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Präsentationsfolien gestalten

Wie Sie Präsentationsfolien gestalten und anordnen

Nachdem Sie Struktur und Gliederung Ihrer Präsentation oder Ihres Vortrags erarbeitet haben, kümmern Sie sich um die einzelnen Folien. Die hier vorgestellten Regeln und Tipps für Schrift, Text und den Einsatz von Bildern, Grafiken oder Fotos unterstützen Sie dabei. Eine umfangreiche Beispiel-Präsentation veranschaulicht, welche Wirkung die Foliengestaltung auf das Publikum haben kann.

Im letzten Schritt gestalten Sie nun die Powerpoint-Folien für Ihre Präsentation oder Ihren Vortrag. Diese ergeben sich aus Ihren Inhalten und aus der erarbeiteten Struktur und Gliederung Ihres Vortrags. Die Gliederung und damit die Reihenfolge der Inhalte haben Sie bereits nach dem Schema aus dem vorigen Abschnitt festgelegt. Nun geht es in die Details und die genaue Gestaltung der Folien. Die Gestaltungsregeln gelten übrigens sinngemäß auch für andere Medien – zum Beispiel für die Visualisierung an Flipcharts.

Regeln und Tipps für die Gestaltung von Präsentationsfolien

Die Präsentationsfolien setzen sich im Allgemeinen aus Textelementen, aus Bildern, Grafiken oder Fotos zusammen sowie – sehr wichtig! – aus dem Weißraum, auf dem nichts steht und nichts abgebildet ist. Folgende Regeln und Tipps sollten Sie bei der Gestaltung Ihrer Präsentationsfolien berücksichtigen.

Schrift

Verwenden Sie eine gut lesbare Schrift. Beachten Sie dabei diese Regeln:

  • Nur seriös wirkende Schriftarten.
  • Nur serifenlose Schriftarten.
  • Nur eine Schriftart für alle Folien. Ausnahme: Sie wollen einen Textblock besonders hervorheben.
  • Mit Formatierungen wie Fettschrift oder Unterstreichungen sparsam umgehen.
  • Schriftgröße kann variieren, je nach Bedeutung des Textes (Überschriften groß, Legenden klein).
  • Schriftgröße muss so gewählt sein, dass auch die Personen in der letzten Reihe den Text lesen können.

Text

Schreiben Sie keinen Text auf die Präsentationsfolien, also:

  • Keine ganzen Sätze, sondern Stichpunkte.
  • Nicht mehr als 4 Bulletpoints pro Folie.
  • Eine wichtige Aussage oder Kernbotschaft kann auf einer Folie für sich stehen. Und zwar kurz und bündig - mit oder ohne Illustration.
  • Im Titel der Folie wird kurz genannt, worum es geht.

Bilder, Grafiken und Fotos

Überladen Sie Ihre Präsentationsfolien nicht. Das heißt konkret:

  • Folien mit komplexen Grafiken sind unübersichtlich, während einfache Grafiken ihr Ziel erreichen.
  • Kurze und eindeutige Überschrift pro Bild, Grafik oder Foto.
  • Viele Zahlen für einen besseren Überblick zusammenfassen und nur darstellen, was gezeigt werden soll. Eine Tabelle oder ein Diagramm mit Zahlen soll eine Aussage ausdrücken und nicht viele.

Animation

Eine komplexe Folie mit vielen Inhalten können Sie Schritt für Schritt entwickeln. Fügen Sie dafür mit jeder Folie einen Aspekt hinzu, wie zum Beispiel "Maßnahmen - Wirkungen - Erfolge". Mehr Animation oder andere "Spielereien" mit Powerpoint braucht es nicht.

Einstieg in die Präsentation

Die ersten drei Präsentationsfolien sind oft entscheidend, ob das Publikum zuhört und im Folgenden Ohren und Augen aufmacht. Das heißt:

  • Wählen Sie je nach Zielgruppe und Ziel einen eher emotionalen oder einen sachlich-informativen Einstieg.
  • Sie steigen sachlich ein, wenn Sie zeigen, warum das Thema für Ihr Publikum wichtig ist. Sie erläutern dazu den Sachstand (das ist passiert), erklären, warum Sie den Vortrag halten (Aufgabe) und nennen Ihre Ziele (das sollte sein).
  • Ein sachlicher Einstieg in das Thema kann durch eine knackige Aussage, Bild oder Foto stärker emotionalisiert werden.

Inhaltsübersicht

Je nach Dauer der Präsentation und Anzahl der Folien, ist es für das Publikum hilfreich, wenn Sie eine Übersicht über Ihre folgenden Punkte, Aspekte, Inhalte oder Themen geben.

Die letzte Folie 

Auf Ihrer letzten Präsentationsfolie stehen die Aspekte, über die Sie gerne sprechen oder diskutieren wollen. Eine letzte Folie mit "Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit" ist nicht nötig, weil Sie das persönlich sagen.

Varianten für die inhaltliche Gliederung des Hauptteils

Nach welchen Prinzipien Sie Ihre Präsentation gliedern, hängt vom Thema, von der Aufgabe, von Ihrem Ziel und von den Erwartungen Ihrer Zielgruppe ab. Hilfreich ist eine hierarchische Gliederung mit zwei bis vier Punkten auf einer Ebene. Folgende Möglichkeiten haben Sie für die Strukturierung bzw. Gliederung des Hauptteils:

Variante 1

  1. Überblick über die Lösung: Darum geht es
  2. Merkmale der Lösung: Wichtige Elemente und Details
  3. Umsetzung der Lösung: Vorgehensweise und Wirkung

Variante 2

  1. Ist-Zustand: Merkmale der aktuellen Situation
  2. Soll-Zustand: Das wollen wir erreichen
  3. Weg dahin: Das müssen wir dafür tun

Variante 3:

  1. Ist-Zustand: Merkmale der aktuellen Situation
  2. Problemanalyse: Die Probleme im Detail und ihre Ursachen
  3. Lösung: So wird der Ist-Zustand verbessert

Variante 4:

  1. Alternative Lösungen: Es gibt mehrere Lösungsmöglichkeiten
  2. Lösung 1 - Lösung 2 - Lösung 3: Die Lösungen und ihre Merkmale
  3. Vergleich: Die Bewertung der drei Lösungen

Variante 5:

  1. Strategie: Wie können die Ziele erreicht werden?
  2. Rahmenbedingungen: Was beeinflusst die Strategie?
  3. Maßnahmen: Wie wird die Strategie umgesetzt?
  4. Erfolge: Kosten, Erlöse, Chancen, Risiken

 Variante 6:

  1. Überblick über die Lösung: Merkmale, Rahmenbedingungen
  2. Organisation: Was muss organisatorisch getan werden?
  3. Mensch: Wer ist wie betroffen?
  4. Technik: Welche Werkzeuge sind notwendig?

Variante 7:

  1. Umsetzung der Lösung: Die einzelnen Schritte und Aufgaben
  2. Zeitplan: Wann erfolgt was? Meilensteine?
  3. Beteiligte: Wer übernimmt welche Aufgaben?
  4. Erfolgsfaktoren: Voraussetzungen und Risiken

Variante 8:

  1. Wirtschaftlichkeit der Lösung: Ziele und Erfolgsfaktoren
  2. Aufwand, Kosten, Nachteile: Das sind die "negativen Effekte"
  3. Ertrag, Leistungen, Vorteile: Das sind die "positiven Effekte"
  4. Nicht messbare Effekte: Zum Beispiel Chancen und Risiken

Variante 9:

  1. Investition für die Lösung: Was zu Beginn notwendig ist
  2. Kosten: Das kostet der laufende Betrieb
  3. Erlöse: Das wird eingenommen
  4. Finanzierung: Das Budget wird benötigt

Praxis

Gestaltungsregeln für Präsentationsfolien

Die Regeln und Tipps zur Foliengestaltung werden besonders anschaulich, wenn man schlechte und gute Beispiele miteinander vergleicht. Das haben wir mit den folgenden Powerpoint-Folien getan. 

Gestaltungsregeln für Präsentationsfolien an einer Beispiel-Präsentation erklärt

Um die wichtigen Regeln und hilfreichen Tipps zur Gestaltung von Präsentationsfolien besser zu veranschaulichen, haben wir eine Powerpoint-Präsentation zum Thema Kundenzufriedenheit erstellt.

In dieser Beispiel-Präsentation finden Sie zunächst Gestaltungsregeln und hilfreiche Tipps für Präsentationsfolien. Die Regeln und Tipps werden bei Bedarf erläutert und kommentiert (ersichtlich am grauen Hintergrund der Folie). Und sie werden an einem Beispiel (Kundenzufriedenheit) illustriert.

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