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Mitarbeitergespräche führen

Vorlage für ein Delegationsgespräch

Als Führungskraft müssen Sie Aufgaben so delegieren, dass das Arbeitsergebnis eintritt, das Sie erwarten. Sie sind für das Arbeitsergebnis mitverantwortlich und sollten Aufgaben so delegieren, dass der Mitarbeiter diese Aufgaben auch erledigen kann. Hierfür helfen die W-Fragen: Wer, Wann, Was, Warum, Wie und Womit? Immer, wenn Sie eine Aufgabe delegieren, gehen Sie diese durch.

Sie werden in Ihrem Unternehmen sicherlich nicht alle Aufgaben selbst ausführen. Dennoch sind Sie dafür verantwortlich, dass bestimmte Dinge getan werden. Sie müssen diese Aufgaben dann an andere Beschäftigte weitergeben, also delegieren.

Hätte ich es nur selbst gemacht!

Wie oft haben Sie schon gedacht, dass Sie selbst etwas viel besser erledigt hätten, statt es zu delegieren? Das Ergebnis muss nicht mit einer schlechten Arbeitsleistung Ihrer Mitarbeiter zusammenhängen. In vielen Fällen werden Aufgaben nicht richtig delegiert. Wenn Sie eine Aufgabe an eine Person delegieren, müssen Sie die Aufgabe klar beschreiben, Sie müssen geeignete Rahmenbedingungen schaffen und notwendige Befugnisse einräumen. Und Sie müssen die Person dafür verantwortlich machen, dass die Aufgabe erfüllt wird. Dabei bleibt ein Teil der Verantwortung aber immer auch bei Ihnen. Folgende Punkte gehören zum Delegieren von Aufgaben:

1. Wer

Bestimmen Sie genau eine Person namentlich, die die Aufgabe erfüllen muss, die Befugnisse und Ressourcen dafür erhält und dafür verantwortlich ist. Im Einzelfall kann diese Person Teilaufgaben wiederum delegieren.

2. Wann

Setzen Sie einen klaren Termin. Am besten sind Datum und Uhrzeit. Bei größeren Aufgaben ist es sinnvoll, Zwischentermine zu setzen. Dies gilt auch, wenn Sie sich nicht ganz sicher sind, ob die Person die Aufgabe im vorgegebenen Rahmen erfüllen wird.

3. Was

Formulieren Sie die Ziele und Ergebnisse, die Sie erreichen wollen, so genau wie möglich. Machen Sie die Vorgaben, die Ihnen wichtig sind und die Sie in jedem Fall benötigen. Wenn Sie Zwischentermine gesetzt haben, sollten Sie auch die dann notwendigen Zwischenergebnisse klar benennen.

4. Warum

Erklären Sie der verantwortlichen Person, warum sie diese Aufgabe erfüllen muss. Dadurch erfährt sie den Sinn der Aufgabe. Dies wird in den meisten Fällen die Motivation erhöhen. Die verantwortliche Person kann damit auch Lücken in der Aufgabenbeschreibung selbst schließen, wenn sich solche für sie zeigen, und selbstständig entscheiden, wie die Aufgabe erfüllt werden muss. Erläutern Sie auch die positiven Aspekte der Aufgabenerfüllung; was hat die Person davon, wenn sie die Aufgabe zufriedenstellend erledigt.

5. Wie

Es ist nicht immer notwendig, den Mitarbeitenden vorzugeben, wie sie eine Aufgabe zu erfüllen haben. Oft sind gerade sie die Spezialisten und kennen die besten Mittel und Verfahren. Manchmal kann es aber sinnvoll sein, die Aufgabe und ihre Erfüllung schrittweise mit der verantwortlichen Person durchzugehen. Dies betrifft beispielsweise neue Mitarbeiter. Oder es ist der Fall, wenn das Ergebnis anschließend zu anderen Ergebnissen passen muss. Dies sollten Sie im Wie erläutern.

6. Womit

Hier geben Sie den Mitarbeitenden die Mittel und Werkzeuge an die Hand, die sie zur Erfüllung der Aufgabe benötigen. Wenn die verantwortliche Person Teilaufgaben an andere weiter delegieren kann oder soll, sollte dies hier genau besprochen werden. Dann schließt sich dasselbe Verfahren hier an: Wer, Wann, Was, Warum, Wie, Womit.

7. Danke

Wer von seinen Mitarbeitenden eine Leistung einfordert, sollte ihnen auch den notwendigen Respekt entgegenbringen. Ein freundliches Dankeschön im Voraus nehmen alle gerne entgegen.

Wie gut diese sieben Punkte bei Ihren Mitarbeitern ankommen und wie die Aufgabe dann erfüllt wird, hängt unter anderem von der Mitarbeitermotivation ab.

Praxis

Aufgaben systematisch delegieren

Gehen Sie beim Delegieren einer Aufgabe systematisch vor:

  • Arbeiten Sie die oben beschriebenen Punkte Wer, Wann, Was, Warum, Wie und Womit ab.

Führen Sie Ihre delegierten Aufgaben in der Tabelle der folgenden Vorlage auf. So behalten Sie auch den Überblick über die wichtigen Aufgaben.

Delegierte Aufgaben besprechen

Nutzen Sie das folgende Formular, um delegierte Aufgaben mit Ihren Mitarbeitern zu besprechen und wichtige Aspekte schriftlich festzuhalten.

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