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Zeitmanagement

Ziele und Aufgaben bestimmen die Zeitplanung

Wenn Ihre Aufgaben mit Ihren persönlichen und beruflichen Zielen übereinstimmen, werden Sie langfristig erfolgreich sein. Dazu müssen Sie wissen, welche Ziele Sie verfolgen und welche Aufgaben Sie hierfür mit welchen Zeitanteilen erledigen müssen. Mit einer Schritt für Schritt Anleitung vergleichen Sie Ziele und Aufgaben für Ihre Zeitplanung.

Um Ihre Zeit sinnvoll zu nutzen, ist der entscheidende Schritt, die Zielfrage vorrangig zu klären. Das weitere Zeitmanagement ist dann ein Mittel zur Zielerreichung. Deutlich wird dieser Zusammenhang anhand einer Episode aus Alice im Wunderland:

Alice fällt in einen Brunnen und ist in einer anderen Welt. Es gefällt Ihr und sie schaut sich um. Sie kommt an eine Wegkreuzung und trifft dort eine Katze. „Würdest du mir bitte sagen, wie ich von hier aus weitergehen soll?“, fragt Alice. „Das hängt zum größten Teil davon ab, wohin du möchtest“, antwortet die Katze. „Ach, wohin ist eigentlich gleich“, sagte Alice. „Dann ist es auch egal, wie du weitergehst“, sagt die Katze.

aus Lewis Carrol: Alice im Wunderland

Ohne Ziele keine sinnvolle Zeiteinteilung

Erst wenn Sie Ihre Ziele kennen, werden Arbeitstechniken effektiv, weil Sie Ihre individuellen Kräfte und andere Ressourcen auf einige wenige Schwerpunkte konzentrieren können. Wichtig bei Zielen: Ziele müssen erreichbar, lohnend und erstrebenswert sein. Kurz: Ziele müssen begeistern können.

Etappenziele helfen, ein weitgestecktes Fernziel zu erreichen. Denn Etappenziele sind – im Vergleich zu den Fernzielen – verhältnismäßig leicht und schnell zu erreichen. So schaffen Sie Erfolgserlebnisse und Selbstvertrauen, und Sie erhöhen die Motivation. Durch Etappenziele rückt das Fernziel, das über eine höhere Zugkraft verfügt, näher und erscheint dadurch erstrebenswerter. Je nach Abstraktionsgrad lassen sich unterscheiden:

  • Rahmenziele (Richtziele)
  • Strategische Ziele (Grobziele)
  • Taktische Ziele (Feinziele)
  • Operative Ziele (Praxisbezug)

Nur dort, wo Ziele vorhanden und klar formuliert sind, kann Erfolg gemessen werden. Kontrolle ohne vorausgegangene Zielsetzung ist Unsinn. Zielsetzung ohne Kontrolle aber auch.

Praxis

Ihre Zielplanung

Beantworten Sie folgende Fragen zur Zielplanung:

  • Welche privaten und beruflichen Ziele verfolgen Sie langfristig?
  • Welche privaten und beruflichen Ziele verfolgen Sie mittelfristig?
  • Welche privaten und beruflichen Ziele verfolgen Sie kurzfristig?

Schreiben Sie alle Ziele auf, die Ihnen beruflich und privat besonders wichtig sind. So bekommen Sie einen guten Überblick und können besser einschätzen:

  • Ist die Zielplanung realistisch?

Ihre Aufgabenplanung

Legen Sie nun die Liste der Ziele verdeckt beiseite und wenden Sie Ihren Blick auf Ihre tägliche Arbeit:

  • Womit beschäftigen Sie sich aktuell den ganzen Tag? Welche Tätigkeiten haben Sie in den letzten Tagen gemacht?
  • Welche Aufgaben und Tätigkeiten müssen Sie in den nächsten Tagen und Wochen erledigen? Welche müssen bis zum Jahresende erfüllt werden?

Nehmen Sie dazu Ihre ausgefüllte Vorlage „Tagesplanung” zur Hand oder füllen Sie die folgende Vorlage für mehrere Tage aus.

Ziele und Aufgaben für die Zeitplanung vergleichen

Schreiben Sie jede Tätigkeit oder Aufgabe auf ein eigenes Post-It. Nehmen Sie nun Ihren Aufgabenplan zur Hand:

  • In welchem Maße haben die Tätigkeiten, die Sie heute oder diese Woche ausgeführt haben, zu Ihren wichtigen Aufgaben und Projekten beigetragen?
  • Ordnen Sie die Aufgaben zu, indem Sie die Post-Its zur jeweiligen Aufgabe oder Projekt kleben.

Legen Sie jetzt nun die Vorlage zu Ihrer Zielplanung daneben:

  • Welche Tätigkeiten gehören zu welchem Ziel?
  • Tun Sie für die wichtigen Ziele auch soviel, wie sie eigentlich wollen?
  • Beschäftigen Sie sich viel mit eher unwichtigen Dingen, die diesen Zeitaufwand nicht Wert sind?

Falls die Verteilung Ihrer Tätigkeiten nicht der in den Zielen geforderten Verteilung entspricht, haben Sie jetzt die Chance die Dinge neu anzugehen!

Nehmen Sie nun Ihre Vorlagen für die Ziel- und Aufgabenplanung zur Hand und schreiben Sie auf:

  • Welche Überschriften ergeben sich aus Zielplanung und Aufgabenplanung?

Die detaillierte Zeitplanung ist nur dann sinnvoll, wenn Sie Ihre notierten Aufgaben und Ziele für die richtigen halten. Revidieren Sie deshalb gegebenenfalls:

  • Stehen Ihre endgültigen Hauptaufgaben und Aufgabenpakete fest?

Wenn Sie die oben genannten Aspekte verabschiedet haben, können Sie sich der Erfolgsmessung widmen. Überlegen Sie dazu und machen Sie sich Notizen:

  • Nach welchen Kriterien können Sie Erfolg oder Misserfolg der Aktion bewerten?
  • Können Sie diese Kriterien auch schon im Arbeitsverlauf kontrollieren?
  • Wie könnte eventuell die Korrektur der Zielsetzung und der Zeitplanung aussehen?
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