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Protokollführung

Wofür braucht es ein Protokoll?

Protokolle sind in allen Organisationen ein wichtiges Werkzeug für die Kommunikation und Organisation. Das Schreiben eines Protokolls ist aufwendig. Deshalb scheuen diesen Formalismus. Aber wenn der Zweck geklärt ist, kann die richtige Form eines Protokolls viele Vorteile bringen.

Protokolle sind ein wichtiges Instrument für die Dokumentation und Steuerung von Abläufen, Handlungen und Projekten in Unternehmen. Es geht nicht nur darum, die Ergebnisse von Besprechungen oder Workshops festzuhalten, sondern vor allem darum, zukünftige Aktivitäten der betroffenen Mitarbeiter im Unternehmen zu steuern. Wer das Protokoll schreibt, legt damit fest, was die anderen dann tun.

StichwortProtokoll

Ein Protokoll hält fest, was bei einer Besprechung gesagt und beschlossen wurde. Da das Protokoll schriftlich niedergelegt wird, wird es auch als Niederschrift bezeichnet. Die wichtigsten Bestandteile eines Protokolls sind das Thema, das besprochen wurde, sowie die Ergebnisse, die für die Zukunft wichtig sind (Was). Außerdem wird ergänzt, von wem ein Beitrag stammt (Wer). Protokolle, die ein formaler Beleg für Beschlüsse sind, werden vom Leiter der Besprechung und vom Protokollführer unterschrieben.

Der Nutzen eines Protokolls

Neben Aktennotizen, Vermerken, Berichten, Memos oder Telefonnotizen sind Protokolle eine Form, um Ereignisse im Unternehmen schriftlich festzuhalten oder zu rekonstruieren und die Informationen an andere weiterzugeben. Sie sind insofern ein wichtiges Kommunikationsinstrument und Organisationsinstrument. Der Nutzen von Protokollen ist:

  • Gedankenstütze: Alle Teilnehmer einer Besprechung erinnern sich an Gesagtes und Beschlossenes.
  • Information: Andere Personen können über den Ablauf und die Inhalte einer Besprechung informiert werden; sie können beispielsweise auch erkennen, wer für ein Thema oder eine Aufgabe zuständig ist.
  • Organisation: Planung, Steuerung und Kontrolle von Aktivitäten, etwa beim Projektmanagement, werden unterstützt.
  • Motivation: Beschlüsse und vereinbarte Maßnahmen werden dokumentiert und sind so verbindlich.

Das Erstellen eines Protokolls ist aufwendig. Nur Kollegen und häufig auch Chefs, die um die steuernde Wirkung von Protokollen wissen, schreiben diese gerne selbst. Sie wissen: Protokolle werden oft eingesetzt, um im Unternehmen Politik zu betreiben und Interessen durchzusetzen.

Funktion und Einsatz eines Protokolls

Protokolle werden meistens als Niederschrift von Ergebnissen aus Besprechungen eingesetzt. Besprechungen können Workshops, Projektbesprechungen, Teambesprechungen (Meetings) oder bilaterale Gespräche sein, wie etwa Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungsgespräche oder Gespräche zur Leistungsbeurteilung.

Protokolle können bei Konflikten und Streitigkeiten helfen. Sie zeigen im Unternehmen, zwischen Abteilungen, aber auch gegenüber Lieferanten, Kunden und Partnern auf, was getan und was vereinbart wurde. Sie sind deshalb wichtige Dokumente mit normativer, verbindlicher und verbindender Wirkung.

Protokolle sind manchmal ein wichtiges Beweismittel, wenn es zu einem Streit oder sogar Rechtsstreit kommt. Bestimmte Protokolle sind Urkunden, wie beispielsweise die Niederschrift einer Gesellschafterversammlung.

Formen von Protokollen

Es gibt folgende Formen von Protokollen:

  • Wortprotokoll: Alle Gesprächsbeiträge werden wörtlich niedergeschrieben.
  • Verlaufsprotokoll: Alle Gesprächsbeiträge werden nicht wörtlich, aber sinngemäß wiedergegeben.
  • Ergebnisprotokoll oder Beschlussprotokoll: Es sind nur die Ergebnisse, Vereinbarungen und Entscheidungen wiedergegeben.
  • Ausführliches Ergebnisprotokoll: Die Ergebnisse einer Besprechung und wichtige Beiträge, die zu diesem Ergebnis geführt haben, sind wiedergegeben.
  • Kurzprotokoll: Das ist zum Beispiel eine Telefonnotiz, Aktennotiz, Besprechungsnotiz, ein Vermerk oder Eintrag in einer Kartei oder Kundendatei.

Protokollführung im Rahmen einer Besprechung

Als Leiter oder Moderator einer Besprechung sollten Sie darauf achten, dass die Ergebnisse und Erkenntnisse aufgeschrieben werden. Das kann in Form eines Protokolls erfolgen. Deshalb müssen Sie die Protokollführung bei Besprechungen vorbereiten. Achten Sie darauf, dass das Protokoll während der Besprechung richtig geführt, also korrekt mitgeschrieben wird. Klären Sie, was nach der Erstellung des Protokolls damit passiert: An wen wird es verteilt? Was wollen die Leser wissen? Wie wird das Protokoll eingesetzt? Inwiefern wird damit „Politik“ gemacht?

Als Teilnehmer sollten Sie ebenfalls darauf achten, dass ein Protokoll erstellt wird, damit wichtige Ereignisse, Entscheidungen oder Vereinbarungen festgehalten werden. Auf diese werden Kollegen und Vorgesetzte immer wieder Bezug nehmen. Und falls die Ergebnisse der Besprechung gar nicht, nicht klar oder unvollständig dokumentiert sind, können sie Anlass für Konflikte, Streitigkeiten oder persönliche Nachteile im Unternehmen sein.

Praxis

Überprüfen Sie die bisherige Protokollführung in Ihrem Unternehmen und in Ihrer Abteilung.

  • Zu welchen Gelegenheiten werden Protokolle erstellt?
  • Für welche Besprechungen werden keine Protokolle erstellt – obwohl es aus Ihrer Sicht hilfreich oder sogar notwendig wäre?
  • Sind die Protokolle in der jetzigen Form aussagekräftig? Sind alle relevanten Informationen darin in der angemessenen Form enthalten?
  • Wie werden die Protokolle genutzt? Werden Sie nur archiviert? Arbeiten die Mitarbeiter mit den Protokollen in der Form, dass sie daraus ihre Aufgaben ableiten und das Protokoll zu Besprechungen immer wieder heranziehen?
  • Was muss bezüglich der Protokollführung verbessert werden?
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