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Fragen stellen

Wann welche Fragetechnik nützt

Im Beruf müssen wir ständig Fragen stellen. Manchmal sind es spezielle Situationen wie Bewerbungsgespräche oder Zielvereinbarungen. Meistens geht es um den Informationsaustausch für die tägliche Arbeit oder in Projekten. Dabei fragen wir nicht nur nach Zahlen, Daten, Fakten. Genauso haben wir Emotionen des Gesprächspartners im Blick. Beim Fragen können auch Fehler gemacht werden, die Sie vermeiden sollten.

Frageart und Frageformulierung an die Situation anpassen

Was jemand wissen will und was der Gesprächspartner antwortet, hängt von der Gesprächssituation ab. Diese ist charakterisiert durch

  • die Beziehung von Fragendem und Antwortendem; zum Beispiel: Vorgesetzte und Mitarbeiter, Kollegen in einem Team, Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen, Verkäufer und Kunde
  • das Umfeld und die Situation, in der sich beide befinden; zum Beispiel: Ort, Zeitpunkt und Dauer des Gesprächs, persönliches Gespräch oder Besprechung, Interview oder Mitteilungsgespräch

So lassen sich sehr viele unterschiedliche Anwendungssituationen nennen, in denen Fragen gestellt und Antworten gegeben werden. Beziehung und Umfeld beeinflussen, wie gut das funktioniert, ob die Ziele des Fragens erreicht werden. Ebenso lässt sich daraus ableiten, welche Frageformen und Fragetechniken angemessen sind. Um hier die richtige Auswahl zu treffen und das angemessene Vorgehen zu bestimmen, sollte man also immer klären, um welche Situation und welchen Gesprächsanlasse es geht, wenn Fragen gestellt werden. Beispiele im Beruf sind:

  • Bewerbungsgespräch
  • Zielvereinbarungsgespräch
  • Feedbackgespräch
  • Informationsgespräch
  • Fachgespräch, Expertengespräch
  • Smalltalk
  • Kündigungsgespräch
  • Kundengespräch, Vertriebsgespräch

Ablauf eines Gesprächs mit Fragen

In allen Gesprächen geht es – mal mehr, mal weniger – um den Austausch von Informationen und um die persönliche Beziehung. Damit das Gespräch funktioniert und ein Ergebnis hat, muss es mindestens drei Phasen durchlaufen. Dieser Ablauf gilt für alle Gespräche, unabhängig davon, wie lange sie dauern:

  1. Kontaktaufnahme durch Begrüßung, Blickkontakt, Mimik, Smalltalk, Einführung in das Gesprächsthema;
  2. Eigentliches Gespräch zum Austausch von Informationen und zur Entwicklung, Klärung, Stabilisierung oder Destabilisierung einer Beziehung mit den Fragen und Antworten;
  3. Abschluss durch Zusammenfassung, Spiegelung (habe ich richtig verstanden, dass …), Entscheidung, Handlung und Verabschiedung.

Das Fachgespräch und Informationsgespräch

Im Beruf ist das Fragen vor allem bei Fach- und Informationsgesprächen wichtig. Hier geht es um den Austausch von Zahlen, Daten oder Fakten. Die Fragen und Gespräche haben eine hohe Sachorientierung; persönliche Beziehungen spielen eine untergeordnete Rolle. Oft geht es konkret darum, Ideen auszutauschen, Aufgaben zu bearbeiten, Probleme zu analysieren, Lösungen zu entwickeln oder Vorgehensweisen miteinander abzustimmen.

Abbildung 2 zeigt, worum es beim Informationsaustausch gehen kann und welche Fragen dann eingesetzt werden können. Die formulierten Beispiele können dabei vielfach variiert werden und auf das jeweilige Thema angepasst werden. Es lassen sich unterscheiden:

  • Kennzeichen der Fragestellung: Geht es nur um (alle) Merkmale eines Sachverhalts oder sollen besonders wichtige Aspekte hervorgehoben oder ermittelt werden? Oder stehen die Veränderungen des Sachverhalts im Vordergrund der Frage?
  • Perspektiven der Fragestellung: Auf welchen Aspekt des Sachverhalts richtet sich die Frage? Auf seine Art – im Vergleich zu anderen Sachverhalten? Auf Aspekte des Ortes, der Zeit oder des Umfangs (Mengengerüst)?

Mit diesen Möglichkeiten, einen Sachverhalt zu betrachten und die Fragen zu stellen, können Sie Ihre Fragestellung fokussieren und präzisieren – je nachdem, was für Sie am Thema und am Sachverhalt besonders wichtig ist.

Abbildung 2: Fragen fokussieren nach Kennzeichen und Perspektiven
Abbildung 2: Fragen fokussieren nach Kennzeichen und Perspektiven

Gespräche zur Beziehung

Andreas Patrzek hat in seinem Buch Fragekompetenz für Führungskräfte [2008] mit dem Fragekompass ein Modell entwickelt, mit dem sich weitere Fragerichtungen und Fragen ableiten lassen. Die Abbildung 3 zeigt das Modell. Es macht sichtbar, dass es bei Gesprächen nicht nur um Fach- und Sachinformationen geht. Auch im Beruf treten diese manchmal sogar in den Hintergrund. Denn außer Fakten spielen in sehr vielen Gesprächen auch Emotionen eine große Rolle. Sie können genauso Thema des Fragens sein. Als Fragesteller können Sie beispielsweise Fragen stellen zur (mit Beispielformulierungen):

  • persönlichen Betroffenheit des Befragten: Welche Auswirkungen hatte dies für dich persönlich? Inwiefern fällt dies in deinen Kompetenzbereich?
  • Bedeutung für Gefühle, Motivation, Selbstbild: Wie wichtig ist dir, dass …? Welche Wünsche hättest du, wenn wir …?
  • Konsequenzen für die Berufs- und Lebenssituation: Was würde das für dein Aufgabengebiet heißen? Was würde sich an deiner Situation ändern?
  • persönliche Erfahrungen und Geschehnisse in der Vergangenheit: Wie hat sich das an deinem Arbeitsplatz verändert? Welche Erfahrungen hast du persönlich dabei gemacht?
Abbildung 3: Fragekompass: Das kann man alles fragen
Quelle: Andreas Patrzek, Fragekompetenz für Führungskräfte, 2008
Abbildung 3: Fragekompass: Das kann man alles fragen

Fehler beim Fragen

Beim Fragenstellen kann man falsche Fragen stellen oder Fragen falsch stellen. Das führt dazu, dass die Gesprächsführung schwierig ist. Fragefehler haben zur Folge, dass der Fragende nicht die Informationen erhält, die er benötigt. Darüber hinaus kann auch die Beziehung zwischen den Gesprächspartnern gestört werden. Folgende Fehler werden nach Andreas Patrzek (Fragekompetenz für Führungskräfte) oft gemacht:

  • Die Antwort wird bereits implizit vorgegeben, der Befragte hat keine Wahl.
  • Mit Suggestivfragen lenkt der Fragende die Antwort in eine bestimmte Richtung.
  • Verhörfragen werden in einem drohenden Unterton gestellt.
  • Mit diffusen und unklaren Fragen wird der Gesprächspartner verwirrt, er weiß nicht, was der Fragende will.
  • Wenn zu viele Fragen auf einmal gestellt werden, weiß der Befragte nicht mehr, worauf er nun antworten soll.
  • Viele Fragen werden schnell nacheinander gestellt, ohne dass der Befragte Zeit hat, Antworten zu geben.
  • Eine Frage wird zu lange eingeleitet, der Befragte fühlt sich von einem Redeschwall erschlagen.
  • Auf einer falschen Abstraktionsebene werden Detailfragen gestellt, so dass sich das Gespräch in speziellen Aspekten verliert.
  • Es gibt keine klare Fragestrategie. Im Gespräch wird nicht klar, worum es geht und wohin das Gespräch führen soll.
  • Der Fragende stellt immer wieder die gleiche Frage (in unterschiedlicher Form), der Befragte ist in einem Käfig gefangen.

Das Antwortverhalten

Je nachdem, welche Frage gestellt wurde, wie sie gestellt wurde und in welcher Situation sich die Gesprächspartner befinden, kann der Befragte ganz unterschiedlich darauf reagieren. Im Allgemeinen erwarten wir eine direkte Antwort auf eine Frage. Doch der Antwortende kann auch eine der folgenden Reaktionen zeigen:

  • Ignorieren
  • Ausweichen
  • Zurückstellen
  • Nachfragen
  • Teilaspekt beantworten
  • Frage zerlegen
  • Gegenfrage stellen
  • Frage thematisieren
  • Situation oder Prozess thematisieren
  • Frage ablehnen

In diesen Fällen sollte der Fragende prüfen, ob und wie er das Gespräch fortführen kann – etwa durch eine Anpassung seiner Fragen oder durch ein klärendes Gespräch zum Hintergrund, zur Bedeutung, zur Situation und zur Beziehung der beiden Gesprächspartner. Dann kann die andere Person verstehen, warum die Fragen gestellt werden und warum sie gerade so gestellt werden.

Praxis

Fragen vorbereiten

Bereiten Sie sich auf Gespräche vor, in denen Sie Informationen von Ihrem Gesprächspartner erfragen wollen. Klären Sie, worum es Ihnen mit diesem Gespräch geht. Halten Sie fest:

  • Zu welchem Zweck führen Sie das Gespräch? Was sollte am Ende idealerweise erreicht sein?
  • Welche Informationen brauchen Sie? Was wollen Sie alles erfahren? Was genau müssen Sie wissen?
  • Wonach wollen Sie fragen?
  • Wie lauten Ihre (wichtigsten) Fragen?

Sie können sich zur Vorbereitung an den Fragen aus der folgenden Vorlage zum Fragetrichter diejenigen heraussuchen, die für Sie wichtig erscheinen. Passen Sie diese an Ihr Thema an.

Um Ihre Fragen gezielt auf die für Sie wichtigen Aspekte auszurichten, können Sie sich an der folgenden Übersicht orientieren und entsprechende Fragen vorbereiten und formulieren.

Emotionen des Gesprächspartners und Beziehung beachten

Beachten Sie beim Fragen auch die Emotionen des Gesprächspartners.

  • Fragen Sie nach Betroffenheit, Bedeutung, Entwicklungen und Ereignissen in der Vergangenheit und nach Konsequenzen in der Zukunft.
  • Orientieren Sie sich am Fragekompass und haben Sie alle Perspektiven im Blick, wenn Sie Ihre Fragen stellen.

Spezielle Fragesituationen beachten

Die genaue Fragestellung hängt von Ihrem Thema und Ihrem speziellen Interesse und Informationsbedarf ab. In Bewerbungsgesprächen, in Mitarbeitergesprächen zu Zielvereinbarungen oder in Verhandlungen mit Kunden werden viele spezielle Fragen gestellt, die an die jeweilige Situation angepasst sind. Worauf es dann ankommt, erfahren Sie in den jeweiligen Handbuch-Kapiteln. Dazu finden Sie genaue Ablaufbeschreibungen und Vorlagen:

Mitarbeitergespräche

Zielvereinbarungen

Feedback

Personalbeschaffung

Moderationstechnik

Aufgabendelegation

Verhandlungsführung

Fehler beim Fragen vermeiden

Prüfen Sie beim Gespräch und beim Fragen: Inwiefern unterlaufen Ihnen Fehler des Fragens durch:

  • Lenkung des Gesprächspartners in eine bestimmte Richtung
  • sich in Details verlieren
  • falscher, drohender Frageton
  • diffuse und unklare Fragen
  • zu viele Fragen und zu schnell formuliert
  • dem Antwortenden keine Zeit gegeben nachzudenken und zu antworten
  • lange selbst geredet, wenig gefragt
  • Befragter kennt Ziele und Hintergründe nicht; weiß nicht, wohin das alles führen soll

Schreiben Sie auf, worauf Sie beim nächsten Gespräch besonders achten wollen und was Sie verbessern wollen. Nutzen Sie dazu die Hinweise, Tipps und Beispiele der folgenden Vorlage.

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