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Protokollführung

Was passiert mit dem fertigen Protokoll?

Wenn das Protokoll geschrieben und vom Leiter der Besprechung geprüft und freigegeben wurde, dann wird das Protokoll verteilt an alle, die wissen müssen, was besprochen und beschlossen wurde. Manche Protokolle sind besonders wichtig, weil sie Sachverhalte und Beschlüsse belegen und im Zweifel vor Gericht als Beweismittel herangezogen werden. Schließlich ergeben sich aus Protokollen To-dos für den eigenen Aufgabenplan.

Verteilung des Protokolls

Wenn das Protokoll fertig erstellt und von den Teilnehmern und vom Leiter der Besprechung verabschiedet wurde, dann wird es an alle Personen verteilt, die der Leiter bestimmt. Je nach Art der Besprechung und Zweck des Protokolls muss es außerdem an die relevanten und entsprechenden Stellen und Organe weitergegeben und archiviert werden, die aufgrund formaler Regelungen oder Richtlinien das Protokoll zur Kenntnis bekommen müssen. Empfänger eines Protokolls in einem Unternehmen können sein: Geschäftsleitung, Revision oder Compliance-Abteilung. Außerhalb des Unternehmens müssen einzelne Protokolle versendet werden an: Amtsgericht, Aufsichtsrat, Hausbank, Lieferanten oder andere wichtige und betroffene Partner.

Achten Sie darauf, dass Sie das Protokoll bald nach der Besprechung an alle relevanten Empfänger versenden, insbesondere dann, wenn Maßnahmen vereinbart wurden, die bald umgesetzt werden müssen.

Protokolle archivieren

Archivieren Sie alle Protokolle (elektronisch und bei Bedarf im Ausdruck) dort, wo sie aus sachlogischen Gründen hingehören. Achten Sie darauf, dass Sie die Protokolle jederzeit und schnell wiederfinden. Beachten Sie auch, dass manche Protokolle der Geheimhaltungspflicht unterworfen sind (zum Beispiel Protokolle zu Mitarbeitergesprächen).

Protokoll als Urkunde

Manche Protokolle haben einen rechtsverbindlichen Charakter oder sind Beweisstücke bei einem Gerichtsverfahren; zum Beispiel die Protokolle von Gesellschafterversammlungen, Aufsichtsratssitzungen, Satzungsänderungen. Zum Teil haben sie die Bedeutung einer Urkunde. Unwahre Inhalte sind dann Urkundenfälschung. Der Protokollführer bürgt mit seinem Namen und seiner Unterschrift für die Richtigkeit und Vollständigkeit aller Inhalte.

Protokoll und Arbeitsrecht

Eine rechtliche Bedeutung kann das Protokoll eines Mitarbeitergesprächs dann bekommen, wenn es später zu einem Prozess vor dem Arbeitsgericht kommt. Deshalb ist es wichtig, dass von wichtigen Mitarbeitergesprächen ein Protokoll erstellt, von beiden Seiten unterzeichnet und mit den Personalakten gemeinsam aufbewahrt wird.

Beachten Sie in diesen Fällen, was Sie mit den Protokollen tun müssen. Leiten Sie diese zum Beispiel an das Registergericht oder an die Personalabteilung weiter und sorgen Sie dafür, dass die Protokolle korrekt archiviert werden.

Protokolle und persönliche Aufgabenplanung

Die meisten Besprechungsprotokolle dienen allerdings nur für den Informationsaustausch und das Festhalten von Ergebnissen, Beschlüssen und Aktivitäten (Maßnahmenplan); zum Beispiel bei regelmäßigen Teambesprechungen oder bei abteilungsübergreifenden Koordinationsgesprächen. Insofern sind sie ein wichtiges Organisationshilfsmittel für die Mitarbeiter. Diese können die Folgen und Aktivitäten, die sie selbst betreffen, schnell erkennen und vereinbarte Maßnahmen, für die sie zuständig sind, in ihren Aufgabenplan übernehmen.

Protokolle im Projektmanagement

Insbesondere im Rahmen des Projektmanagements spielen Protokolle für die Projektsteuerung eine wichtige Rolle. Die Projektmitarbeiter, der Auftraggeber und der Lenkungskreis können sich über den Fortgang des Projekts informieren und erkennen die nächsten Schritte. Der Projektleiter hat die Möglichkeit, seine Mitarbeiter auf die Verbindlichkeit der Vereinbarungen hinzuweisen.

Protokolle helfen dem Projektleiter, dass die Projektmitarbeiter ihre Aufgaben auch erfüllen; etwa dadurch, dass bei jeder Besprechung geklärt wird, ob alle vereinbarten und im Protokoll festgehaltenen Aktivitäten durchgeführt wurden. Ein Protokoll ist insofern auch ein „soziales Druckmittel“ für den Projektleiter, da er ja ansonsten keine Befugnis gegenüber Projektmitarbeitern hat, Anweisungen zu geben; er muss nach dem Prinzip der „Lateralen Führung“ leiten.

Protokoll bei Besprechungen mit Kunden

Ein Protokoll, das die Besprechung mit einem Kunden oder anderen externen Partnern dokumentiert, kann genutzt werden, um das Lastenheft, Vereinbarungen oder Lieferbedingungen anzupassen. Wird ein Projekt mit oder für den Kunden durchgeführt, so informiert das Protokoll den Kunden über den Projektfortschritt und dient dann als Leistungsnachweis. Insofern können Protokolle auch in diesem Zusammenhang eine rechtliche Bedeutung haben. Sie helfen zu klären, was gemeinsam besprochen und vereinbart wurde.

Protokolle helfen bei Konflikten

Weil Besprechungen und die dort getroffenen Vereinbarungen für einzelne Mitarbeiter mit weitreichenden Folgen verbunden sein können, sind Protokolle als sachliches Dokumentationsinstrument hilfreich. Sie können bei Konflikten oder Streitigkeiten bei einer sachlichen Klärung helfen.

Aber: Manchmal wollen Mitarbeiter oder Betroffene mitreden, Protokolle noch einmal ändern oder gezielt nutzen, um andere unter Druck zu setzen. Mit Protokollen kann im Unternehmen Mikropolitik betrieben werden (weshalb oft der Chef selbst das Protokoll erstellt). Das gelingt dann besonders gut, wenn die Protokolle missverständlich, unklar oder unvollständig sind. Ein gutes Protokoll sorgt dafür, dass es nicht so weit kommt.

Praxis

Sorgen Sie dafür, dass das fertige Protokoll seinen Zweck erfüllt.

  • Haben Sie das Protokoll an die Personen verteilt, die es prüfen sollen?
  • Wurde das Protokoll geprüft, korrigiert und genehmigt? Ist das im Protokoll vermerkt?
  • Haben die Personen unterschrieben, die das Protokoll unterschreiben müssen, damit es formal anerkannt wird? Insbesondere dann, wenn es eine Urkunde ist.
  • Ist klar, wer das genehmigte und ggf. unterschriebene Protokoll erhalten soll? Verteilen oder versenden Sie es entsprechend.
  • Wurde im weiteren Verlauf geprüft und sichergestellt, dass alle Entscheidungen umgesetzt werden?
  • Wurden alle Maßnahmen, die im Protokoll benannt sind, durchgeführt? Wer prüft dies?
  • Was würden Sie beim nächsten Protokoll verbessern?
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