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Projektmanagement mit Excel

Vorbereiten: Von der Projektidee zum Projektantrag

Ein Projekt kann im Unternehmen erhebliche Personalkapazität binden und hohe Kosten verursachen. Deshalb muss mit der Projektvorbereitung geklärt und vermittelt werden, warum das Projekt wichtig ist. Jedes Projekt braucht einen Projektantrag und muss akquiriert werden.

Was ist der Anlass des Projekts?

Am Anfang steht eine Idee, ein Problem oder eine für das Unternehmen neuartige Aufgabe. Um sie zu realisieren oder zu lösen, muss ein Projekt so vorbereitet werden, dass die Entscheidungsträger sagen können, ob es das Projekt überhaupt geben soll oder nicht. Das Projekt muss akquiriert werden. Oft ergibt sich die Projektidee oder die Projektnotwendigkeit aus einer neuen Situation, die sich für das Unternehmen ergeben hat: Gesetzliche Vorgaben müssen eingehalten werden, Kunden haben neue Anforderungen, Prozesse sollen kostengünstiger werden etc. Auslöser für ein Projekt können auch Vorläuferprojekte, Vorstudien oder übergeordnete Konzepte sein.

Wie wichtig ist das Projekt?

Insbesondere dann, wenn viele Projekte gleichzeitig durchgeführt werden, müssen die knappen Ressourcen den wirklich wichtigen Projekten zugeordnet werden. Deshalb ist zuerst eine Entscheidung notwendig, ob die vorhandene Idee überhaupt in Form eines Projekts bearbeitet werden muss oder kann. Dazu muss ein Projektantrag gestellt werden. Zur Bewertung des Antrags wägen die Entscheider mehrere Kriterien ab und überprüfen das Projekt auf Stimmigkeit mit dem bestehenden Projektportfolio.

Um die Wichtigkeit eines (neuen) Projekts und damit seinen Stellenwert im Unternehmen und im Projektportfolio zu bestimmen, muss gleich zu Beginn geklärt werden, welches Ziel mit dem Projekt verfolgt werden soll. Das kann unterschiedliche Aspekte betreffen.

Checkliste Ziele des Projekts klären

  • Sinn und Zweck: Warum brauchen wir das Projekt?
  • Kunden: Für wen ist das Projekt von Nutzen?
  • Ergebnis: Was soll mit dem Projekt erreicht werden?
  • Kriterien: Wie wird das Ergebnis gemessen? Woran erkennen wir, ob das Projektziel erreicht ist?

Projektantrag erstellen

Sind die Ziele und der Nutzen des Projekts geklärt, muss ein Projektantrag erarbeitet werden. Die Inhalte des Projektantrags ergeben sich aus folgenden Teilaufgaben, die dazu bearbeitet werden müssen:

  • Ideen beschreiben
  • Projektcharakter identifizieren
  • Projektumfeld analysieren
  • Business Case beschreiben: Ziele, Liefergegenstände, Ergebnisse
  • Businessplan entwickeln
  • Projektmachbarkeit prüfen (Ziele, Strategie, Organisation, Technik, Compliance)
  • in das Projektportfolio einordnen
  • Projektleiter auswählen

Mit den Ergebnissen und Erkenntnissen aus diesen Arbeitsschritten kann der Projektantrag ausformuliert werden. Der Antrag wird dem Entscheidungsgremium vorgestellt und erläutert. Dabei kommt es auf die wichtigsten Argumente an, warum das Projekt notwendig ist. Argumente können sich beziehen auf:

  • Gesetzliche Anforderungen müssen eingehalten werden.
  • Es lassen sich Kosten einsparen.
  • Neue Produkte werden entwickelt, die im Wettbewerb wichtig sind.

Jedes Projekt muss also wie ein Kundenauftrag akquiriert werden.

Projektleiter auswählen

Der Projekterfolg steht und fällt sehr oft mit dem Projektleiter. Kann er das Projektteam moderieren und sich durchsetzen? Geht er angemessen mit den Stakeholdern um? Gelingen ihm Planung und Steuerung des Projekts? Beherrscht er alle wichtigen Projektmanagement-Werkzeuge? Wichtige Kompetenzen für das Projektmanagement sind:

  • Teamfähigkeit
  • Durchsetzungsvermögen
  • Führungsqualität
  • Konfliktmanagement
  • vernetztes Denken
  • Präsentationsfähigkeit
  • Moderationsfähigkeit
  • unternehmerisches Denken und Handeln
  • Krisenmanagement
  • Risikomanagement
  • Selbstbewusstsein
  • Urteilsfähigkeit

Deshalb sollten Sie schon mit dem Projektantrag klären, wer die Projektleitung übernehmen kann und übernehmen will.

Entscheidung für oder gegen das Projekt herbeiführen

Die Geschäftsleitung, befugte Führungskräfte, Projektsponsoren oder ein Gremium müssen schließlich entscheiden, ob eine Idee und ein Projektantrag in ein Projekt überführt werden, ob das Projekt wirklich durchgeführt werden soll. Die Befürworter und Verfechter, die hinter der Projektidee stehen und das Projekt für notwendig erachten, müssen die Entscheider mit Informationen versorgen, damit diese sich ein Bild über Notwendigkeit, Erfolgsaussichten und Risiken machen können.

Dafür kann es hilfreich sein, eine Projektmachbarkeitsstudie oder einen internen Business-Plan (Business Case) zu erstellen. Immer ist es wichtig, den Bezug zu den Unternehmenszielen herzustellen und zu zeigen, inwieweit Projekte oder Alternativen zu diesen Zielen beitragen. Das hilfreiche Instrument dafür ist die Nutzwertanalyse als Entscheidungshilfe.

Die Vorbereitungsphase endet mit der Abgabe des Projektantrags und mit der Entscheidung:

  • Wird der Projektantrag befürwortet, wird (vom Entscheidungsgremium oder einem Vertreter) der Projektauftrag ausgesprochen. Dies sollte in schriftlicher Form erfolgen.
  • Wird der Projektantrag abgelehnt, kann er entweder zurückgestellt und zu einem späteren Zeitpunkt erneut geprüft werden. Oder er wird endgültig abgelehnt, so dass es kein Projekt geben wird. Gegebenenfalls erhalten die Projektantragsteller die Möglichkeit, einen verbesserten oder geänderten Projektantrag erneut einzureichen.

Praxis

Die folgenden Arbeitsvorlagen und Excel-Dokumente helfen bei den Aufgaben im Rahmen der Projektvorbereitung.

Projektliste führen

Zu viele Projekte können eine Organisation beziehungsweise ein Unternehmen stark belasten. Viele Mitarbeiter werden aus ihrer Routinearbeit herausgerissen und vieles bleibt dann in den Fachabteilungen liegen. Deshalb sollte es immer eine Übersicht über alle laufenden Projekte und Teilprojekte geben, die sichtbar macht, wie laufende Projekte durchgeführt werden, wie weit sie fortgeschritten sind und wie die Ziele erreicht werden. Erst dann sollte die Entscheidung fallen, ob ein weiteres Projekt gestartet wird.

Die folgende Tabelle zeigt auf, welche Projekte gerade im Unternehmen laufen, wer die Projektleitung verantwortet und wie der Status beurteilt wird.

Bedeutung und Wichtigkeit des Projekts klären

Bevor ein neues Projekt initiiert oder freigegeben wird, muss seine strategische Bedeutung geklärt  werden. Dazu wird überprüft, in welchem Maße das Projekt zu den Unternehmenszielen und Unternehmensstrategien beiträgt. Das setzt voraus, dass diese Ziele und Strategien bekannt und benannt sind. Sie werden in die folgende Arbeitsvorlage übernommen und gewichtet. Dann lässt sich für jedes einzelne Projekt oder für jede Projektidee überprüfen, inwiefern und in welchem Maße es diese Strategien und Ziele unterstützt.

Die strategische Bedeutung der Projekte kann in einem Portfolio-Diagramm sehr gut sichtbar gemacht werden. Dabei lassen sich mehrere Kriterien unmittelbar vergleichen. In der folgenden Portfolio-Darstellung sind das

  • Wirtschaftlichkeit
  • Bedeutung für das Unternehmen
  • Umfang (Bindung von Ressourcen)

Eine alternative Darstellung der laufenden und geplanten Projekte in einem Portfolio stellt die Projekte in Abhängigkeit von ihrem Nutzen und ihrer Komplexität für das Unternehmen dar.

Die Beurteilungskriterien für ein Projekt werden in der folgenden Vorlage in Form einer Projektzielscheibe zusammengestellt und zusammengefasst.

Projektleitung festlegen

Um mögliche Kandidaten für die Projektleitung zu identifizieren, können Sie die folgende Auswahlmatrix nutzen. Das Besondere: Nicht in jedem Projekt sind die gleichen Kompetenzen gefordert; deshalb können Sie ihnen unterschiedliche Gewichte zuordnen.

Entscheidung für oder gegen das Projekt herbeiführen

Vor dem Hintergrund der bestehenden Projektlandschaft, der Bedeutung und der Wirtschaftlichkeit des Projekts stellt sich immer die Frage, ob eine Aufgabe in der Form eines Projekts bearbeitet werden muss. Die folgende Checkliste können Sie für Ihre Einschätzung nutzen. Die Checkliste umfasst die Fragen, die vor der „Projektifizierung“ einer Aufgabe in jedem Fall gestellt werden sollten. Damit lassen sich die Meinungen unterschiedlicher Mitarbeiter und Experten einholen und ein Gesamtbild „Projekt – ja oder nein“ entwickeln.

Zielbeitrag des Projekts mit der Nutzwertanalyse aufzeigen

Immer ist es wichtig, den Bezug zu den Unternehmenszielen herzustellen und zu zeigen, inwieweit Projekte zu diesen Zielen beitragen. Das hilfreiche Instrument dafür ist die Nutzwertanalyse als Entscheidungshilfe:

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