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Präsentationsfolien gestalten

Wie Sie die Präsentation strukturieren und gliedern

Die Stoffsammlung ist der zweite Schritt, wenn Sie Ihre Präsentation oder Ihren Vortrag vorbereiten und gestalten. Dabei ist die Methode Mindmapping empfehlenswert, da Sie mithilfe von Mindmaps viele Informationen übersichtlich darstellen können. So gewinnen Sie eine erste Struktur für Ihre Präsentation. Im Anschluss müssen Sie diese Inhalte wirkungsvoll anordnen und gliedern.

Stoffsammlung für die Präsentationsfolien

Sind die Erwartungen des Publikums und Ihre Ziele als Vortragender geklärt und passen diese zueinander, geht es an die Stoffsammlung. Damit werden die möglichen Inhalte des Vortrags und der Folien zusammengestellt – noch ohne feste Reihenfolge oder Gliederung. Im einfachsten Fall ist das eine Liste von einzelnen Inhalten oder Aspekten (Punktaufzählung).

Stoffsammlung in Form einer Mindmap

Besser ist, die Stoffsammlung in Form einer Mindmap zu machen. Diese Gedankenbilder haben den Vorteil, dass

  • Sie bis zu 90 Prozent Zeit beim Notieren einsparen,
  • neue Ideen und Gedanken angeregt werden,
  • Zusammenhänge oder Lücken schnell sichtbar werden,
  • schon beim Notieren Strukturen sichtbar werden, die den Überblick fördern und
  • Sie die Ergebnisse besser im Überblick behalten durch Bildelemente.

Mit Hilfe von Mindmaps können Sie auch komplexe Sachverhalte oder viele Informationen schnell und einfach in eine übersichtliche Struktur bringen. Durch das Mindmap-Bild behalten Sie sehr viel leichter den Überblick.

Mit Mindmap von der Stoffsammlung zum inhaltlichen Aufbau

Wenn Sie eine Mindmap für Ihre Stoffsammlung einsetzen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Auf einem Blatt malen Sie in der Mitte Ihrer Mindmap einen Kreis, in den Sie das Thema schreiben.
  • Gliedern Sie nun alle Ihre Stichworte oder die Beiträge einer Gruppe so, dass um den mittleren Kreis die nächsten Oberthemen angeordnet werden. Um diese Oberthemen gliedern sich die dazugehörigen Unterthemen etc.
  • Es entsteht ein Art Baum mit Ästen und Zweigen, die am Ende alle Stichworte zu Ihrem Thema in einer strukturierten Form abbilden.
  • Es ist gleichgültig, in welcher Reihenfolge Ihnen die Stichworte einfallen.
  • Schreiben Sie immer deutlich und übersichtlich.
  • Achten Sie darauf, dass genug Platz bleibt, um die Mindmap zu ergänzen.
  • Mit Pfeilen und Umkreisungen können Sie Zusammengehöriges besser sichtbar machen.
  • Mit Farben und Symbolen können Sie ebenfalls Aspekte zusammenfassen oder hervorheben.
  • Anschließend können Sie aus Ihrer Mindmap die Inhalte für Ihre Präsentation oder Ihren Vortrag herausziehen und eine Gliederung entwickeln.

Abbildung 2 zeigt das Beispiel einer Mindmap für das Thema Kundenzufriedenheit.

Abbildung 2: Beispiel für ein Mindmap
Abbildung 2: Beispiel für ein Mindmap

Hinweis Software für das Erstellen von Mindmaps

Mindmaps können Sie sehr schnell und einfach mit Papier und Stift erstellen. Darüber hinaus gibt es Software, die beim Mindmapping. Der Vorteil dabei: Änderungen sind schnell und einfach möglich und ein Ausdruck ist mit wenigen Handgriffen professionell gestaltet.

Von der Stoffsammlung zur Gliederung der Präsentation

Ganz unabhängig vom Thema oder von der Dauer der Präsentation können Sie die Struktur und die Gliederung nach einem festen Schema aufbauen. Bei jedem Vortrag müssen Sie nämlich Folgendes leisten:

Kontakt herstellen

Stellen Sie den Kontakt zum Publikum her, indem Sie mit etwas beginnen, das für die Zuhörenden interessant, ansprechend, wichtig, relevant, berührend oder spannend ist. So erfährt das Publikum auf den ersten Folien, warum es Ihrem Vortrag unbedingt aufmerksam zuhören soll.

Argumente vorbringen

Bringen Sie Argumente oder Informationen vor, die für Ihr Thema, Ihre Zielsetzung und die Erwartungen des Publikums notwendig sind. Sie stellen also Ihr Thema vor und erläutern und begründen, warum die einzelnen Aspekte wichtig sind.

Belege anführen

Führen Sie Belege oder Details an, die Ihre Argumente untermauern, beweisen oder stützen oder die die Informationen ergänzen, vertiefen, veranschaulichen. Vermitteln Sie also Beispiele, Zahlen, Daten und Fakten, die Ihre Aussagen nachvollziehbar machen.

Aktivierung ermöglichen

Ermöglichen Sie Aktivierung, indem Sie Ihren Vortrag damit beenden, dass Sie das Publikum zu etwas aufrufen, es motivieren, zum Nachdenken oder Nachmachen ermuntern. Fordern Sie Ihr Publikum also auf, etwas Bestimmtes zu tun.

Diese vier Aspekte sollten Sie beachten, wenn Sie aus der Stoffsammlung zu Ihrem Thema (siehe Mindmap in Abbildung 2) nun eine Gliederung erarbeiten. Damit entwickeln Sie eine Struktur für Ihre Präsentation, die auf das Publikum wirkt, weil sie nachvollziehbar, schlüssig und logisch ist.

Abbildung 3 zeigt den allgemeinen Aufbau jeder Präsentation. Unabhängig vom Thema können Sie so Ihrer Präsentation einen wirksamen „Roten Faden“ geben.

Abbildung 3: Grundstruktur, Aufbau, Roter Faden der Präsentation
Abbildung 3: Grundstruktur, Aufbau, Roter Faden der Präsentation

Kernbotschaft herausarbeiten

Ausgangspunkt für Ihre Präsentation sind Ihre Ziele und die Interessen des Publikums, wie Sie sie im ersten Schritt herausgearbeitet haben. Daraus können Sie die Kernbotschaft für Ihre Präsentation ableiten. Die Kernbotschaft sagt in einem Satz: Das sollten die Zuhörenden in jedem Fall verstehen, mitnehmen, erkennen, tun, …

Einzelnen Elemente der Präsentation anordnen

Abbildung 3 zeigt die einzelnen Elemente der Präsentation und in welcher Reihenfolge sie angeordnet werden. Zudem ist dargestellt, an welcher Position die entsprechenden Folien kommen (Nummer der Powerpoint-Folie).

Die Präsentation beginnt mit Folie 1, dem Titel. Auf Folie 2 und den folgenden Präsentationsfolien (2a, 2b, …) werden Auslöser für Ihre Beschäftigung mit dem Thema, Anlass, Probleme, Ziele, Fragestellungen dargestellt. Und so weiter (siehe Abbildung 3).

Abbildung 3 zeigt auch, an welchen Stellen Sie die vier genannten und erwünschten Effekte einer Präsentation erzielen.

Praxis

Struktur, Gliederung und Inhalte für eine Präsentation entwickeln

Entwickeln Sie Gliederung und Struktur für Ihre Präsentation:

  • Die Inhalte können Sie aus Ihrer Stoffsammlung (Mindmap) übernehmen.
  • In dieser Vorlage bringen Sie Ihre Stoffsammlung in die richtige Reihenfolge und bestimmen deren Bedeutung und Umfang.
  • Passen Sie dazu die Tabelle der folgenden Vorlage an Ihr Thema, Ihre Ziele und Ihre Zielgruppe an.
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