Arbeitsorganisation verbessern11 Tipps für mehr Effizienz am Arbeitsplatz

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Viele klagen über Zeitmangel und Überlastung. Andere tun nicht mehr als absolut notwendig – und erledigen effizient ihre Aufgaben.
erschienen: 30.03.2016
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Nutzen Sie das Telefon

E-Mails führen häufig zu Rückfragen und mehreren Kommunikationsschleifen, bis ein Vorgang endgültig beendet ist. Warum nicht gleich zum Telefonhörer greifen und die Sache in einem „Aufwasch“ erledigen? Das Telefon ist als direktes Kommunikationsinstrument besonders nützlich, weil man damit Vorgänge nachhaltig besprechen, Fragen sofort klären und Missverständnisse vermeiden kann. Suchen Sie deshalb bei Problemen den telefonischen Kontakt und setzen Sie sich dabei immer das Ziel, den Vorgang endgültig abzuschließen.

Räumen Sie den Schreibtisch leer

Viele Menschen verbringend verblüffend viel Zeit damit, verlegte Unterlagen und Notizen zu suchen. Räumen Sie jeden Abend Ihren Schreibtisch auf – das sind meist nur wenige Minuten pro Tag, mit denen Sie aber Ihre Suchzeit während des nächsten Arbeitstages erheblich verringern. Verteidigen Sie Ihren leeren Schreibtisch vehement: Will jemand etwas darauf ablegen, fragen Sie sofort nach, was damit zu tun ist und wofür Sie die Unterlagen brauchen. Damit wird Ihr Schreibtisch in puncto Ablagefläche für alle zur Tabuzone.

Vermeiden Sie auch jede Form von Überfluss, vor allem bei Papier. Drucken Sie nur das aus, was Sie sofort weiter geben oder ablegen können. Alles andere genügt in der Regel als Datei. Ein weiterer Punkt, auf den Sie achten sollten, ist das Büromaterial. Bestellen Sie nie mehr, als Sie voraussichtlich benötigen. Sorgen Sie dafür, dass Sie die wichtigen Materialien in Griffweite haben: Was Sie häufiger benutzen, ist in der obersten Schublade. Was wenig genutzt wird, kann weiter nach unten wandern.

Bitten Sie um Hilfe

Effiziente Menschen haben keinen „Selbermach-Komplex“. Folgen Sie deren Beispiel und binden Sie Ihre Umgebung so weit wie möglich in Ihre Abläufe mit ein. Taucht eine neue Aufgabe auf, fragen Sie sich zuerst: Könnte das nicht besser jemand anderes erledigen? Wenn ja, delegieren Sie die Aufgabe. Ist das nicht möglich, prüfen Sie, ob Sie sich bei Teilaufgaben helfen lassen können. Beispiele dafür sind die Beschaffung von Unterlagen, Recherchieren von Informationen und Erstellen von Präsentationen. Alles, was Sie nicht selbst erledigen müssen, spart Zeit.

Bearbeiten Sie Aufgaben in der richtigen Reihenfolge

Der Normalfall ist fast immer, dass mehr zu tun ist, als man eigentlich schaffen kann. Ihr erstes Bestreben sollte also sein, Aufgaben überhaupt nicht zu erledigen. Das klappt meist bei allen, die weder wichtig noch an einen dringenden Termin gebunden sind. Solche Aufgaben streichen Sie einfach, und wenn Ihre Einschätzung richtig war, wird das niemanden interessieren.

Am anderen Ende der Skala befindet sich jene Sorte von Aufgaben, die „brennen“, wie man so schön sagt. Anders ausgedrückt: Sie sind wichtig und dringend, weil sie zu einem nahen und festen Termin gehören. Damit haben sie absolute Priorität und müssen sofort in Angriff genommen werden.

Und dann gibt es noch die Grauzone, in der sich jene Aufgaben befinden, die zwar keinen festen Termin haben, aber dennoch wichtig sind oder erledigt werden müssen. Dazu gehört zum Beispiel, neue Produkte und Leistungen zu entwickeln, die Anfrage einer Kollegin beantworten oder eine Neukundenaktion zu starten. Die Gefahr ist: Solche Aufgaben gehen häufig im Tagesgeschäft unter.

Dem begegnen Sie, indem Sie die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben in mehrere Teilaufgaben zerlegen und jeden Tag oder jede Woche eine davon erledigen. Geben Sie diesen Teilaufgaben deshalb auch einen Termin, an dem Sie die Aufgabe bearbeiten werden. Eine andere Möglichkeit ist es, Zeitdruck zu erzeugen, zum Beispiel durch die Einberufung einer Projektgruppe mit einem festen Starttermin.

Fragen Sie nach und schaffen Sie Klarheit

Kennen Sie das? Meetings ohne Ergebnisse, Gespräche ohne Inhalte und widersprüchliche Anweisungen, alles Kennzeichen von ineffizienter Arbeit. Beobachten Sie dagegen effizient arbeitende Menschen und kopieren Sie deren Verhalten: Gehen Sie jedem Sachverhalt so lange auf den Grund, bis sie ihn verstanden haben. Haken Sie in Gesprächen nach, wenn Sie etwas nicht verstehen. Damit verbessern Sie Ihren Wissensstand, und niemand wird sich trauen, Ihnen Halbwissen oder Fragwürdiges zu übermitteln – zu groß ist die Gefahr, von Ihnen durch konkretisierende Nachfragen bloßgestellt zu werden.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass etwas nicht klar ist, klären Sie es bei nächster Gelegenheit, indem Sie zum Beispiel in einem Meeting fragen: „Der Stand ist doch, dass wir am Montag mit der neuen Software online gehen. Oder habe ich da etwas falsch verstanden?“ Mit dieser einfachen Feststellung holen Sie alle aus der Deckung, die den für sie eventuell unangenehmen Sachverhalt verschwiegen haben. So klären Sie die Situation.

Folgen Sie dem technischen Fortschritt langsam

Beobachten Sie einmal bei der nächsten Besprechung oder bei einem Seminar wichtige Führungskräfte. Häufig verwenden diese noch ältere Mobiltelefone und für die Abfrage Ihrer E-Mails den Laptop. Warum? Weil eingeführte Technologien zuverlässig funktionieren und einfach zu bedienen sind. Vermeiden Sie deshalb die neuesten technologischen Innovationen.

Erst wenn die „Kinderkrankheiten“ ausgemerzt sind, steigen Sie mit der zweiten Welle ein. Sie sparen damit viel Zeit für eine ansonsten notwendige intensive Beratung. Stattdessen warten Sie einfach ab, was sich im Markt oder in Ihrem Unternehmen durchsetzt, und setzen dann auf diesen Trend. Aufgrund der hohen Zuverlässigkeit und des dann meist besseren Bedienungskomforts können Sie den Vorsprung der Innovatoren der ersten Welle schnell aufholen.

Nutzen Sie Muster, Vorlagen und Checklisten

Es genügt meist, etwas einmal zu entwickeln und diese Vorlage – eventuell mit Anpassungen – immer wieder zu benutzen. Greifen Sie deshalb bei Ihren Aufgaben auf vorhandene Muster, Vorlagen und Checklisten zurück. So gibt es Personen, denen Sie häufiger Briefe schreiben als anderen. Speichern Sie sich für solche Fälle Musterbriefe direkt auf dem Desktop, im „Schnellzugriff” oder unter „Favoriten” ab, damit Sie diese immer wieder mit wenig Aufwand finden und anpassen können.

Als Muster können Sie aber auch Abläufe nehmen, die in der Vergangenheit gut funktioniert haben. Wenn Sie zum Beispiel einen Mitarbeiter erfolgreich mit einer schwierigen Recherche beauftragt haben – warum soll das nicht ein zweites Mal wieder klappen? Wenden Sie das gleiche Prinzip auf Teams, Lieferanten, Dienstleister und ähnliches mehr an – Sie sparen sich dadurch viel Suchzeit und kommen auf effiziente Weise zu guten Ergebnissen.

Starten Sie den Tag mit einem Plan

In vielen Fällen werden Sie sich für Ihren Arbeitstag mehr vorgenommen haben, als Sie dann wirklich bewältigen können. Denn schnell kommen Anfragen und E-Mails, die Sie beantworten sollen, und Unterbrechungen werfen Ihren Plan über den Haufen. Trotzdem sollten Sie sich mit Arbeitsbeginn ein paar Minuten Zeit nehmen und notieren: Was muss heute unbedingt erledigt werden? In welcher Sache will ich heute vorankommen?

Notieren Sie die wichtigsten unerledigten Aufgaben und strukturieren Sie diese: Beginnen Sie mit denen, die besonders wichtig sind, die überschaubar sind oder die sich ohne Abstimmung mit anderen erledigen lassen. Weitere Aufgaben delegieren Sie oder erledigen Sie später am Tag – idealerweise im Block, wo das möglich und sinnvoll ist. Strukturieren Sie so grob Ihren Arbeitstag, planen Sie Zeit für Ungeplantes ein und haken Sie Erledigtes ab.

Achten Sie auf Pünktlichkeit

Es ist immer wieder ärgerlich, wenn Meetings später als geplant starten, weil die Anwesenden auf andere warten müssen. Wenn das Meeting für 11 Uhr angesetzt ist, dann muss es auch zu diesem Zeitpunkt beginnen. Gewöhnen Sie sich an, fünf Minuten vorher da zu sein. Dann sind Sie in jedem Fall pünktlich und können die Zeit nutzen, um sich auf das Gespräch einzustellen und Ihre Unterlagen zu sortieren.

Genauso sollte das Meeting dann enden, wann es laut Tagesordnung und Einladung vorgesehen ist. Eine Besprechungsleitung, die das Meeting um eine halbe Stunde überzieht, bringt den Terminplan aller Anwesenden durcheinander. Folgetermine können nicht eingehalten werden. Wenn Sie den Eindruck haben, dass die Themen bis zum geplanten Ende nicht alle bearbeitet werden können, fragen Sie 15 Minuten vor dem Ende: Wie gehen wir mit der knappen Zeit heute um?

Als Chef oder Chefin sollten Sie Ihren Mitarbeitern ein Vorbild an Pünktlichkeit sein. Damit Ihnen das gelingt, sollten Sie ausreichend viel Zeit für unvorhergesehene Termine und Anrufe blockieren. Dadurch kommen Sie nicht in Versuchung, zu viele Meetings und Termine an einem Tag zu haben. Pufferzeiten zwischen Terminen helfen, dass sich eine einzelne Zeitüberschreitung nicht gleich auf alle übrigen Termine am Tag auswirkt.

Optimieren Sie die E-Mail-Kommunikation

Viele nutzen einen wesentlichen Vorteil von E-Mails gar nicht: Man ist im Gegensatz zu Telefonanrufen nicht gezwungen, sie sofort zu bearbeiten. Die wichtigste Regel dafür ist: Schalten Sie jede Form von Benachrichtigung aus, die zeigt, dass Sie gerade eine neue E-Mail erhalten haben. Denn das Piepen oder Aufblinken einer Meldung „Sie haben eine neue Nachricht” ist Störfaktor Nummer 1 im Arbeitsalltag.

Gewöhnen Sie sich deshalb an, Ihre E-Mails nicht mehr als drei- oder vier Mal am Tag abzurufen. Dadurch vermeiden Sie es, dass Sie ständig in Ihrer Arbeit unterbrochen werden. Auch Ihre Kollegen erziehen Sie dadurch, dass die wirklich dringenden und wichtigen Angelegenheiten nicht mehr über E-Mail geschickt, sondern gleich telefonisch oder persönlich vorgebracht werden. Gleichzeitig lassen Sie Ihren Kollegen einige Stunden Zeit, um auf Ihre E-Mail zu reagieren.

Erstellen Sie ein Experten-Netzwerk

Die Arbeitswelt mit allen Regeln, Gesetzen und Vorgaben wird immer komplizierter, und die Fallstricke immer vielfältiger. Das eigene Fachgebiet zu überblicken, ist bei der ganzen Informationsflut kaum noch möglich. Auch wenn Sie sich selbst auf dem Laufenden halten, können Sie nicht alles wissen. Entwickeln Sie deshalb systematisch, und nicht zufällig, ein Expertennetzwerk: Schreiben Sie sich eine Liste mit Themen (spezielle Fachthemen, Computer, interne Organisation, Arbeitsrecht, Vertragsrecht, Personal) und notieren Sie sich die Experten, die Sie schon kennen und die sich im jeweiligen Gebiet sehr gut auskennen. Versuchen Sie dann nach und nach, bestehende Lücken zu füllen und damit für jede schwierige Situation einen kompetenten Ansprechpartner zu haben.

Umsetzung

Auch wenn es manchmal so aussieht: Effizient sein heißt nicht immer, den leichtesten Weg zu gehen. Investieren Sie Zeit, um Ihr eigenes Know-how zu verbessern. Arbeiten Sie sich beispielsweise intensiv in die Software ein, die Sie regelmäßig nutzen (E-Mail-Programm, Textverarbeitung, Planungssoftware). Legen Sie dabei die Schwerpunkte so, dass Sie anschließend einen möglichst großen Effizienzgewinn mithilfe der Technik erzielen können. Investieren Sie auch Zeit, um Muster, Vorlagen und Checklisten zu entwickeln. Einmal erstellt, können Sie diese immer wieder nutzen. Schärfen Sie die Säge, bevor Sie mit stumpfem Sägeblatt mühevoll dicke Bretter sägen.

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Über den Autor
Martin Buttenmüller

Martin Buttenmüller ist Geschäftsführer der Agentur Redaktion Buttenmüller sowie Autor und Journalist für Themen aus dem Bereich Unternehmensführung. Er entwickelte die Agentur zum Publishing-Dienstleister für Verlage und Unternehmen und erweiterte das Portfolio um klassische Pressearbeit. Heute ist die Agentur Komplett-Anbieter für Unternehmenskommunikation.

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