Premium
E-Mail-Management

Wie Sie die E-Mail-Flut eindämmen

Der tägliche Overkill aus erwünschten und unerwünschten E-Mail-Informationen ist riesig: Die überwiegende Zahl aller E-Mails sind Spam, die elektronischen Eingangskörbe quellen über. Und doch sind es immer wieder dieselben Leute, die behaupten: „Sorry, Ihre Mail habe ich nicht erhalten“ (obwohl der Absender nachweisen könnte, wann sie beim Empfänger eingetroffen ist). Es sind die Leute, von denen Sie hören: „Schicken Sie Ihr Anliegen doch bitte noch einmal“. Und es sind eben diese Leute, die Hunderte von E-Mails in ihrem Posteingang „pflegen“ und die im explosiven Gemisch aus Datenmüll und tagesaktuellen Fakten alles wieder finden – nur nicht das Wichtige.

Beinahe wie ein Statussymbol wird die Mail-Schwemme im Posteingang als Zeichen hoher Arbeitsbelastung dargestellt. Dabei geht es doch lediglich darum, die Spreu vom Weizen zu trennen und den Rest nach Zuständigkeiten und Prioritäten zu ordnen. Deshalb sei diesem Kapitel Grundsätzliches vorangestellt: Um auf die hier gezeigte Art und Weise mit Ihren Mails umzugehen, müssen Sie zunächst Ihre persönliche Zeit sowie Ihre verschiedenen Aufgaben kompetent managen! Mehr dazu finden Sie in diesen Lösungshilfen:

Zeitmanagement: Wichtiges und Dringliches im Terminkalender unterbringen

Büroorganisation: Die täglichen Aufgaben besser und schneller erledigen

Doch wie man es auch dreht und wendet: E-Mails kommen zu allen möglichen Tages- und Nachtzeiten. Viele Unternehmen bleiben die versprochenen Antworten auf E-Mail-Anfragen schuldig. Wenn Ihr Unternehmen nicht dazu gehören soll, müssen Sie auf „echte“ Mails unmittelbar reagieren – und sei es mit der Information, wann (oder von wem) die Anfrage erledigt wird. Denn sonst fragt Ihr Kunde (meist abermals per E-Mail) nach – sodass unbeantwortete Mails zu immer neuen und nochmals neuen Mails führen.

Aussortieren und Bearbeiten

E-Mails, E-Mails, E-Mails … jeder schreibt Ihnen – ob Sie wollen oder nicht: Menschen die Sie kennen und Menschen von denen Sie nie zuvor gehört haben, Organisationen, Werbetreibende, große Firmen, kleine Firmen, bekannte Adressen und kryptische Absender – die Flut scheint kein Ende zu nehmen. Besonders schlimm kommt es nach dem Urlaub, wenn nicht schon nach einem verlängerten Wochenende. Ihr Posteingang quillt über. Sie blicken kaum noch durch, was wichtig ist und was nicht. Sie müssen aussortieren. Aber wo fangen Sie an?

Natürlich ist das Problem nicht wirklich neu. Zu viel Papier im Eingangskorb gab es schon zu Zeiten der „Snail Mail“ und Sie hatten probate Strategien, mit der Flut von Briefen umzugehen: heraussuchen womit Sie arbeiten wollen; den Rest verteilen oder entsorgen. Das Prinzip funktioniert noch immer, allerdings nicht in dieser Reihenfolge. Denn längst ist der Anteil irrelevanter Mails deutlich größer als der Anteil sinniger Botschaften. Deshalb bietet es sich an, ankommende E-Mails genau umgekehrt zu behandeln wie normale Eingangspost. Aber:

Zuerst sortieren Sie aus, was Sie nicht selbst bearbeiten wollen – der Rest sieht dann schon wesentlich übersichtlicher aus!

Verfahren Sie also mit Ihrer Post nach fünf durchaus bekannten Konzepten, jedoch in der hier genannten Reihenfolge:

  1. Sofort in den Papierkorb: Alles, was Sie ungebetener Weise erreicht, sollte Ihre Aufmerksamkeit allenfalls für Sekunden bekommen – damit Sie entscheiden können, ob eine solche Mail ausnahmsweise genauer geprüft wird. Ansonsten gehört jede Form nicht bestellter Werbesendungen (vor allem Spam) sowie alles, was Sie für Ihren Arbeitsalltag offensichtlich niemals benötigen, unverzüglich in den elektronischen Papierkorb.
  2. Lesen und entsorgen: Mit Informationen, die sich jederzeit wieder beschaffen lassen (zum Beispiel Rundschreiben, die ohnehin auf einem zentralen Server liegen; Produkt- oder Presseinformationen, die ohne besonderen Aufwand über die Website des Absenders zu haben sind), sollten Sie sich nicht belasten, solange Sie damit nicht aktuell arbeiten müssen. Sie sollten solche Mails aber wenigstens querlesen – um sie ebenso getrost wie zügig zu entsorgen.
  3. Weglegen und Wiederfinden: Es lohnt sich, der Ablage größtes Augenmerk zu schenken: Hier kommt alles rein, von dem Sie sicher sind, dass Sie im Moment nichts damit tun müssen, es jedoch irgendwann brauchen werden. Post zu erledigten Projekten, Fachinformationen zu wichtigen Themen oder Ähnliches verschieben Sie am besten gleich in einen Organisationsordner, etwa in die entsprechende Kunden- oder Themendatei.
  4. Verteilen und Weiterleiten: Vorgänge, die Sie nicht persönlich bearbeiten können oder wollen, gehören delegiert – und zwar so schnell wie möglich, um Zeitverzug gegenüber dem Ursprungsabsender zu vermeiden. Ergänzen Sie die Mail mit einer Notiz, damit für den Empfänger klar ist, was Sie von ihm erwarten, legen Sie sich eine Kopie in die entsprechende Kunden- oder Themendatei und vermerken Sie gegebenenfalls einen Erledigungstermin.
  5. Kümmern und Erledigen: Was jetzt noch übrig ist, müssen Sie selbst bearbeiten. Dazu binden Sie die Vorgänge in Ihre üblichen Büro- und Organisationsabläufe ein, also zum Beispiel in das Aufgabenmanagement von Outlook. Manches werden Sie sofort in Angriff nehmen (das und nur das darf für eine kurze Weile im Posteingang liegen bleiben, damit Sie ganz von allein erinnert werden), anderes legen Sie sich auf Termin.

Der letzte Hinweis scheint besonders wichtig: Nur Dinge, die Sie unverzüglich in Angriff nehmen wollen, dürfen als aktuelle Merkposten im Posteingang verweilen – sonst verlieren Sie den Überblick und müssen damit rechnen, dass die Mail-Absender beizeiten nachfragen und damit noch mehr E-Mails bei Ihnen landen.

„Wann soll ich das denn alles schaffen?“ – Das ist eine berechtigte Frage, auf die es nur eine Antwort gibt: Jetzt gleich! Legen Sie für sich und Ihren Arbeitsbereich verbindlich fest, wann Sie regelmäßig (mindestens täglich) Ihre Eingangs-Mail bearbeiten werden. Bewährt hat sich der Tagesbeginn; je nach Menge und Frequenz kann das Sichten, Aussortieren, Ablegen, Weiterleiten, Terminieren und Bearbeiten aber auch ein fortlaufender Prozess sein. Denn getreu dem Motto „Wenn du es eilig hast, gehe langsam“ sei Ihnen dringend geraten: Verschieben Sie das Aussortieren Ihrer Mails niemals auf einen unbestimmten Zeitpunkt. Denn sonst häuft sich das, was Sie sofort in den Papierkorb klicken oder spätestens nach (kurzer) Lektüre entsorgen könnten, im Nullkommanichts zu einem Dickicht an, das sich mit jeder weiteren Mail immer schwerer durchdringen lässt.

Auch zügiges Verschieben in die (jeweils richtige) Ablage trägt dazu bei, die Übersicht zu behalten. Vor allem aber sollten Sie nicht Informationen mit sich herumschleppen, die wichtig für Dritte sind. Delegieren Sie so viel wie möglich – und das so schnell wie möglich! Sie werden sehen: Plötzlich gewinnen Sie wieder Übersicht, können die Dinge, die Sie selbst erledigen möchten, nach Prioritäten ordnen – und werden endlich Herr über Ihr Zeitmanagement!

Tragen Sie als festen Termin pro Tag in Ihren Kalender ein, wann Sie Ihren E-Mail-Eingang sichten und sortieren werden.

Legen Sie schriftlich fest, welche Arten von Nachrichten Sie künftig konsequent entsorgen und welche Sie (wohin?) ablegen werden. Erstellen Sie ein geeignetes E-Mail-Archiv, das die gleiche Struktur haben sollte, wie die Ablage Ihrer Dateien (siehe nächsten Abschnitt). Sprechen Sie sich dazu gegebenenfalls im Team ab.

Definieren Sie Aufgaben, die Sie auf jeden Fall delegieren können und vereinbaren Sie mit den betreffenden Personen, in welcher Form (mit oder ohne Kommentar?) Sie die E-Mail-Nachrichten weiterleiten werden.




Ablegen und Wiederfinden

Vorweg: Es geht nicht nur um das Ablegen oder Archivieren Ihrer E-Mails, sondern auch um die Verwaltung zugehöriger Dokumente, die Sie zum Beispiel als Anlage erhalten. So sollten Sie je nach Inhalt und Zusammenhang entscheiden, ob es genügt, eine Mail samt Anlage zu speichern (sofern Ihr Mail-Programm das überhaupt kann) oder ob Sie Anlage und Mail (‑Text) getrennt ablegen müssen (wobei es sich anbietet, dafür dasselbe Verzeichnis zu nutzen).

Eine lästige und in den meisten Fällen sinnlose Angewohnheit gehört inzwischen auf den Müll der Geschichte: E-Mails erhalten Sie nicht deshalb, weil Sie das Papier, das sich der Absender gespart hat, auf Ihre Kosten bevorraten und bedrucken sollten. Sondern damit sie schnell und strukturiert damit arbeiten können. Falls Sie nicht längst im papierlosen Büro arbeiten: Beginnen Sie noch heute damit! Sie werden sehen: Das spart nicht nur Papier und Tinte, sondern auch viel Zeit – nicht zuletzt, weil Sie elektronisch gespeicherte Daten problemlos weiterverarbeiten können.

Für Ablage und Archivierung Ihrer E-Mails gehen Sie so vor:

  1. Schaffen Sie für Ihren Arbeitsplatz eine projekt-, kunden- oder aufgabenorientierte Organisationsstruktur im PC.
  2. Richten Sie sich für Ihren Arbeitsplatz einen prioritäts- bzw. termingesteuerten „Wiedervorlage-Automatismus“ ein.
  3. Füttern Sie Ihre Wiedervorlage anhand von Prioritäten, die Sie den verbleibenden E-Mails zuweisen.
  4. Halten Sie Kunden und Geschäftspartner, Mitarbeiter, Kollegen und Vorgesetzte an, Ihnen Dokumente nur noch elektronisch zu schicken.

Hinweis

E-Mails sind wie Geschäftsbriefe zu behandeln. Deshalb gelten dieselben Anforderungen an die Archivierung. Mehr dazu finden Sie in diesem Beitrag:

Wiederfinden: Gesetzliche Anforderungen für die E-Mail-Archivierung

Arbeiten Sie für Ihre E-Mail- und Dokumentenbearbeitung eine Organisationsstruktur aus und ordnen Sie alle Ihre Vorgänge dieser Struktur zu. Entwickeln Sie ein Prioritäten- und Erledigungs-System für Ihre E-Mails, dem Sie künftig folgen wollen.




Premium
schließen
Weiterlesen und alle Vorlagen nutzen.
Premium-Mitgliedschaft

Als Premium-Mitglied haben Sie Zugriff auf das komplette Management-Handbuch:

  • über 150 Kapitel: von ABC-Analyse bis Zeitmanagement
  • über 1.800 Vorlagen, Checklisten, Excel-Tabellen zum Download
  • nur 57 EUR pro Jahr*
  • Ermäßigung für Studierende
Zur Anmeldung
Kapitel kaufen
Kaufen Sie das komplette Kapitel "E-Mail-Management" mit allen Vorlagen zum Preis von nur 9,80 EUR*.
Zum Shop

* Preis gültig in Deutschland. In anderen Ländern kann der Preis höher oder niedriger liegen.

Downloads
  • Excel-Vorlagen
    Vorlagen für Controlling, Kennzahlenmanagement, Berichtswesen und Projektmanagement
  • Key Account Management
    32 Seiten E-Book, 10 Excel-Tabellen, 6 Checklisten und 18 Vorlagen