Premium
Besprechungen verbessern

Zeitplan straffen und Störungen vermeiden

Grundlage für effiziente Besprechungen ist ein straffer Zeitplan. Meistens erfahren die Teilnehmer mit der Einladung, wann eine Besprechung beginnt – aber nicht, wann sie endet. Ohne eine verlässliche Uhrzeit, zu der die Besprechung beendet oder eben abgebrochen wird, ist keine Effizienz möglich.

Zudem kann Zeitdruck hilfreich sein. Planen Sie jede Besprechung so kurz wie möglich – und vielleicht sogar noch etwas kürzer. Das hilft, um beim Thema und bei der Agenda zu bleiben und nicht abzuschweifen. Schon bei der Planung wird die Besprechung so angelegt, dass sie ein fest umrissenes Thema und eine klare Zielsetzung hat. Denn nur dann führt sie in der knappen Zeit zu einem guten Ergebnis. Ohne Zeitdruck kommt das sogenannte Parkinsonsche Gesetz zur Geltung.

StichwortParkinsonsche Gesetze

Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist. Und: In Diskussionen werden die Themen am ausführlichsten diskutiert, von denen die meisten Teilnehmer Ahnung haben – und nicht die Themen, die am wichtigsten sind.

Wikipedia

Zwei – vielleicht radikale – Maßnahmen, um die Zeit von Besprechungen einzuschränken, können sein:

  • Planen Sie für Ihre Besprechungen immer nur maximal 30 Minuten Zeit ein. Dann ist sie zu Ende. Sind wichtige Punkte offen geblieben, dann werden diese festgehalten (Themenspeicher) und bei der nächsten Besprechung bearbeitet. Wenn der Themenspeicher regelmäßig überläuft, können Sie auch die maximale Besprechungszeit vorsichtig ausdehnen.
  • Nutzen Sie eine Uhr mit Countdown-Funktion. Wenn zu Beginn festgelegt wurde, wie viel Zeit für die Besprechung oder für einen Tagesordnungspunkt investiert werden soll, zählt die Uhr zurück. Wichtig ist: Sie ist für alle immer sehr gut sichtbar! Jeder erkennt sofort und ständig, wie viel Zeit noch verbleibt.

Der zentrale Vorteil dieser Maßnahmen ist: Alle Teilnehmer bleiben beim Thema, die Besprechung verläuft sehr fokussiert und zielorientiert. Und Vielredner werden gebremst. Damit ein so straffes Zeitmanagement funktioniert, müssen Sie den Ablauf sehr genau planen: Einstieg, Bearbeitung des Themas, Festhalten der Ergebnisse. Planen Sie am Ende immer noch fünf Minuten ein, um die noch offenen Punkte aufzuschreiben und festzulegen, wie damit umgegangen wird (zum Beispiel einen weiteren Besprechungstermin anzuberaumen).

Vorsicht: In bestimmten Situationen oder bei besonderen Themen kann die Vorgabe von 30 Minuten Besprechungszeit zu knapp bemessen sein. Die Teilnehmer sind unzufrieden, weil noch nicht alle wichtigen Aspekte angesprochen wurden oder weil das Ergebnis für sie nicht zufriedenstellend ist. Das sollten Sie beachten und respektieren.

Bieten Sie eine Lösung an. Sie können die Besprechung verlängern, wenn das der Terminplan aller Teilnehmer zulässt. Sie bieten einen Folgetermin an, bei dem alle offenen Punkte besprochen werden. Diese Punkte werden schriftlich festgehalten. Machen Sie deutlich, dass auch diese zu kurze Besprechung wertvoll investierte Zeit war. Denn jetzt ist jeder Teilnehmer mit dem Thema vertraut und kann sich bis zur Fortsetzung Gedanken zum Thema machen, neue Vorschläge einbringen, weitere Ideen sammeln, die noch fehlenden Informationen beschaffen etc.

Welche Maßnahmen wollen Sie umsetzen, um die Zeitplanung für Ihre Besprechungen zu verbessern? Wie können Sie den Zeitbedarf effektiv reduzieren?




Premium
schließen
Weiterlesen und alle Vorlagen nutzen.
Premium-Mitgliedschaft

Als Premium-Mitglied haben Sie Zugriff auf das komplette Management-Handbuch:

  • über 150 Kapitel: von ABC-Analyse bis Zeitmanagement
  • über 1.800 Vorlagen, Checklisten, Excel-Tabellen zum Download
  • nur 57 EUR pro Jahr*
  • Ermäßigung für Studierende
Zur Anmeldung
Kapitel kaufen
Kaufen Sie das komplette Kapitel "Besprechungen verbessern" mit allen Vorlagen zum Preis von nur 9,80 EUR*.
Zum Shop

* Preis gültig in Deutschland. In anderen Ländern kann der Preis höher oder niedriger liegen.

Downloads
  • Excel-Vorlagen
    Vorlagen für Controlling, Kennzahlenmanagement, Berichtswesen und Projektmanagement
  • Key Account Management
    32 Seiten E-Book, 10 Excel-Tabellen, 6 Checklisten und 18 Vorlagen