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Präsentationsfolien gestalten

Wie Sie Präsentationsfolien wirksam einsetzen

Mit Präsentationsfolien können Sie die Wirkung Ihrer Präsentation und Ihres Vortrags verstärken. Ihr Publikum kann das Gesagte einfacher erfassen und verstehen. Dazu müssen die Präsentationsfolien stimmig in den Vortrag integriert werden. Für das Strukturieren und Gestalten der Folien ist deshalb wichtig, die Erwartungen des Publikums und die Ziele der Präsentation in Einklang zu bringen.

Das wichtigste Ziel bei der Gestaltung von Präsentationsfolien ist, dass Sie bei Ihrem Publikum insgesamt einen guten Eindruck hinterlassen. Wenn Sie Powerpoint-Folien bei einer Präsentation oder begleitend zu Ihrem Vortrag einsetzen, dann sind die Personen im Publikum vor allem Ihre Zuhörer; sie sollen also Ihren Worten folgen. Nur in zweiter Linie sind die Anwesenden Zuschauer; sie können zum besseren Verständnis Ihrer Worte wichtige Dinge auf der Präsentationsfolie sehen und einfacher nachvollziehen.

Einflussfaktoren auf die Foliengestaltung

Wodurch wird ein guter Eindruck erzeugt? Das hängt bei einer Präsentation und einem Vortrag von vielen Faktoren ab. Ganz besonders hängt es von den Erwartungen des Publikums ab. Meist haben die Anwesenden eine Vorstellung davon, was sie erwarten und was die Präsentation leisten soll – mal diffus und unterbewusst, mal sehr klar und konkret. Weitere Einflussfaktoren sind:

Persönlichkeit

Ihr persönliches Auftreten, die äußere Erscheinung, die Gestik, die Mimik, die Sprache, die Sie einsetzen, ob Sie das Publikum anschauen und anlächeln, ob Sie offen oder verschlossen wirken.

Inhalt des Vortrags

Das Thema und die Inhalte des Vortrags und der Präsentation und was das Publikum damit verbindet und dazu erwartet, welche Vorkenntnisse die Anwesenden mitbringen oder was bewirkt werden soll. Geht es beispielsweise um den Informationsaustausch unter Experten oder darum, Laien von etwas zu überzeugen.

Rahmenbedingungen

Die Rahmenbedingungen während der Präsentation, die Tageszeit, der Raum, die Technik, die Zusammensetzung des Publikums, die Luft, die Temperatur – allgemein das Wohlbefinden der Anwesenden.

Präsentationsmedien

Die Folien und möglicherweise anderen Präsentationsmedien, die Sie bei Ihrem Vortrag ergänzend einsetzen; wie sie strukturiert und gestaltet sind, wie sie die Verständlichkeit beim Publikum unterstützen, wie sie veranschaulichen und wie sie helfen, das Gesagte einfacher zu erfassen, zu verstehen und emotional zu akzeptieren.

Präsentationsfolien stimmig in den Vortrag integrieren

In diesem Kapitel des Management-Handbuchs geht es um den letzten Einflussfaktor – die Präsentationsfolien und wie sie strukturiert und gestaltet werden. Präsentationsfolien sind aber nicht losgelöst von den anderen Einflussfaktoren und von den Erwartungen des Publikums zu sehen. Letztlich muss das gesamte Bild stimmig sein, das Sie mit Ihrer Präsentation oder Ihrem Vortrag abgeben. Stimmigkeit wird vor allem dadurch erzeugt, dass das, was Sie bieten, zueinander passt und zu dem passt, was das Publikum erwartet. Deshalb müssen Sie sich bei der Strukturierung und Gestaltung Ihrer Folien vorab immer klar machen – am besten aufschreiben:

  • Was erwartet mein Publikum? Warum ist es bei meiner Präsentation anwesend? Was erwartet es von mir als Person?
  • Welche Ziele will ich mit der Präsentation erreichen?
  • Was kann, was will, was muss ich dafür bieten? Was muss ich sagen? Wie muss ich es sagen? Wie kann ich es wirksam illustrieren, also durch Bilder unterstützen?

Präsentation auf Ziele und Zielgruppe abstimmen

Sie müssen die Zielgruppe und Ihre Ziele in Einklang bringen. Das ist dann schwierig, wenn Ihnen Personen zuhören, die ganz unterschiedliche Ziele mit Ihrem Thema und Ihrem Vortrag verbinden; zum Beispiel will die Geschäftsführerin andere Dinge wissen als Ihre Fachkollegen. Wenn Sie vor zwei unterschiedlichen Teilgruppen vortragen, müssen Sie mehrere Ziele in Einklang bringen. Dann kommt es auf eine gute Mischung in Ihrem Vortrag an. Sie können dieses Problem auch ansprechen: „Hier zunächst eine Übersicht und die wichtigsten Punkte für alle zum Verständnis … Jetzt einige Detailinformationen für diejenigen, die es betrifft …“

Wie Sie Ihr Publikum ansprechen

Die folgende Abbildung zeigt, wie Sie die Schwerpunkte Ihres Vortrags wählen können – in Abhängigkeit von Ihren Zielen und den Erwartungen des Publikums. Es lassen sich zwei „Strategien“ für die inhaltliche Schwerpunktsetzung unterscheiden:

Emotionale Ansprache

Hier sprechen Sie die Meinungen, Einstellungen, Werte, Glaubenssätze, Überzeugungen, Motive des Publikums an. Sie wollen diese bekräftigen, unterstützen, verändern oder das Publikum sogar umstimmen. Das gelingt durch gute Argumente, Gründe und Belege, die Sie in Ihrem Vortrag anführen. Wirksam sind Geschichten, Anekdoten, Erlebnisse und Beispiele von anderen.

Rationale Ansprache

Hier wollen Sie das Publikum sachlich und rational informieren. Sie vermitteln insbesondere Daten und Fakten. Sie zeigen Zusammenhänge und Abläufe.

Abbildung 1: Inhaltliche und gestalterische Schwerpunkte bei einer Präsentation
Abbildung 1: Inhaltliche und gestalterische Schwerpunkte bei einer Präsentation

Abbildung 1 macht sichtbar, wo Sie in Ihrer Präsentation die Schwerpunkte setzen sollten – in Abhängigkeit von Ihren Zielen und der Vorkenntnis und damit den Erwartungen der Zuhörer. Die Abbildung ist so zu lesen: Wenn Sie einen Laien informieren wollen, müssen Sie rationale (sachliche) Informationen und emotionale Element miteinander kombinieren. Wenn Sie ihn überzeugen wollen, brauchen Sie vor allem Emotion. Bei einem Experten genügen Sachinformationen, wenn Sie ihm diese nur vermitteln wollen. Wenn es darum geht, in zu überzeugen oder gar umzustimmen, müssen Sie diese Personen auch emotional berühren.

Kommunikationsstile berücksichtigen

Eine andere Herangehensweise, Präsentationsfolien inhaltlich und visuell auszurichten, zeigt die Kommunikationsexpertin Anita Hermann-Ruess. Sie unterscheidet in ihrem Modell für Präsentationen folgende vier Zuhörertypen oder Kommunikationsstile, die jeweils unterschiedlich bedient werden können:

logisch

kurz, knapp, präzise, faktenorientiert, detailorientiert, analytisch, technisch, kritisch, nutzenorientiert

strukturiert

umsetzungsorientiert, sorgfältig, detailliert, formalistisch, vorsichtig, reflektiert, bewährt, ablauforientiert

experimentell

bildhaft, fantasievoll, frei, spielerisch, kreativ, originell, humorvoll, überraschend

gefühlvoll

einfühlsam, verständnisvoll, menschlich, bildhaft, beispielhaft (Geschichten), ausgedehnt, warm, persönlich

Oft ist man aber von seinem eigenen bevorzugten Kommunikationsstil geprägt und setzt diesen in seinen Folien entsprechend um – meist unbewusst. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie in Ihrer Präsentation Elemente vorsehen, die alle vier Zuhörertypen zufrieden stellen – wenn Sie vermuten, dass das Publikum gemischt ist. Wenn Sie die bevorzugten Stile Ihres Publikums kennen, richten Sie Ihre Präsentation darauf aus.

Praxis

Erwartungen und Ziele für Präsentationen abgleichen

Klären Sie vor jeder Präsentation und jedem Vortrag für sich die folgenden Fragen. Die Antworten helfen bei der Vorbereitung und bei der Aufbereitung der Folien, ihrer Struktur und den relevanten Inhalten.

Zunächst aus Sicht des Publikums:

  • Was verbindet das Publikum mit dem Vortragsthema?
  • Was will das Publikum wissen, erleben, erkennen, verstehen, erfahren, nutzen, empfinden, mitnehmen, erreichen, …?

 Dann aus Ihrer Sicht als vortragende Person:

  • Welche Botschaft wollen Sie mit Ihrem Vortrag vermitteln?
  • Was soll das Publikum in jedem Fall wissen, erfahren, lernen oder im Anschluss meinen oder tun?

Idealerweise passen die Erwartungen des Publikums und Ihre Ziele zusammen. Das muss aber nicht so sein. Dann müssen Sie klären, welchen Überschneidungsbereich es gibt, den Sie für Ihren Vortrag nutzen können. Etwa in der Art: „Sie interessiert … ich erzähle …“; „Sie wollen … ich habe dabei …“.

Notieren Sie die Erwartungen des Publikums und Ihre Vortragsziele in der folgenden Vorlage. Erstellen Sie so eine Liste, in der Sie erkennen, wo die Gemeinsamkeiten liegen.

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