Premium
Mitarbeitergespräche führen

Wie Sie ein Mitarbeitergespräch vorbereiten und durchführen

Als Führungskraft mit Personalverantwortung führen Sie regelmäßig Mitarbeitergespräche über Ziele, Aufgaben, Arbeitsergebnisse, die Zusammenarbeit und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten Ihrer Beschäftigten. Dabei verlangt jede Gesprächssituation einen eigenen Gesprächstyp. Doch in allen Gesprächen müssen Sie überzeugen. Damit das gelingt, können Sie sich mit den hier vorgestellten Vorlagen vorbereiten.

Mitarbeitergespräche werden formell und informell geführt

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist es nötig, dass Sie als Führungskraft mit Personalverantwortung mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern über die Ziele, Inhalte und Formen Ihrer gemeinsamen Arbeit sprechen. Dies geschieht tagtäglich im Rahmen vieler Arbeitsbesprechungen – mal formell, mal informell. Darüber hinaus ist es notwendig, dass Sie sich regelmäßig über Zielsetzungen, Aufgaben, Ergebnisse und Leistung, die Zusammenarbeit und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten der Beschäftigten verständigen. Damit machen Sie deutlich, was Sie erwarten und wie Sie die bisherige Arbeit bewerten.

StichwortMitarbeitergespräch

Alle Gespräche, die mit Mitarbeitern geführt werden, können im weiteren Sinn als Mitarbeitergespräch bezeichnet werden. In den Unternehmen werden damit auch solche Gespräche bezeichnet, die einen formellen Rahmen haben, das heißt, Vorgesetzte legen im Vor­hi­n­ein für ein bilaterales Gespräch Ort, Zeit und Thema fest. Im Rahmen von Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen oder Personalentwicklung geführte Gespräche sind teilweise auch in regelmäßigen Abständen vorgeschrieben. In manchen Organisationen werden diese auch als Personalgespräche bezeichnet.

Welche Ziele ein Mitarbeitergespräch verfolgt

Ziel der Mitarbeitergespräche ist, das Fähigkeits-, Leistungs- und Persönlichkeitspotenzial im Interesse der Beschäftigten und im Interesse des Unternehmens zur Geltung zu bringen. Besonders relevant sind solche Gespräche, in denen Sie

  • eine Aufgabe delegieren,
  • sich wichtige Informationen von Ihrer Mitarbeiterin einholen,
  • dem Mitarbeiter eine wichtige Mitteilung machen,
  • zwischen mehreren Mitarbeitern in einer Konfliktsituation schlichten müssen,
  • mit der Mitarbeiterin über ihre Leistungen sprechen,
  • mit dem Mitarbeiter Ziele vereinbaren.

In allen diesen Gesprächen müssen Sie überzeugen! Das bedeutet, Sie wollen Menschen ändern in Bezug auf deren Einstellungen, Informationen, Gefühle oder Handlungen. Das wichtigste Prinzip für eine erfolgreiche Gesprächsführung ist deshalb, dass Sie sich in Ihren Gesprächspartner hinein versetzen. In der Fachsprache heißt dies: Alterozentriertheit.

Gesprächstyp der Situation anpassen

Jede Gesprächssituation verlangt einen eigenen Gesprächstyp. Sie müssen sich im Vorfeld des Mitarbeitergesprächs überlegen, welcher Gesprächstyp der Situation angemessen ist. Dies hängt davon ab, um was es in dem Gespräch gehen soll. Wenn Sie beispielsweise Ihrer Mitarbeiterin mitteilen wollen, dass sie zwischen Weihnachten und Neujahr leider keinen Urlaub bekommen kann, sollten Sie nicht den Typ des Informationsgesprächs wählen. Sonst könnte die Mitarbeiterin Ihre Entscheidung leicht in Frage stellen. Am Ende haben Sie nicht erreicht, was Sie wollen. Folgende Gesprächstypen werden unterschieden:

  • Delegationsgespräch: Sie wollen eine Aufgabe an einen Mitarbeiter weiter geben. Sie müssen ihn dazu umfassend informieren.
  • Kritikgespräch: Es gibt objektive Gründe dafür, dass Sie mit der Leistung einer Mitarbeiterin nicht zufrieden sind. Die Mitarbeiterin kannte die Erwartungen und war bereit, sie zu erfüllen.
  • Mitteilungsgespräch: Sie haben eine Entscheidung getroffen, die Sie nun mitteilen. Die Entscheidung ist nicht zu ändern. Sie wollen die Entscheidung durchsetzen.
  • Informations- oder Beratungsgespräch: Sie wollen von Ihrem Team möglichst viele und gute Informationen, um auf dieser Grundlage eine Entscheidung treffen zu können.
  • Überzeugungsgespräch: Sie wollen andere von Ihrer Meinung überzeugen. Sie sind aber auch bereit, Ihre Meinung zu ändern. Sie wollen eine Zielvereinbarung treffen.
  • Konfliktgespräch: Zwei oder mehr Parteien haben einen sachlich begründeten Konflikt. Sie sollen schlichten.
  • Anerkennende Worte: Loben Sie auch einmal, wenn es angebracht ist!

Hinweis Mitarbeitergespräch zeitnah zum Anlass führen

Schieben Sie Mitarbeitergespräche nicht auf. Wenn es einen konkreten Anlass gibt, sollten Sie das Gespräch möglichst rasch führen. Sie können bei Ihrer Argumentation dann sehr viel leichter auf den gegebenen Anlass verweisen. Auch Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erwarten eine rasche Rückmeldung.

Im Mitarbeitergespräch Kontakt aufbauen

Wenn Sie zu Beginn oder auch während des Mitarbeitergesprächs die Aspekte des KISS-Modells beachten, erleichtern Sie sich den Zugang zu Ihrem Gegenüber. Das KISS-Modell steht für: 

  • K - Körper: Spiegeln Sie möglichst genau die Körperhaltung Ihres Gegenübers: zum Beispiel wenn der Fuß vorgestellt ist, der Kopf schräg liegt, die Person nach vorn gebeugt ist oder die Arme verschränkt sind.
  • I - Inhalt: Verdeutlichen Sie Ihrem Gegenüber, dass Sie seine Argumente verstehen und nachvollziehen können.
  • S - Stimme: Achten sie auf eine angemessene Lautstärke und Sprechgeschwindigkeit sowie auf den angemessenen Einsatz von Dialekt und Rhythmus.
  • S - Sinneskanäle: Verwenden Sie Wörter, die den bevorzugten Sinneskanälen Ihres Gegenübers entsprechen: zum Beispiel durch Äußerungen wie „das ist ja der Hammer”, „das ist ja ein Knaller”, „das stinkt zum Himmel”, „so sieht' s also aus!”, „das Gefühl habe ich auch”.

Mitarbeitergespräch zielstrebig beenden

Manchmal fällt es schwer, ein Gespräch zielstrebig zu beenden. Doch wenn alles gesagt ist, gibt es keinen Grund, die Zeit weiter verstreichen zu lassen. Mögliche Techniken, wie Sie ein Gespräch konstruktiv beenden, sind:

  • Zu Beginn Zeitrahmen vereinbaren und sich zum Schluss darauf beziehen
  • Zusammenfassung/ Resümee, zum Beispiel „Lassen Sie mich abschließend zusammenfassen: ...”
  • Vertagen des Themas, zum Beispiel „Wir sollten nochmals über das Thema/die Lösung nachdenken”.
  • Weiteres Vorgehen festlegen (mit Termin!)
  • Verfahrensebene ansprechen, zum Beispiel „Ich hole Ihnen wie vereinbart die Unterlagen”.
  • Der Blick auf die Uhr
  • Zuklappen der Unterlagen als non-verbales Signal
  • Festes Zeitlimit setzen durch Terminwahl, zum Beispiel Gespräch führen vor einer Pause oder einem Folgetermin

Praxis

Gesprächstyp der Situation anpassen

Sammeln Sie zunächst Situationen, in denen Sie mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein wichtiges Gespräch führen mussten oder wollten. Stellen Sie sich die Situationen bildlich noch einmal vor.

  • Machen Sie sich mit den oben beschriebenen Gesprächstypen und dem jeweiligen Anwendungsgebiet vertraut.
  • Tragen Sie als Übung typische Gesprächssituationen aus Ihrem Arbeitsalltag in die Tabelle der folgenden Vorlage zum entsprechenden Gesprächstyp ein.
  • Vergewissern Sie sich, dass die in der folgenden Vorlage aufgeführten Merkmale erfüllt sind. Inwiefern?

Mitarbeitergespräch vorbereiten

Bereiten Sie sich auf jedes Mitarbeitergespräch vor, indem Sie einige einfache Überlegungen anstellen. Diese helfen, dass das Gespräch zum Ziel führt und im Zeitrahmen bleibt. Außerdem beugen Sie so Missverständnissen im Gespräch vor.

  • Inhaltliche Überlegungen: Was will ich mit diesem Gespräch erreichen? Was ist für mich veränderbar oder verhandelbar? Welche Schwierigkeiten bereitet das Thema dem Gesprächspartner?
  • Überlegungen zu Umständen und Umfeld: Welche Störquellen gehören ausgeschaltet? Welcher Raum eignet sich? Wie viel Zeit steht für das Gespräch zur Verfügung?
  • Sich auf das Gespräch einstellen: Was gibt es bezüglich Körperhaltung und Blickkontakt zu bedenken? Was muss vor dem Gespräch kommuniziert werden?

Gesprächsleitfaden für Mitarbeitergespräche

Insbesondere, wenn es um wichtige Themen, Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen, Aufgabenveränderungen, Versetzungen oder Personalentwicklungsgespräche geht, können Sie sich mit den Themen und Fragen im folgenden Gesprächsleitfaden vorbereiten. Darin finden Sie zu folgenden Themen Fragen, die Sie im Mitarbeitergespräch klären können:

  • Rückblick über Ziele, Arbeitsschwerpunkte und Arbeitsergebnisse
  • Zusammenarbeit mit Vorgesetzten
  • Förderung und Personalentwicklung
  • Ausblick und Planung von Zielvereinbarungen zu Aufgaben, Verhalten, Team und Führung

Techniken und Formulierungsbeispiele für den Gesprächsabschluss

Oft fällt es den Gesprächspartnern schwer, das gemeinsame Gespräch abzuschließen: Alles ist gesagt – doch das Gespräch findet kein Ende. Nutzen Sie zum Gesprächsabschluss die Techniken und Formulierungsbeispiele der folgenden Checkliste:

Mitarbeitergespräche dokumentieren

Mit dem folgenden Formular können Sie alle Mitarbeitergespräche dokumentieren, um alle wichtigen Punkte festzuhalten und das Gespräch für alle relevanten Personen nachvollziehbar zu machen.

Mitarbeitergespräche planen

Haben Sie bereits jetzt Anlass, ein oder mehrere Mitarbeitergespräche zu führen? Dann tragen Sie es in die Tabelle der folgenden Vorlage ein, um einen Überblick über anstehende oder vergangene Gespräche zu haben. 

  • Notieren Sie Stichworte, worum es jeweils wann und mit wem gehen soll.
Premium
schließen
Weiterlesen und alle Vorlagen nutzen.
Premium-Mitgliedschaft

Als Premium-Mitglied haben Sie Zugriff auf das komplette Management-Handbuch:

  • über 150 Kapitel: von ABC-Analyse bis Zeitmanagement
  • über 1.800 Vorlagen, Checklisten, Excel-Tabellen zum Download
  • nur 57 EUR pro Jahr*
  • Ermäßigung für Studierende
Zur Anmeldung
Kapitel kaufen
Kaufen Sie das komplette Kapitel "Mitarbeitergespräche führen" mit allen Vorlagen zum Preis von nur 9,80 EUR*.
Zum Shop

* Preis gültig in Deutschland. In anderen Ländern kann der Preis höher oder niedriger liegen.

Downloads
  • Excel-Vorlagen
    Vorlagen für Controlling, Kennzahlenmanagement, Berichtswesen und Projektmanagement
  • Key Account Management
    32 Seiten E-Book, 10 Excel-Tabellen, 6 Checklisten und 18 Vorlagen