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E-Mail-Management

Werbung und Newsletter als besondere Form der E-Mail

Reklame per E-Mail scheint auf den ersten Blick ein probates Mittel zu sein, Geschäftsbeziehungen aufzubauen. Doch gesetzliche Regelungen stehen dem größten Teil elektronischer Kauflustweckung entgegen. So kann das unverlangte Zusenden von Werbe-E-Mails oder Werbe‑Faxen einen (verbotenen) Eingriff in den „eingerichteten und ausgeübten Gewerbebetrieb“ darstellen.

Die Werbung per Telefon, Fax und vor allem per E-Mail erregt dabei den besonderen Argwohn Justitias: Das Gesetz untersagt unter anderem im geschäftlichen Verkehr Handlungen, die gegen die guten Sitten verstoßen und begründet damit mindestens einen Unterlassungsanspruch, wenn nicht gar Schadenersatz. Erlaubt ist E-Mail-Werbung nur, wenn das Einverständnis des Empfängers vorliegt. Zwischen Geschäftspartnern kann unter Umständen das sogenannte vermutete Einverständnis gelten, auf Grund dessen Werbe-E-Mails zulässig sein können. Dagegen sind die Grenzen im privaten Bereich besonders eng gezogen – um nämlich den Schutz der Privatsphäre nicht zu verletzen. So dürfen Privatpersonen auch durch Werbe-E-Mails nicht belästigt werden, wenn sie dafür nicht ausdrücklich ihr Einverständnis gegeben haben.

Selbst bei einvernehmlicher E-Mail-Werbung gilt es, die Datenqualität und den Datenschutz im Auge zu behalten. Nicht nur wegen des Datenschutzes sollten Sie Ihre Datenbank äußerst sorgfältig erstellen und pflegen: Nur wenn E-Mail-Adresse und Anrede übereinstimmen, dürfen Sie damit rechnen, dass Ihre Nachrichten wenigstens zur Kenntnis genommen und nicht sofort als Spam entsorgt werden.

Newsletter

Besser stehen Sie da, wenn Sie zum Beispiel auf Ihrer Website das Abonnement für einen E-Mail-Newsletter anbieten. Wer den bestellt, muss damit rechnen, dass die Botschaften auch werblicher Natur sind. Auch wer etwa an einem Preisausschreiben teilnimmt und ankreuzt, dass er weitere Informationen erhalten möchte, zeigt sein Einverständnis mit (elektronischer) Werbung. Gerade bei Privatpersonen müssen Sie deren explizites Einverständnis mit Werbung per E-Mail einholen, bevor Sie Newsletter oder andere Nachrichten verschicken.

Hinweis

Wenn Sie Newsletter oder Werbe-E-Mails versenden müssen Sie sicherstellen, dass der Empfänger tatsächlich eingewilligt hat. Der einfache Eintrag auf der Webseite ist kein eindeutiger Beleg; es kann auch eine dritte Person die E-Mail-Adresse eingetragen haben. Rechtlich weitgehend akzeptiert ist inzwischen das sogenannte Double Opt-In- oder Closed-Loop Opt-In-Verfahren. Der interessierte Empfänger trägt seine E-Mail-Adresse auf der Webseite ein und erhält dann eine E-Mail, in der er über einen Link sein Interesse und seine Zustimmung noch einmal explizit bestätigen muss; etwa durch Anklicken eines Bestätigungslinks. Nur so sind Sie halbwegs auf der rechtssicheren Seite.

Bitten Sie Ihre Kunden und Interessenten, Ihren turnusmäßigen Rundbrief zu abonnieren (aber übertreiben Sie es darin nicht mit den Werbebotschaften, sonst hagelt es Abbestellungen). Ein solcher Newsletter bedarf allerdings gründlicher Vorbereitung; Schnellschüsse gehen in aller Regel nach hinten los.

  • Klären Sie mögliche Themen und Inhalte: Jeder Newsletter ist nur so interessant wie die Informationen, die er bietet.
  • Überlassen Sie Redaktion und Organisation nicht dem Zufall: Klären Sie, wer für den Rundbrief verantwortlich ist und stellen Sie sicher, dass die betreffenden Personen dafür fachlich qualifiziert sind.
  • Setzen Sie regelmäßige Erscheinungstermine fest.
  • Achten Sie auf das Erscheinungsbild: Das schönste Web-Layout ist wertlos, wenn das E-Mail-Programm Ihres Kunden es nicht darstellen kann.
  • Werben Sie kontinuierlich für Ihren Newsletter.
  • Richten Sie einen Abonnement-Dienst ein: Nur wenn Sie Interessenten bequeme Möglichkeiten bieten, Ihre regelmäßigen Nachrichten zu bestellen und vor allem wieder abzubestellen, geraten Sie nicht in Konflikt mit dem Gesetz und – was genau so wichtig ist – sie setzen nicht die Loyalität Ihrer Kunden aufs Spiel.
  • Stellen Sie sicher, dass der Verteiler gepflegt wird.
  • Gestalten Sie den Verteiler vertraulich: Schon im eigenen Interesse, aber auch aus Gründen des Datenschutzes verbieten sich Newsletter-Verteiler, die alle Empfänger-Adressen für alle anderen offen legen.

Sie müssen jederzeit, ohne Grund und ohne Frist die Abbestellung Ihres Rundbriefes akzeptieren. Sie sind sogar verpflichtet, dem Leser die Kündigung des Abonnements so einfach wie möglich zu machen.

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