Büro optimieren Bescheid wissen durch Organisation

Lernziele des Online-Kurses "Büro optimieren":

• Sie wissen wie ein professioneller Arbeitsplatz organisiert sein muss, damit Sie den Überblick behalten.
• Sie sind in der Lage, für Ihr Office ein einheitliches, gut strukturiertes Ablagesystem zu organisieren: Für Papier, für den Dateimanager, für die E-Mails.
• Sie erkennen die Wichtigkeit vorausschauender Termin- und Aufgabenplanung und können Störungen entgegen wirken.
• Sie kennen Methoden der Prozessoptimierung im Office. Das bringt beste Ergebnisse in kürzester Zeit.

Im Kurs lernen Sie, wie Sie die Methoden und Werkzeug auch im Rahmen von Microsoft OUTLOOK oder LOTUS NOTES einsetzen.

Diese Teilnehmer treffen sich im Kurs

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Fach- und Führungsebene, Selbstständige, Freiberufler, alle, die ihr Office professionell organisieren wollen.

Für den Online-Kurs haben wir die folgenden Inhalte für Sie zusammengestellt

Büroarbeit ist Informationsverarbeitung

Büros, so groß oder klein sie sein mögen, sind Orte der Informationsverarbeitung, ganz gleich, ob diese Informationen elektronisch, telefonisch oder auf Papier eingehen. Wird der Posteingang in Papier oder E-Mail nicht routiniert abgearbeitet, entsteht das bekannte Bürochaos. Das gleiche passiert, wenn die Arbeitsergebnisse nicht tagesfertig hinausgehen oder wenn die Ablage überquillt, weil dafür die Systematik fehlt. Büroarbeit benötigt Organisation, denn im Büro ist man niemals fertig: Einen Kollegen informieren kann 1 Stunde dauern - oder nur 5 Minuten, einen Bericht abfassen kann 3 Stunden dauern - oder nur 30 Minuten, wichtige Unterlagen heraussuchen kann einen ganzen Tag in Anspruch nehmen - oder 2 Minuten. Ein modernes, planvoll organisiertes Büro heißt Office.

Office organisieren

Jedes Office - für Dienstleistung oder Produktion, für Unternehmen oder Freiberufler, für Chef-Office oder Sekretariat - jedes Office hat vier Arbeitsbereiche (A1 - A4), die alle miteinander vernetzt sind:

• A1: Arbeitsplatz mit den dynamischen Akten
• A2: Ablage für die fertigen Vorgänge
• A3: Aufgaben, die zu Ihrem Job gehören
• A4: Abläufe im Team oder im Unternehmen

Schwerpunkte ergeben sich aus der individuellen Aufgabenstellung. Wer viel unterwegs ist, für den haben die dynamischen Akten einen hohen Stellenwert. Der Arbeitsplatz kann auch zu Hause im Home-Office stehen oder ganz auf den Laptop übergegangen sein. Wenn Sie im Team arbeiten, haben Aufgaben und Abläufe mehr Gewicht. Ohne eine gut strukturierte Ablage kommen Sie aber auch nicht aus. Veränderungen in einem Arbeitsbereich ziehen Veränderungen in den anderen Arbeitsbereichen nach sich.

Bescheid wissen durch Organisation

Die zunehmende Komplexität der Aufgaben, die Gleichzeitigkeit der Vorgänge, die Vielseitigkeit der Themen erschweren die Arbeit im Büro. Ein gut organisiertes Office schafft Entlastung durch:

• Einheitliche Office-Werkzeuge an jedem Arbeitsplatz
• Ein gut strukturiertes Ablagesystem für die fertigen Vorgänge
• Abgestimmte Termin- und Aufgabenplanung für den Arbeitstag
• Verbesserten Arbeitsfluss im Team oder im Unternehmen

So gelingt die Vorausplanung der Ereignisse, die Überschaubarkeit der Arbeitsschritte, die Verwertbarkeit der Ergebnisse. Das schafft Professionalität.

Das Programm des Online-Kurses

Im Online-Kurs lernen Sie, wie Sie Schritt für Schritt Ihr Office professionell organisieren. Bringen Sie Ihre persönliche Arbeitssituation und Ihre eigenen Erfahrungen mit ein und formulieren Sie Ihre Schwerpunkte. Das erwartet Sie:

1. In der ersten Woche dreht sich alles um den Arbeitsplatz, der professionell organisiert sein muss, damit der Schreibtisch leer bleibt. Diese Erkenntnisse übertragen Sie auf Ihren eigenen Arbeitsplatz. Sie lernen, wie Sie die 7 Office-Werkzeuge gekonnt einsetzen und strukturieren Ihre dynamischen Akten. Das funktioniert auch bei mehreren Jobs und unterschiedlichen Chefs. So behalten Sie den Überblick.
2. Die zweite Woche dient der Erarbeitung eines gut strukturierten Ablagesystems, das Sie auf Papier, Explorer und E-Mail anwenden können. Sie lernen wie Akten und Ordner inhaltlich strukturiert und äußerlich gestaltet werden können, um bei schnellem Zugriff auf die Unterlagen alles zu finden, und zwar für jeden im Team oder im Unternehmen. Sie berechnen Aufbewahrungsfristen und kennen die Grundlagen der elektronischen Archivierung und der elektronischen Signatur. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) schrecken Sie nicht mehr.
3. Die dritte Woche hat den Arbeitstag zum Thema. Sie lernen, wie Sie Fehlplanungen bei Aufgaben und Terminen vermeiden und wie Sie Termine und Aufgaben aufeinander abstimmen können, damit Sie nichts vergessen. Das geht besonders einfach mit elektronischen Zeitmanagement-Tools. Sie sehen Beispiele aus MS OUTLOOK, Lotus Notes und PALM Organizer. Sie können aber auch jedes andere System verwenden. Alle funktionieren auf die gleiche Weise, das ist Weltstandard. Nach der dritten Woche können Sie Störungen entgegenwirken und die Informationsflut der E-Mails managen. Und nicht zuletzt erfahren Sie wertvolle Tipps für Ihr Abwesenheitsmanagement.
4. In der vierten Woche geht es um die Verbesserung des Arbeitsflusses im Team oder im Unternehmen. Sie lernen Methoden der Prozessoptimierung für Posteingang, Meeting und Kommunikation. Diese verringern die Komplexität der Aufgaben, fördern den Arbeitsfluss und verkürzen den Zeitaufwand. So schaffen Sie die Voraussetzungen für beste Ergebnisse in kürzester Zeit.

Im Nachgang zum Online-Kurs haben Sie noch vier Wochen Zeit, um die gelungene Optimierung Ihres Büros zum modernen Office durch einen Ergebnis-Check absichern zu lassen.

Diese Materialien und Leistungen bekommen Sie

1. Einmal pro Woche einen Arbeitstext von rund zehn Seiten. Im Text sind die Inhalte der jeweiligen Woche beschrieben und die Werkzeuge und Methoden erläutert. Außerdem enthält der Text Anregungen und Fragen für Ihre Rückmeldung. Durch eine (kontroverse) Diskussion können Sie die Themen aus verschiedenen Sichtweisen erleben und Argumente für die Umsetzung im eigenen Unternehmen gewinnen. Dazu gibt es bei business-wissen.de ein eigenes Forum, wo wir unsere Beiträge austauschen.
2. Jede Woche Aufgaben und Arbeitsvorlagen zur schrittweisen Professionalisierung Ihres Büros. Die Ergebnisse stellen Sie in ein gemeinsames Kursverzeichnis ein. Sie können die Ergebnisse vergleichen und kommentieren. Die Kursleiterin gibt Ihnen Hinweise auf mögliche Verbesserungen und was zu beachten ist.
3. Anregungen, Fragestellungen aus Ihrem Unternehmen oder Ihrem persönlichen Erfahrungsbereich zu schildern und anhand der besprochenen Werkzeuge und Methoden zu bearbeiten. Damit lernen Sie, das theoretische Wissen gleich konkret anzuwenden. Wenn Sie sich zu Beginn des Kurses ein Fallbeispiel aus Ihrem Umfeld aussuchen, können Sie dieses über den Kurs hinweg kontinuierlich bearbeiten und das Ergebnis gleich umsetzen.

Anmeldung

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