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Kommunizieren als Führungskraft

Wie Sie Informationen im Unternehmen formal und informell weitergeben

Bei der internen Kommunikation gibt es vielfältige Medien und Instrumente zur Informationsvermittlung. Sie müssen zu den Führungszielen und zu den Inhalten passen. Außerdem lässt sich die formale interne Kommunikation von der informellen unterscheiden. Führungskräfte können die formalen Medien selbst wählen und gestalten, während sie informelle Wege nur eingeschränkt beeinflussen können.

Ziele der internen Kommunikation

Die interne Kommunikation ist eine wichtige Grundlage dafür, dass Prozesse im Unternehmen funktionieren. Sie ist auf die Unternehmensziele ausgerichtet und soll helfen, diese zu erreichen. Kommunikation trägt dazu bei, dass die Ziele von den Mitarbeitern wahrgenommen, verstanden und beachtet werden. Die Mitarbeiter sollen sich mit den Zielen identifizieren, ihre Motivation soll gesteigert und Vorbehalte oder Widerstände bei Veränderungen sollen abgebaut werden.

Corporate Identity, das interne Markenmanagement, Mitarbeiterzeitschrift, Schwarzes Brett oder Intranet sind übergeordnete, allgemeine Möglichkeiten der Kommunikation im Unternehmen. Das Betriebsverfassungsgesetz bietet einen formalen Rahmen für die interne Kommunikation; es legt unter anderem die Unterrichtungs- und Erörterungspflicht des Arbeitnehmers fest. Mit der Einführung von Mitarbeiterzeitschriften und Schwarzen Brettern sollten weiche Faktoren wie Werte und Normen sowie die Bedeutung der multilateralen Kommunikation (Gruppenphänomene) stärker zum unternehmerischen Erfolg beitragen.

Heute ist die unternehmensinterne Kommunikation ein umfangreicher Werkzeugkasten. Die Werkzeuge sollen dazu beitragen, Normen und Werte zu vermitteln, Motivation zu fördern, Verhaltensweisen anzuregen oder zu unterbinden, Handlungen auszulösen, Einstellungen zu ändern, Emotionen und Loyalität zu vermitteln oder einfach Informationen weiterzugeben. Der reibungslose, interne Kommunikationsprozess trägt dann zur Qualitätssteigerung von Produkten und zur Verbesserung von Prozessen bei. Die Innovationsfähigkeit in den unterschiedlichsten Bereichen und Abteilungen wird gefördert. Unnötige Belastungen und Zusatzarbeiten sowie Konflikte können frühzeitig vermieden werden. 

Merkmale der formalen internen Kommunikation

Formale interne Kommunikationsprozesse sind durch organisatorische Vorgaben und Regeln definiert, ihre Form, ihr Inhalt oder auch der Ablauf der Kommunikation ist durch bestehende Rahmenbedingungen geregelt. Diese Pflichtkommunikation ist meist dauerhaft und personenunabhängig und wird unter anderem im Betriebsverfassungsgesetz festgelegt.

Zum Beispiel ist der Arbeitgeber verpflichtet, seine Mitarbeiter über Tätigkeitsbereiche und Gefahren zu informieren. Häufig wird die Kommunikation als Vermerk, E-Mail oder Gesprächsnotiz protokolliert. Auch die Kommunikation mit anderen Abteilungen wird teilweise auf der formalen internen Ebene geregelt.

Beispiel Formale interne Kommunikation

Eine Buchhandlung bestellt bei einem Buchverlag Freiexemplare einer neuen Reihe. Die zuständige Marketingabteilung gibt den Auftrag zum Versand an den Vertrieb weiter. Die Weitergabe der Information wird im Computerprogramm der Marketingabteilung schriftlich vermerkt, weil es die Regeln des Verlages so verlangen.

Instrumente für die formale interne Kommunikation

Zur Vermittlung von Informationen dienen auf der formalen, internen Kommunikationsebene folgende Medien:

  • Schwarzes Brett
  • Veranstaltungen
  • Vorstandssitzungen
  • Infobriefe
  • Mitarbeitergespräche
  • E-Mail,
  • Newsletter
  • Mitarbeiterzeitschrift
  • Rundschreiben
  • Foren
  • Wikis
  • Blogs
  • Intranet
  • Corporate Radio
  • Business TV
  • Chat-, Web- und Videokonferenzen
  • Instant Messaging

Merkmale der informellen internen Kommunikation

Informelle interne Kommunikationsprozesse finden persönlich, abteilungs- und teamübergreifend statt (top-down, bottom-up, horizontal). Sie sind nicht vorgeschriebenen und nicht organisatorisch geregelt. Hierzu gehören auch Gerüchte, die in einem Unternehmen kursieren.

Die informelle Kommunikation kann zwei Funktionen erfüllen: Geben Mitarbeiter beispielsweise Informationen auf dem „kleinen Dienstweg“ weiter, handelt es sich um eine aufgabenbezogene Funktion. Werden soziale Konventionen oder ungeschriebene Regeln oder Normen weitergegeben, erfüllt die informelle Kommunikation eine soziale Funktion.

Informationsflut versus zu wenig Informationen

Bei der internen Kommunikation ist das richtige Verhältnis bezüglich der Informationsweitergabe zu berücksichtigen: Die Mitarbeiter sollten weder zu viel, noch zu wenig informiert werden. Der Grund: Ein Informationsflut kann bewirken, dass wichtige Informationen untergehen oder nicht berücksichtigt werden. Andererseits können durch mangelhafte Kommunikation Vermutungen, Ängste und Befürchtungen der Mitarbeiter auf informellen Wegen weitergegeben werden. Mit negativen Auswirkungen auf die Arbeitsleistung. 

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