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Stellenbeschreibung

Warum und wofür eine Stellenbeschreibung?

Das Schreiben von Stellenbeschreibungen ist für viele Führungskräfte eine lästige Pflichtübung, den sie sich gerne sparen. Dabei helfen sie in vielerlei Hinsicht: bei der Besetzung einer offenen Stelle, bei Zielvereinbarungen im Mitarbeitergespräch, bei der Prozessoptimierung und Aufgabenzuordnung.

Die Stelle ist die kleinste Einheit einer Organisation. Meistens wird sie gleichgesetzt mit dem Begriff des Arbeitsplatzes. Sie ist dadurch gekennzeichnet, dass der Stelleninhaber die mit der Stelle verbundenen Aufgaben erledigen muss, für seine Entscheidungen und Handlungen Verantwortung trägt und dafür die notwendigen Kompetenzen (Qualifikation, Wissen, Fähigkeiten oder Fertigkeiten) mitbringt. Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen müssen aufeinander abgestimmt sein. Die Stellenbeschreibung oder auch Arbeitsplatzbeschreibung ist die Dokumentation dafür.

Was sind Stellenbeschreibungen?

Stellenbeschreibungen sind ein wichtiges Führungs- und Organisationsinstrument für das Personalmanagement. Mit Hilfe von Stellenbeschreibungen wird strukturiert und verbindlich dokumentiert:

  • die Bezeichnung und Charakterisierung einer Stelle in einem Unternehmen
  • Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Stelleninhabers
  • Kompetenzen, die der Stelleninhaber mitbringen muss
  • organisatorische Einbindung im Unternehmen mit Vorgesetzten und Führungsverantwortung

StichwortStellenbeschreibung

Die Stellenbeschreibung, auch Arbeitsplatzbeschreibung oder Funktionsbeschreibung, ist ein schriftlich abgefasstes Dokument, in dem für einen Arbeitsplatz oder eine Stelle die Ziele, Aufgaben, Befugnisse, Kompetenzen, Pflichten sowie die Beziehungen zu anderen Stellen beschrieben sind. Sie zeigt, wo der betreffende Arbeitsplatz in der Organisation zugeordnet ist.

Warum sind Stellenbeschreibungen nützlich?

Für viele Vorgesetzte ist das Schreiben von Stellenbeschreibungen eine lästige Pflichtübung; viel Formalkram, der viel Arbeit macht und dessen Ergebnis in Aktenschränken verschwindet. Aber wenn der Zweck und Nutzen einer Stellenbeschreibung deutlich wird, lässt sich damit Geld sparen und vieles einfacher regeln. Stellenbeschreibungen sind nämlich ein Hilfsmittel für unterschiedliche Aufgaben im Unternehmen. Sie können Grundlage sein für

  • Stellenausschreibungen
  • Zielgespräche
  • Kapazitätsplanung
  • Zeugniserstellung
  • Reorganisation
  • Mitarbeiterqualifizierung

Stellenbeschreibung als Führungsinstrument

Die Stellenbeschreibung hilft Vorgesetzten und Mitarbeitern bei der Orientierung im Unternehmen und bei der gemeinsamen Abstimmung; hier ist die Stellenbeschreibung ein wichtiges Führungsinstrument. Sie dient als Orientierungsrahmen, wenn es darum geht, Prozesse zu gestalten und aufeinander abzustimmen oder Meinungsverschiedenheiten zu klären. Wenn der Vorgesetzte mit seinem Mitarbeiter Ziele vereinbaren will, werden sich beide auf die Stellenausschreibung beziehen. Genauso lassen sich aus der Stellenbeschreibung Maßnahmen zur Weiterbildung oder Personalentwicklung ableiten.

Stellenbeschreibung zur Motivation

Wie das Instrument der Stellenbeschreibung eingesetzt wird, hängt von der Organisationskultur und vom Führungsverhalten der Vorgesetzten ab. Im Idealfall kann die Stellenbeschreibung zur Motivation der Mitarbeiter beitragen, weil die Mitarbeiter aus ihr den Sinn und Zweck ihrer Arbeit ableiten können und weil sie mit ihr eine verlässliche Grundlage für ihren Arbeitsplatz und ihre Einordnung im Team, in der Abteilung und im Unternehmen haben. Gerade bei Reorganisationsprozessen, bei denen sich viele Mitarbeiter unsicher fühlen, was ihre Aufgaben und Rolle im Unternehmen angeht, kann die Stellenbeschreibung helfen, Klarheit zu schaffen.

Stellenbeschreibung für Prozessplanung und Zertifizierung

Was genau in der Stellenbeschreibung bezüglich einer Stelle oder eines Arbeitsplatzes dokumentiert werden soll, leitet sich aus den Organisationszielen ab. Wenn es für die Prozessplanung eingesetzt wird, kann mit dem Abstimmen unterschiedlicher Stellenbeschreibungen klar werden, wer wofür zuständig ist und wer welche Aufgaben übernimmt. Bei der Prozessoptimierung werden Doppelarbeiten oder unnötige Aufgaben durch die Stellenbeschreibung erst sichtbar. Manchmal ergeben sich daraus Arbeitserleichterungen, Verbesserung von Führungsprozessen oder eine effizientere Erledigung von Aufgaben. Der Vorgesetzte kann dann planen, ob er für alle anstehenden Aufgaben ausreichend Personalkapazität hat. Sind die Prozesse richtig definiert und die Stellen und ihre Aufgaben in der Stellenbeschreibung dokumentiert, kann dies als Managementsystem zertifiziert werden.

Wofür braucht es Stellenbeschreibungen?

Mögliche Anwendungsbereiche von Stellenbeschreibungen können sein:

  • Stellenausschreibung, Inserat, bei einer offenen Stelle, für die gute Bewerberinnen und Bewerber gesucht werden
  • Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Eingruppierung in ein Entgelt-System
  • Gehaltsverhandlungen
  • Zielvereinbarungen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern
  • Leistungsbeurteilungen
  • Information der Stelleninhaber über Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen
  • Abgrenzung der Aufgaben und Zuständigkeiten zwischen mehreren Stellen (wer macht was und ist dafür verantwortlich?)
  • Versachlichung der Mitarbeitergespräche
  • Planung der Personalentwicklung und der Qualifizierungsmaßnahmen
  • Planung der Personalkapazitäten, Erkennen von Personalbedarf oder Überkapazitäten
  • Dokumentation im Rahmen eines Management-Systems (zum Beispiel Qualitätsmanagement-System)
  • Zeugniserstellung bei Ausscheiden einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten einen Beitrag dazu leisten, dass die Unternehmensziele erreicht werden. Aus diesem Grund sollte auch die Stellenbeschreibung deutlich machen, wie das am einzelnen Arbeitsplatz möglich ist und wie der Mitarbeiter sich in das gesamte Gefüge der Organisation, der Ziele, der Wertschöpfungskette und der Prozesse einpasst. Besonders hilfreich ist dabei, wenn Stellenbeschreibungen aus Sicht der Kunden (intern und extern) formuliert werden.

Praxis

Bestandsaufnahme durchführen

Nutzen Sie bereits das Organisations- und Dokumentationsinstrument „Stellenbeschreibung“ in Ihrem Unternehmen und wenn ja:

  • Wer erstellt die Stellenbeschreibung?
  • Was wird bislang dokumentiert?
  • Wer nutzt die Stellenbeschreibung?

Klären Sie, wofür Sie die Stellenbeschreibung brauchen:

  • Welche Zwecke der Stellenbeschreibung sind für Ihr Unternehmen am wichtigsten?
  • Inwiefern erfüllen die bestehenden Stellenbeschreibungen diese Zwecke?
  • Was sollten Sie bei Ihren Stellenbeschreibungen ändern?
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