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Messeplanung

Wie Sie Ihre Teilnahme an einer Messe planen, vorbereiten und nachbereiten und worauf Sie bei der Messe achten müssen. Mit Vorlagen und Formularen zur Messeplanung, Kalkulation und Durchführung sowie einem ausführlich fertigen Messekonzept (Musterbeispiel).

Beschreibung

Die Messeteilnahme ist für viele Unternehmen das zentrale Marketinginstrument, um neue Produkte bekannt zu machen und neue Kunden zu finden. Es ist aber auch eine sehr teure Form von Marketing und Vertrieb. Deshalb muss jeder Messeauftritt minutiös geplant und vorbereitet, professionell durchgeführt und systematisch nachbereitet werden. In diesem Handbuch-Kapitel werden diese Schritte der Messeplanung im Einzelnen erläutert.

Im ersten Schritt der Messeplanung muss geprüft und entschieden werden, ob ein Messeauftritt möglich und wirtschaftlich ist. Dazu können Sie mit der Vorlage Ziele der Messeteilnahme mit W-Fragen klären prüfen, ob Sie Ihre Ziele mit einer Messe erreichen können. Außerdem bewerten Sie mögliche Messeangebote mit der Excel-Vorlage Messeteilnahme bewerten. Und Sie schätzen die Kosten der Messeteilnahme ab und können so prüfen, ob sie im Rahmen des Budgets liegen.

Zur Messeplanung und Vorbereitung der Messe sind eine Fülle von Aktivitäten notwendig. Jede Messeteilnahme ist ein Projekt und muss wie ein solches bearbeitet werden. Mit der Vorlage Aktionsplan und Zeitplan für die Messe erstellen halten Sie alle Aufgaben für die Messeplanung fest und haben diese immer im Blick.

Entscheidend für den Messeerfolg ist, dass Sie Ihre Messeteilnahme bei Ihrer Zielgruppe bekannt machen und dafür werben. In der Vorlage Werbeziele und Werbemittel zur Messeteilnahme erkennen Sie, was Sie tun können und sollten und wie Sie Ihre Zielgruppe im Vorfeld ansprechen, damit diese zur Messe und zu Ihrem Messestand kommen.

Während der eigentlichen Messezeit müssen Sie jeden Tag ein morgendliches Briefing mit der Standbesatzung durchführen und den Einsatzplan für den Tag erstellen; auch das ist Teil der Messeplanung. Dazu finden Sie hier entsprechende Vorlagen. Entscheidend ist, dass Sie Ihre Besucher gezielt und wirkungsvoll ansprechen – und in kürzester Zeit Interesse für Ihr Unternehmen wecken. Nutzen Sie dazu die Vorlage Drei-Minuten-Erklärung. Jedes Gespräch muss protokolliert werden, was Sie mit Hilfe eines Formulars tun können.

Schließlich müssen Sie nach der Messe Ihre Ergebnisse und Erkenntnisse verarbeiten. Führen Sie ein Review durch mit Hilfe der Vorlage Frageliste zur Problemerkennung. Und planen Sie Maßnahmen, Aufgaben und Projekte, damit aus Ihren Messekontakten ein erfolgreiches Geschäft für Ihr Unternehmen wird und Sie Ihre Messeziele erreichen. Nutzen Sie dafür die Vorlage Auftragsplanung und Aufgabenplanung.

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