu klären:

  • Welche Aufgaben wurden in welchem Umfang erledigt?
  • Wie hat der Mitarbeiter diese Aufgaben erledigt? Gibt es eine Ablaufbeschreibung?
  • Was hat gut funktioniert? Was hat nicht gut funktioniert?
  • Hat der Mitarbeiter Aufgaben erledigt, die nicht in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind? Warum?

Überprüfen Sie gemeinsam mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter, ob die Stellenbeschreibung die Aufgaben korrekt beschreibt – oder welche Änderungen aus Mitarbeitersicht vorgenommen werden müssten.

Hinweis Stellenbeschreibung nach dem Debriefing überarbeiten

Nutzen Sie die Informationen aus dem Debriefing und aus dem Übergabe- oder Abschlussgespräch und überarbeiten Sie die Stellenbeschreibung, wenn nötig.

Prozessbeschreibung für das Debriefing nutzen

Die nachvollziehbare Dokumentation einzelner Arbeitsabläufe ist Voraussetzung und Garant dafür, dass die Qualitätsstandards im Unternehmen eingehalten werden. Wenn Sie den Anlass eines Stellenwechsels nutzen, um die wichtigen Arbeitsabläufe zu erkennen und festzuhalten, ergeben sich dadurch Ansatzpunkte für ein besseres Qualitätsmanagement und für eine Verbesserung der Prozesse. In der Beschreibung der Arbeitsabläufe ist besonders wichtig festzuhalten:

  • Welche Arbeitsmethoden und Hilfsmittel wurden genutzt?
  • Welche Dokumente wurden bearbeitet?
  • Wie ist die Ablage strukturiert?
  • Mit welchen Personen wurde zusammengearbeitet?
  • Welche Kontakte zu Kunden, Lieferanten oder anderen Partnern wurden gepflegt?
  • Wo sind die Schnittstellen zu anderen Abteilungen oder anderen Unternehmen?

Hinweis Verbesserungspotenziale erkennen

Durch den Abgleich der Stellenbeschreibung und der Prozessbeschreibungen können Sie auch Potenziale erkennen, ob bestimmte Aufgaben und Abläufe in Zukunft anders und besser gestaltet und zugeordnet werden müssen. Gerade bei einem Stellenwechsel werden solche Chancen und Möglichkeiten für Verbesserungen sichtbar. Und es ist für die Vorgesetzten meistens auch leichter, diese in die Praxis umzusetzen.

Arbeitsplatzbesichtigung für das Debriefing durchführen

Um zu erkennen, wie Aufgaben erledigt und Abläufe gestaltet sind, ist eine Arbeitsplatzbesichtigung besonders zu empfehlen. Wenn möglich, sollten das Debriefing und das Abschlussgespräch auch dort stattfinden. So wird noch einmal eindrücklich sichtbar, worauf es bei den einzelnen Aufgaben und Abläufen aus Sicht der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters ankommt. Das systematische Durchleuchten des Arbeitsplatzes bringt auch solche Aspekte zum Vorschein, die von der Mitarbeiterin oder vom Mitarbeiter ansonsten nicht erinnert werden. Erst der direkte Kontakt und der unmittelbare Umgang mit den Arbeitswerkzeugen im gewohnten Umfeld bringen dieses Wissen und diese Erfahrungen zum Vorschein. Dabei können auch „Kleinigkeiten“ eine wichtige Rolle spielen. Bespiele dafür sind:

  • Anordnung von Ablagefächern
  • genutzte Unterlagen
  • Merkzettel oder Checklisten
  • Telefonlisten
  • Werkzeuge und Hilfsmittel

Handlungsanleitungen für das Debriefing nutzen

Eventuell gibt es für den Arbeitsplatz spezielle Handlungsanleitungen, Handbücher oder andere Dokumente, die für die Erfüllung der Aufgaben wichtig sind. Diese Dokumentationen beschreiben, welche Tätigkeiten und Abläufe an diesem Arbeitsplatz durchzuführen sind. Auch sie sind eine Quelle, das Wissen und die Erfahrungen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters zu ermitteln und festzuhalten.

Gerade dann, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter für sich selbst solche Handlungsanleitungen erstellt hat, spiegeln diese wichtige Wissensinhalte wider. Sie sollten „sichergestellt“ und für die Zukunft genutzt werden. Manche Unternehmen werten solche Informationen systematisch aus, dokumentieren diese und stellen sie allen Kollegen, die sie brauchen, zur Verfügung.

Hinweis Dokumentation im Intranet oder in einem Wiki

Die Informationen aus dem Debriefing sind oft eine gute Grundlage für das Wissensmanagement. Wenn Sie die Ergebnisse des Übergabegesprächs mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter dokumentieren, sollten Sie die Ergebnisse ins Intranet oder ein Wiki einstellen. Dann ist es auch für andere leicht verfügbar.

Praxis

Ziele und Inhalte für das Debriefing klären

Mit einer ersten Einschätzung zur Bedeutung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters können Sie klären, wie wichtig ein Debriefing für Sie, Ihre Abteilung und das Unternehmen ist und wie umfassend es deshalb sein sollte. Beantworten Sie deshalb die folgenden Fragen für sich, bevor Sie das Debriefing und das Übergabegespräch planen:

  • Welche Position hat der betroffene Mitarbeiter im Unternehmen eingenommen (Sachbearbeiter, Fachexperte oder Führungskraft)?
  • Wie lange war die Person im Unternehmen und in dieser Position?
  • Welche Erfahrungen könnte die Person gesammelt haben? Was waren ihre Stärken und was ihre Schwächen?
  • In welcher Form gibt es bereits Dokumentationen darüber, was der Mitarbeiter getan hat; zum Beispiel Stellenbeschreibungen, Prozessbeschreibungen, Memos oder Arbeitsvorlagen, die angefertigt wurden?
  • Wie hat der Mitarbeiter die Aufgaben erfüllt? Waren Sie mit den Leistungen zufrieden? Oder können Sie Verbesserungspotenziale erkennen oder vermuten?
  • Wie ist Ihr persönliches Verhältnis zur betroffenen Person? Und welches Verhältnis haben die Kollegen zu ihr – in der Vergangenheit und jetzt in dieser Situation?
  • Wie würden Sie den Mitarbeiter charakterisieren – in einem Wort oder in einem Satz? Was war typisch für ihn? Wie war sein Stellenwert für Ihre Abteilung und für das Unternehmen?

Mit den Antworten auf diese Fragen können Sie besser einschätzen, in welcher Form ein Debriefing und ein Abschlussgespräch stattfinden können. Zudem können Sie die Aussagen der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters besser beurteilen und bezüglich ihres Werts einschätzen. Nutzen Sie für die Planung des Debriefings folgende Vorlage.

Prozessbeschreibung für das Debriefing nutzen

Werden die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen systematisch festgehalten? Wenn nicht, dann:

  • Lassen Sie die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter die für den Arbeitsplatz wichtigen Abläufe aufzeichnen.
  • Für wichtige und komplexe Abläufe kann die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter bereits im Vorfeld des Debriefings oder Übergabegesprächs die Arbeitsabläufe festhalten.

Nutzen Sie für die Prozessbeschreibung die folgenden Grafikvorlagen zur Visualisierung als Beispiele.

Fragen zur Prozessbeschreibung im Übergabegespräch

Gehen Sie nach Erstellen oder Konkretisieren der Prozessbeschreibung die Arbeitsschritte im Übergabegespräch gemeinsam mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter durch. Lassen Sie sich erläutern:

  • Worauf kommt es aus Ihrer Sicht bei den Arbeitsschritten besonders an?
  • Welche Kontakte zu anderen Personen sind dabei wichtig?
  • Wo lauern Fallen?
  • Was macht dabei besondere Probleme?
  • Was hätten Sie lieber anders gemacht?
  • Was könnten wir besser machen?
  • Welche Erfahrungen haben Sie dabei gemacht?
  • Was müssen wir dazu alles außerdem wissen?

Aufgaben, Abläufe und Arbeitsplatz für das Debriefing analysieren

Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter ausscheidet, sollten Sie deren Arbeitsbereich gemeinsam analysieren. Dokumentieren Sie dazu die Erkenntnisse, Ergebnisse und das, was Sie im Gespräch erfahren, für folgende Aspekte:

  • Analysieren Sie die Stellenbeschreibung und erstellen Sie gemeinsam eine Liste aller Aufgaben.
  • Analysieren Sie die Arbeitsabläufe und Prozesse: Wie wurde die Aufgabe erfüllt?
  • Analysieren Sie den Arbeitsplatz: Wie war die Arbeit organisiert?
  • Reflektieren Sie Ihre Erkenntnisse aus dem Debriefing: Was ist im Sinne des Know-how-Erhalts und der Wissens- und Erfahrungssicherung von Bedeutung? Welche Maßnahmen zur Wissenssicherung müssen ergriffen werden?
  • Nutzen Sie für Ihre Analyse auch bereits vorhandene Dokumentationen, die für den frei werdenden Arbeitsbereich relevant sind.

Nutzen Sie die folgende Vorlage und Checkliste für die Fragen im Debriefing und die Dokumentation der Ergebnisse.

Premium
schließen
Weiterlesen und alle Vorlagen nutzen.
Premium-Mitgliedschaft

Als Premium-Mitglied haben Sie Zugriff auf das komplette Management-Handbuch:

  • über 150 Kapitel: von ABC-Analyse bis Zeitmanagement
  • über 1.800 Vorlagen, Checklisten, Excel-Tabellen zum Download
  • nur 57 EUR pro Jahr*
  • Ermäßigung für Studierende
Zur Anmeldung
Kapitel kaufen
Kaufen Sie das komplette Kapitel "Debriefing" mit allen Vorlagen zum Preis von nur 9,80 EUR*.
Zum Shop

* Preis gültig in Deutschland. In anderen Ländern kann der Preis höher oder niedriger liegen.

Downloads
  • Excel-Vorlagen
    Vorlagen für Controlling, Kennzahlenmanagement, Berichtswesen und Projektmanagement
  • Key Account Management
    32 Seiten E-Book, 10 Excel-Tabellen, 6 Checklisten und 18 Vorlagen