Rückdelegation Wer macht für wen die Arbeit?

Viele Führungskräfte klagen darüber, dass sie wieder den ganzen Tag zu nichts gekommen sind. Was sie damit wahrscheinlich meinen: Sie haben die Tagesziele, die sie sich am Vorabend gesteckt haben, wieder einmal nicht erreicht. Der typische Arbeitsalltag einer Führungskraft ist davon geprägt, dass sie angesprochen oder angerufen wird und dass sie von einer Besprechung zur nächsten hetzt: Patchwork-Arbeit. Irgendwann erkennt sie, dass andere ihren Zeitplan bestimmen und ihre Aufgabenliste lang und länger werden lassen. Und oft sind das die eigenen Mitarbeiter, die doch eigentlich dafür da sind, ihrem Chef Arbeit abzunehmen.

Das geht so: Der Vorgesetzte ist auf dem Weg zur nächsten Besprechung, als er einem Mitarbeiter begegnet und der ihn gleich anspricht: „Chef, wir haben da ein Problem.“ Der Mitarbeiter schildert kurz, womit er vermeintlich nicht weiter kommt. Gerade so viel, dass sein Chef weiß, worum es geht, aber auch so wenig, dass die Lösung nicht offensichtlich ist. Deshalb sagt der Vorgesetzte: „Ich kümmere mich darum.“ Und schon ist dem Mitarbeiter gelungen, was jeder Führungskraft das Leben so schwer macht: Rückdelegation.

Schon vor über 35 Jahren haben William Oncken und Donald L. Wass dieses Phänomen als ein Kernproblem des Zeitmanagements für Führungskräfte erkannt und beschrieben. Ihre Kernfrage lautet: Warum leiden Manager meistens unter Zeitmangel, während ihren Mitarbeitern die Arbeit ausgeht? Antworten dazu veröffentlichten sie in der Zeitschrift Harvard Business Review im November 1974 mit ihrem Beitrag „Management Time: Who’s Got the Monkey“. Dieser Artikel gehört zu den zwei am häufigsten verkauften Nachdrucken der Zeitschrift.

Um zu verdeutlichen, was sie mit Rückdelegation meinen, haben Oncken und Wass die typischen Aufgaben, um die es dabei geht, mit dem Bild eines Affen beschrieben. Wer gerade an einer Aufgabe arbeitet und wer verantwortlich dafür ist, dass es mit ihr voran geht, der trägt den entsprechenden „Affen“. Er muss ihn pflegen und füttern. Wem das zuviel wird, der versucht ihn loszuwerden; sehr oft an den eigenen Chef. Wenn sich eine Führungskraft zu sehr um die Aufgaben ihrer Mitarbeiter kümmert und wenn sie sich deren Arbeit aufhalsen lässt, dann steckt sie im sogenannten „Monkey Business“.

Sie arbeitet fremdbestimmt und muss Arbeiten für die eigenen Mitarbeiter erledigen. Dabei sollte es doch eigentlich anders herum sein. Diese operativen Aufgaben nehmen immer mehr zu, man hat das Gefühl, dass es kein Ende gibt. Umgekehrt warten die Mitarbeiter auf ihren Chef, dass es endlich mal voran geht, dass sie eine Rückmeldung erhalten, wie weit er mit ihrer Aufgabe, dem Affen, gekommen ist. In ihren Augen ist er der Flaschenhals. Sie klagen: „Der Chef bekommt nichts geregelt, auf seinem Schreibtisch stapelt sich die Arbeit und wir kommen nicht voran. Wie hat der es nur zur Führungskraft gebracht?“

Da bleibt es nicht aus, dass der Vorgesetzte über kurz oder lang über seine Arbeitsbelastung klagt und die Aufgaben, die er eigentlich erledigen sollte, aus den Augen verliert.