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Mahnwesen

Vorbeugende Maßnahmen im Mahnwesen

Das Mahnwesen oder Debitorenmanagement beginnt schon mit der Angebotsabgabe und der Auftragsannahme. Sie prüfen vorab, ob Sie sich auf die spätere Zahlung durch den Kunden verlassen können (Bonitätsprüfung). Auch nach der Annahme der Auftrags und während der Bearbeitung behalten Sie die Zahlungsfähigkeit Ihres Kunden im Blick.

Welche vorbeugenden Maßnahmen im Mahnwesen notwendig sind, hängt unter anderem ab von:

  • Höhe der Forderung beziehungsweise Auftragsbestand Ihres Unternehmens in Bezug auf diesen Kunden
  • strategische Bedeutung des Kunden
  • Anteil des Kunden am Gesamtumsatz Ihres Unternehmens

Prüfen Sie diese Fragen und entscheiden Sie dann, welche der folgenden Maßnahmen in Ihrem Fall angemessen sind.

Bonitätsprüfung durchführen

Wenn Sie einen Neukunden gewinnen und dieser einen Auftrag erteilt, sollten Sie eine Bonitätsprüfung durchführen. Dafür gibt es viele spezielle Anbieter wie Schufa, Creditreform, Genios, business-check.com oder Creditsafe. Wenn Sie Daten und Informationen über die Zahlungsfähigkeit Ihrer Kunden beschaffen oder diese – zum Beispiel an ein Inkasso-Unternehmen – weitergeben, dann gelten besondere Bestimmungen des Datenschutzes.

Rating der Kunden

Überprüfen Sie möglichst früh die Zahlungsfähigkeit Ihrer Kunden. Diese ergibt sich aus unterschiedlichen Kriterien und Merkmalen, die Sie erheben und bewerten können. Das erfolgt im Allgemeinen über einen sogenannten Rating-Prozess. Er hat eine „Note“ zum Ergebnis, die Sie Ihren Kunden vergeben und die Ihnen mit einem Indikator ausdrückt, wie riskant das Geschäft mit diesem Kunden sein kann und wie hoch die Wahrscheinlichkeit eines Zahlungsausfalls sein kann. Creditreform hat für ein solches Rating einen Bonitätsindex entwickelt, an dem Sie sich orientieren können. Danach lassen sich folgende Kategorien unterscheiden:

IndexErläuterung
1Ausgezeichnete Bonität, Ausfallwahrscheinlichkeit: 0,09 %
2Sehr gute Bonität, Ausfallwahrscheinlichkeit: 0,26 %
3+Gute Bonität, Ausfallwahrscheinlichkeit: 0,27 %
3Mittlere Bonität, Ausfallwahrscheinlichkeit: 1,36 %
3-Angespannte Bonität, Ausfallwahrscheinlichkeit: 5,63 %
4Sehr schwache Bonität, Ausfallwahrscheinlichkeit: 13,19 %
5Massive Zahlungsverzüge
6Zahlungseinstellung

Mögliche Kriterien, die in das Rating eingehen können, sind:

  • Vermögenslage
  • Ertragslage
  • Liquidität
  • Zahlungsweise
  • Strukturrisiko
  • Branchenrisiko
  • Krediturteil

Sie können aus diesen oder für Ihre Branche, Ihre Kunden und Ihr Unternehmen angemessenen Kriterien eine eigene Rating-Skala entwickeln.

Maßnahmenplan gegen Zahlungsausfall

Mögliche Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Zahlungsausfall zu vermeiden, sind:

  • Vorauskasse vereinbaren
  • Teilzahlungen vereinbaren
  • Factoring
  • (Waren-) Kreditversicherung, Forderungsausfallversicherung
  • direkte Gespräche
  • Zahlungserinnerung und Mahnung
  • Einstellung der Leistungen
  • gerichtliches Mahnverfahren

Diese Maßnahmen setzen in unterschiedlichen Phasen der Kundenbeziehung an. Zum Beispiel wird „Vorauskasse“ schon vor der Auftragserteilung beziehungsweise Auftragsannahme verhandelt. Die folgende Tabelle zeigt, welche Maßnahmen in welcher Phase der Kundenbeziehung möglich sind:

PhaseMaßnahmen (Beispiele)
vor bzw. mit der AuftragserteilungVorauskasse vereinbaren
Teilzahlungen vereinbaren
AuftragsbearbeitungFactoring
Kreditversicherung
RechnungsstellungFactoring
Kreditversicherung
Mahnwesen
bis ZahlungszielFactoring
bei ZahlungszielMahnwesen
bei ZahlungsverzugMahnwesen
direkte Gespräche
Teilzahlungen
bei ZahlungsausfallForderungen gegenüber Insolvenzverwalter
Abschreibungen

Sprechen Sie, wenn möglich, direkt mit Ihren Kunden, um Vorauszahlungen oder Teilzahlungen zu vereinbaren. Diese Vereinbarungen können mit der Auftragsvergabe schriftlich festgehalten werden. Besprechen Sie dabei auch Zahlungsziele. Etwa in der Art: „Unsere Zahlungsfristen sind … Entspricht dies Ihren Einkaufsbedingungen?“

Gerade im Rahmen der Verkaufsverhandlungen sind solche Fristen und Bedingungen Gegenstand, dem Kunden entgegenzukommen – oder aber auch: sich abzusichern. Überprüfen Sie gegebenenfalls je nach Bonität und Liquidität Ihres Unternehmens eine individuelle Vorgehensweise und besprechen Sie dies mit Ihren Vertriebsmitarbeitern. Leiten Sie daraus Zahlungsziele und Kreditlimit für Ihre Kunden ab.

Mahnwesen von der Auftragsbearbeitung und bis zur Rechnungsstellung

Wenn die Konditionen vereinbart sind, muss während der Auftragsbearbeitung und bis zur Rechnungsstellung überprüft werden, ob die zuvor gemachten Annahmen zum jeweiligen Kunden auch eintreffen. Überprüfen Sie deshalb regelmäßig:

  • Informationen zum Kunden, die sein Rating beeinflussen könnten
  • Zahlungsverzug bei Teilzahlungen
  • Reklamationen oder Nachforderungen des Kunden, die die Rechnungsstellung verzögern (Gründe dafür?)

Wichtig ist dabei, dass ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens Kontakt zum Kunden hat. Er muss alle Informationen, die seine Zahlungsfähigkeit und seinen Zahlungswillen zeigen, festhalten und bei Problemen oder Risiken aktiv werden. Kontakt haben meist der Key Account Manager, der Projektleiter, der Vertriebsmitarbeiter oder andere Kundenbetreuer. Sie geben ihr Wissen über den Kunden an die Buchhaltung oder an das Forderungs-Controlling weiter.

Praxis

Klären Sie bereits mit der Abgabe des Angebots beziehungsweise der Annahme des Auftrags, wie „sicher“ der Kunde Ihre Rechnungen bezahlen wird. Führen Sie dazu die folgenden Schritte durch.

Schritt 1: Bonität neuer Kunden überprüfen

  • Informieren Sie sich über die Bonität Ihrer Kunden.
  • Können und wollen Sie Bonitätseinkünfte einholen?
  • Für welche Kunden kann das wichtig sein?

Schritt 2: Rating durchführen und Risiko einschätzen

  • Führen Sie ein Rating Ihrer Kunden durch.
  • Entwickeln Sie je nach Rating und strategischer Bedeutung des Kunden einen Maßnahmenplan.

Schritt 3: Maßnahmen vorbeugend ergreifen

  • Erarbeiten Sie einen Maßnahmenplan für das vorbereitende Mahnwesen.
  • Haben Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter ausreichend informiert?
  • Handeln diese entsprechend der Vorgaben?
  • Leiten Sie daraus Zahlungsziele und Kreditlimit für Ihre Kunden ab.

Schritt 4: Kundenbeziehung, Bonität und Rating während der Geschäftsbeziehung überprüfen

  • Wie stellen Sie sicher, dass während der Zusammenarbeit mit einem Kunden dessen Zahlungsfähigkeit und Zahlungswillen erkannt wird und die entsprechenden Informationen in Ihr Forderungsmanagement einfließen?
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