Klar kommunizieren: Was ist der Anlass?
Vereinbaren Sie mit dem Mitarbeiter einen Termin für ein Feedback-Gespräch. Nennen Sie auf jeden Fall den Anlass (Halbjahresgespräch, ein bestimmter Vorfall). Ansonsten kann sich der Mitarbeiter nicht darauf vorbereiten. Wenn es einen bestimmten Grund dafür gibt, nennen Sie ihn, damit Ihr Mitarbeiter eine Chance bekommt, sich darauf vorzubereiten: „Ich beobachte seit einiger Zeit die Umsatzentwicklung in Ihrem Verkaufsgebiet und Ihren Arbeitseinsatz in den letzten Monaten. Hier habe ich einigen Klärungsbedarf.“ Wichtig: Lassen Sie sich nicht schon vorab in eine Diskussion, auf die Sie noch nicht vorbereitet sind, ziehen. Bestehen Sie darauf, dass ein Termin vereinbart wird.
Ziele klären: Was wäre das optimale Ergebnis?
Klären Sie für sich die Ziele, die Sie mit dem Feedback-Gespräch verfolgen. Dabei geht es zunächst um das allgemeine Ziel („Umsätze steigern“), das Sie dann in operationale Ziele umsetzen (der Mitarbeiter soll mehr Termine realisieren oder mit höherwertigen Produkten höhere Umsätze erzielen). Bedenken Sie jedoch vor dem Gespräch, dass der Mitarbeiter in der Regel näher an seinen Aufgaben drin ist als Sie es naturgemäß als Führungskraft sein können. Nehmen Sie sich deshalb vor, offen für die Vorschläge Ihres Gesprächspartners zu sein und konkrete Einwände ernst zu nehmen und nicht von vornherein als Ausflüchte zu klassifizieren.
Der Einstieg: Wertschätzung als Basis für ein gutes Ergebnis
Für Sie selbst mag es nur ein Feedbackgespräch von vielen sein. Für Ihren Mitarbeiter sind diese Minuten aber außerordentlich wichtig. Bringen Sie Ihrem Mitarbeiter deshalb Respekt entgegen und schaffen Sie eine konzentrierte Gesprächsatmosphäre: Die Annahme von Telefonanrufen und das Prüfen Ihres Mobiltelefons sollten genau so tabu sein wie Anfragen von eintretenden Mitarbeitern. Wenn Sie mit Unterlagen arbeiten möchten, haben Sie diese parat und müssen diese nicht erst hektisch suchen. Mit einem Satz: Ihr Mitarbeiter muss den Eindruck gewinnen, dass Ihnen das Gespräch genau so wichtig ist wie ihm selbst.
Beginnen Sie, in dem Sie den Anlass des Gesprächs noch einmal nennen und ihn erläutern: „Wir sind heute hier, weil ich Ihnen einmal Feedback über ... geben möchte.“ Hier sollte es eigentlich nur ein Nicken Ihres Gegenübers geben, weil Sie dies ja schon bei der Terminvereinbarung kommuniziert haben. Mit einem Dank drücken Sie noch einmal die Wertschätzung aus: „Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit nehmen. Ich weiß, dass Sie sehr viel zu tun haben. Aber ich glaube, dass wir einige Dinge klären und vielleicht auch ändern müssen.“
Ihr Standpunkt: Deutlich und klar
Loben Sie, wenn möglich, zunächst die wesentlichen Stärken des Mitarbeiters. „Ich sehe mit viel Freude, mit welchem Engagement Sie bei der Arbeit sind. Besonders der große Erfolg bei unserem Großkunden Schmitzmann ist eine tolle Sache.“ Dann kommen Sie zum eigentlichen Kern des Feedback-Gespräches: „Wo ich noch Verbesserungspotenzial sehe, ist die Zusammenarbeit mit Ihren direkten Kollegen.“
Konkretisieren Sie dann Ihre Beobachtungen: „Bei Ihrem letzten Urlaub habe ich bemerkt, dass Ihre Vertretung überhaupt nicht Bescheid wusste. Ich fragte auch andere im Team, niemand wusste so genau, wie der Stand bei Ihrer Arbeit war.“ Nennen Sie die negativen Folgen des Mitarbeiterverhaltens: „Wir mussten während Ihres Urlaubs bei mehreren Ihrer Kunden fragen, ob Lieferungen fällig sind. Das hat sicher keinen guten Eindruck gemacht.“
Der Dialog: Klären und Meinung bilden
Jetzt lassen Sie den Mitarbeiter zu Wort kommen. Stellen Sie dazu offene Fragen: „Wie sehen Sie die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen?“ oder „Was könnte man aus Ihrer Sicht verbessern?“ Versuchen Sie einen Konsens zu erzielen, dass etwas verbessert werden muss. Diskutieren Sie verschiedene Möglichkeiten. Im Beispiel könnte das eine verbesserte Übergabe bei Abwesenheit oder eine ausführlichere Dokumentation der Arbeit des Mitarbeiters sein. Schreiben Sie die Vereinbarungen auf. Das Dokument sollte vom Mitarbeiter und von Ihnen unterschrieben werden. Der Mitarbeiter erhält eine Kopie.
Das Finale: Vereinbarung und weitere Vorgehensweise
Vereinbaren Sie einen Termin, zu dem Sie sich erneut mit dem Mitarbeiter zu einem Feedbackgespräch treffen und Fortschritte in der Umsetzung analysieren. Verabschieden Sie den Mitarbeiter mit positiven Worten: „Sie werden sehen, dass die Umsetzung der Vereinbarungen viel bringen wird.“
Tipps, wie Ihr Feedback gut ankommt
- Halten Sie ein Feedback kurz, präzise, offen, ehrlich und immer konstruktiv ab.
- Führen Sie regelmäßig Feedbackgespräche durch und nicht nur dann, wenn es etwas zu kritisieren gibt.
- Nehmen Sie als Führungskraft eine Vorbildfunktion bezüglich der Art und Weise, wie Sie selber mit Kritik umgehen, wahr.
- Jede Beurteilung sollte sichtbare Folgen haben, zum Beispiel Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit.