Engel-Ortlieb, DorotheaPerfekt im Office: Moderne Büroorganisation für Profis

Eine Hilfe für alle, die ihren Arbeitsplatz (das Büro) besser organisieren wollen – ein Muss nicht nur für Sekretariat und Teamassistenz. Schritt für Schritt, klar und übersichtlich erläutert die Expertin für Büroorganisation, wie Aufgaben erledigt, Wiedervorlagen gepflegt und Ablagen geführt werden. Leser bekommen zahlreiche Tipps und Vorlagen, die sich direkt umsetzen lassen.

2008, Frankfurt: Redline Wirtschaft, 3. aktualisierte und erweiterte Auflage, 183 Seiten.
ISBN-10: 3636016008
ISBN-13: 9783636016003
Rezensiert von: Redaktion business-wissen.de

 mit 5 von 5 Punkten bewertet

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Schlagwort: Arbeitsgestaltung

Ein aufgeräumtes und perfekt organisiertes Büro ist Gold wert. Aus diesem Grund kann man das Buch von Dorothea Engel-Ortlieb gar nicht oft genug hervorheben. Es gibt wohl kaum ein besseres Buch zu diesem Thema, denn es zeigt systematisch und sehr praktisch auf, wie man das Büro perfekt organisiert. Die Autorin hält sich nie lange mit Allgemeinheiten auf, sondern gibt konkrete Anweisungen, wie man Akten ablegt, Terminpläne organisiert, Sitzungen durchführt und dokumentiert und vieles mehr.

Die Autorin vereinigt zwei Stärken in ihrer Person: Zum einen kennt sie die Praxis aus vielen Jahren Sekretariatsarbeit; zum anderen kann sie sehr strukturiert und systematisch denken aufgrund ihrer Tätigkeit als Wissenschaftlerin. Diese zwei Aspekte sind für eine professionelle Büroorganisation sehr hilfreich. Und sie machen das Buch sehr übersichtlich und nützlich.

Es ist voll von Werkzeugen und Tipps, um ein Büro richtig zu organisieren. Trotz der vielen unvorhergesehenen Aufgaben, die Büroarbeit gerade kennzeichnet, schafft es Ruhe und Stressfreiheit. Hier eine Auswahl der praktischen Inhalte:

• Unterscheiden Sie zwischen dynamischen und statischen Akten: Alles dynamische muss jederzeit im direkten Zugriff sein, da Sie es mehrmals täglich benötigen. Alles statische soll abgelegt sein.
• Gestalten Sie Ihren Arbeitsplatz angenehm, sodass er Ihnen gefällt. Ihr Termin- und Aufgabenplaner sollte immer einsehbar sein.
• Posteingang: Nehmen Sie sich jeden Tag eine feste Zeit, um sämtlichen Posteingang zu bearbeiten. Das sind Briefe, Unterlagen von Kolleginnen und Kollegen, e-Mails, Faxe etc. Entscheiden Sie sich für jeden Vorgang in maximal fünf Minuten: wegwerfen, weitergeben, sofort bearbeiten oder auf Termin legen? Wenn Sie sich nicht entscheiden können, geben Sie sich eine feste Frist. Was bis dahin nicht bearbeitet beziehungsweise entschieden wurde, kommt weg.
• Terminplanung: Tragen Sie regelmäßige Termine sofort ein. Sie geben das verfügbare Planungsraster vor. Schlagen Sie für Terminabsprachen immer zwei Termine vor. Beachten Sie, dass sich mit der Terminplanung keine Aufgabenplanung machen lässt.
• Aufgabenplanung: Hier schlägt die Autorin die ALPEN-Methode vor: Aufschreiben, Listen der Länge (Dauer); Planen von Pufferzeiten; Entscheiden nach Prioritäten, Nutzen der Nachkontrolle. Befassen Sie sich regelmäßig, mehrmals täglich mit Ihrem Termin- und Aufgabenplaner. Machen Sie Änderungen, wenn die Situation es erfordert. Planen Sie den nächsten Tag am Vorabend.
• Störungsmanagement: Analysieren Sie Ihre Störungen durch Aufschreiben über drei Wochen hinweg. Wann wird meistens gestört? Wer stört? Gibt es störungsfreie Zeiten? Prüfen Sie, welche Abhilfe Sie leisten können? Manchmal hilft ein freundliches Nein-Sagen.
• Selbstmanagement: Überdenken Sie sich und Ihre Arbeit. Was liegt Ihnen, was nicht? Was schieben Sie immer wieder auf? Wo sind Sie fleißig, ohne entsprechenden Erfolg zu haben? Was können nur Sie – glauben Sie? Machen Sie einen Zielplan: Was wollen Sie in diesem Jahr, diesem Monat, diese Woche, heute erreichen? Schreiben Sie sich diese Ziele auf.
• Abwesenheitsplanung: Legen Sie ein Organisationshandbuch an für die Zeit, wenn Sie nicht anwesend sind. Dann findet sich Ihre Vertretung sofort zurecht. Schreiben Sie das Handbuch so, als müssten Sie alles genau erklären. Sie werden merken, dass Sie dabei auch Ihre eigene Arbeit reflektieren und Verbesserungspotenzial entdecken.
• Sitzungen, Meetings, Konferenzen: Nutzen Sie für die Planung Checklisten.
• Briefe schreiben: Finden Sie Ihren eigenen Stil, schreiben Sie freundlich, persönlich und lebendig. Sie haben es mit Kunden und Partnern zu tun, nicht mit Antragstellern.
• Ablage: Hier gibt es zahlreiche Systeme, die alle ihre jeweiligen Vor- und Nachteile haben. Wichtig ist: einfache und klare Struktur, gutes Inhaltsverzeichnis, schneller Zugriff für alle, die die Unterlagen benötigen. Ordnungsprinzipien können sein: Zeit, Nummern, Alphabet, Stichworte. Im Buch finden Sie praktische Beispiele und eine Checkliste.

Dies sind nur ein paar der Tipps und Tricks. Da hier nicht der Platz ist, um alle aufzuzählen, wirkt es unvollständig und vereinfachend. Im Buch finden Sie eine Reihe von Fragelisten, die für einen ersten Selbstcheck hilfreich sind, sowie Vorlagen für die tägliche Arbeit. Die Autorin argumentiert oft vor dem Hintergrund von Microsoft Outlook. Wenn Sie mit diesem Programm arbeiten, können Sie viele Tipps direkt übernehmen.

Die Autorin ergänzt das Buch um hilfreiche Tipps für die informationstechnische Unterstützung der Büroarbeit. Ausführlich beschreibt sie, wie man Microsoft Outlook und Lotus Notes effektiv für die Büroarbeit einsetzt, wie man E-Mails nutzt (und richtig schreibt) und wie man Dokumenten-Management betreibt. Hier erläutert sie insbesondere die rechtlichen Anforderungen an die Archivierung von elektronischen Dokumenten, wie sie gesetzlich, vor allem steuerrechtlich vorgeschrieben sind.

Im Kapitel "Qualitätsoffice" weist die Autorin über die eigene Büroarbeit hinaus und zeigt, wie diese in unternehmensweite Prozesse eingebunden werden kann und welche Rolle das Office-Management dabei übernehmen kann.