Zweck klären: Wofür braucht es eine Personalplanung?

Die meisten Unternehmen brauchen Menschen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um Produkte herzustellen und zu verkaufen oder um Dienstleistungen zu erbringen. Diese Menschen sind nicht für immer und ewig im Unternehmen. Manche gehen in Pension, andere in Elternzeit und wieder andere wechseln zu einem anderen Arbeitgeber.

Wenn das Unternehmen erfolgreich ist, braucht es zusätzliches Personal. Neue Aufgaben sind zu bewältigen, Stellen werden geschaffen, eine Niederlassung im Ausland gegründet. Immer braucht es neues Personal.

Der Personalbestand ist also immer dynamisch und verändert sich. Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Sie in Ihrem Unternehmen dennoch genau die Menschen haben, die Sie brauchen, dann müssen Sie Personal langfristig planen.

Was genau wird beim Personal geplant?

Bei der Personalplanung geht es insbesondere um die Zahl der Beschäftigten im Unternehmen oder einem Bereich sowie um die Qualifikation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Personalplanung umfasst deshalb folgende Aufgaben:

  • den benötigten Umfang an Personalkapazität ermitteln
  • den Zeitpunkt oder Zeitraum des Personalbedarfs ermitteln (zum Beispiel bei Saisongeschäft)
  • die notwendigen Qualifikationen und Kompetenzen der Mitarbeitenden kennen
  • zu wissen, welche Personalkompetenzen und wie viel Personalkapazität an welchem Ort (Betriebsstätte, Niederlassung) und in welcher Abteilung benötigt wird

Das wesentliche Ziel der Personalplanung ist demnach: Im Unternehmen sollen jederzeit und an jedem Ort genau so viele Mitarbeitende mit den benötigten Kompetenzen verfügbar sein, wie gebraucht werden, um die Aufgaben zu erfüllen.

Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeitenden

Die Personalplanung kann nicht losgelöst von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erfolgen. Denn sie lassen sich nicht beliebig von einem Ort an den anderen versetzen, wenn sich der Personalbedarf ändert. Zudem haben die Beschäftigten Anforderungen an Arbeitszeit und Arbeitsbedingungen. Manche wollen Teilzeitarbeit, andere flexible Arbeitszeiten.

Zudem regelt der Gesetzgeber, wer im Unternehmen wann und wie viel arbeiten darf. Und Betriebs- und Personalräte haben dabei ein Mitspracherecht.

Dies macht die Personalplanung komplexer und anspruchsvoller. Zur langfristigen und strategischen Personalplanung muss eine kurzfristige Personalplanung kommen, die für manche Zwecke sogar stundengenau sein muss.

Interne und externe Rahmenbedingungen für die Personalplanung

Schließlich spielen unternehmensinterne und externe Rahmenbedingungen eine wichtige Rolle bei der Zielplanung. Sie stecken den Gestaltungsbereich ab und müssen beachtet werden. Folgende Einflussfelder können dabei wichtig sein:

  • gesellschaftliche Werte und Wertewandel
  • demografische Entwicklung
  • politische Rahmenbedingungen mit Arbeitsrecht, Steuerpolitik, Arbeitsmarktpolitik, Einwanderungsrecht
  • technologische Entwicklung und technische Infrastruktur im Unternehmen
  • Markt und Wettbewerb, Attraktivität anderer Arbeitgeber
Praxis

Personalwirtschaftliche Ziele bestimmen und gewichten

Grundlage der Personalplanung sind die personalwirtschaftlichen Ziele, die Sie in Ihrem Unternehmen verfolgen: Was wollen Sie mit Ihrem Personal und für Ihr Personal erreichen?

Unterscheiden Sie folgende Zielbereiche.

Wirtschaftliche Ziele:

  • Unternehmenswachstum durch Personalbestand sicherstellen
  • Personalkosten reduzieren
  • Mitarbeiterkompetenz an neue Aufgaben anpassen (Beispiel Digitalisierung)
  • Krankenquote senken

Organisationsziele:

  • Erreichbarkeit für Kunden sicherstellen
  • Homeoffice ermöglichen
  • Personaleinsatz flexibilisieren
  • Qualifikation von Mitarbeitenden verbessern

Soziale Ziele:

  • flexible Arbeitszeiten ermöglichen
  • Arbeitsschutz verbessern
  • Altersteilzeit, Pflegezeit, Sabbaticals anbieten
  • Entlohnung fair und transparent gestalten

Halten Sie in der folgenden Vorlage fest, welche personalwirtschaftlichen Ziele für Sie und Ihr Unternehmen wichtig sind. Bewerten Sie vor dem Hintergrund der Bedeutung der Ziele für die Mitarbeitenden und das Unternehmen, wie gut Sie diese Ziele erreichen. Eine mögliche Skala reicht von:

    – 10: Wir stehen ganz am Anfang.
    + 10: Das Ziel haben wir optimal erreicht.

Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeitenden erkennen

Mit dem folgenden Modell können Sie in Anlehnung an die Maslowsche Bedürfnispyramide die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schriftlich festhalten und bei der Zielplanung einbeziehen. Beispiele sind:

  • Weiterbildung
  • flexible Arbeitszeit
  • sicherer Arbeitsplatz
  • Aufstieg in eine höhere Gehaltsstufe
  • Übernahme von Führungsverantwortung
  • Teilzeitarbeit

Halten Sie in der folgenden Übersicht fest, welche Anforderungen und Erwartungen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben. Ordnen Sie diese Anforderungen und Erwartungen den unterschiedlichen Ebenen der Maslowschen Bedürfnispyramide zu.

Bewerten Sie dann, was Ihr Unternehmen mit Personalplanung und Personalentwicklung dafür bereits leistet. Zum Beispiel in der Form:

    – 10: Wir haben dazu keine Angebote.
    + 10: Wir erfüllen die Erwartungen der Mitarbeitenden perfekt.

Interne und externe Rahmenbedingungen beachten

Mit der folgenden Excel-Vorlage stellen Sie relevante Rahmenbedingungen für Ihre Personalplanung zusammen. Sie können die einzelnen Faktoren bewerten und daraus Ihre Anforderungen und Ziele sowie personalwirtschaftliche Maßnahmen ableiten.

Erfolge und Defizite der Personalplanung aufzeigen

Wenn Sie die Ziele der Personalplanung festlegen, müssen Sie regelmäßig prüfen, ob und inwiefern diese Ziele erreicht sind. Dazu definieren Sie Kennzahlen, die messen und sichtbar machen, wie die Ziele erreicht werden.

Mit der folgenden Excel-Vorlage können Sie unterschiedliche solcher Kennzahlen erfassen und die jeweiligen Istwerte zur Zielerreichung festhalten. Sie vergleichen dabei das vorige Jahr, die Zielvorgaben und die aktuellen Werte des laufenden Jahres und stellen den Verlauf und die Abweichungen in einem Diagramm dar.

Diese Diagramme können Sie direkt für Ihre Personalberichte nutzen.

Dazu im Management-Handbuch

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