Herausforderung Überblick und Synergien beim Multiprojektmanagement

Balance zwischen Intervention und Zurückhaltung

„Wenn die Projektlandschaft richtig geplant und erfolgreich gesteuert werden soll, dann muss das Multiprojektmanagement ein einflussreicher Faktor im Unternehmen sein.“

Das schreibt der Experte für Multiprojektmanagement Gero Lomnitz, Leiter des Instituts für praktische Psychologie und Organisationsberatung (IPO) in Köln in seinem Buch „Multiprojektmanagement“. Dabei macht er deutlich, dass der Multiprojektmanager bei allem Einfluss, den er haben soll, nicht beliebig in die Projekte eingreifen darf. Wichtig ist, dass die Rolle des Multiprojektmanagements klar beschrieben ist. Das heißt unter anderem:

• Aufgaben und Verantwortung von Multiprojektmanagern, Unternehmensleitung und Projektleitern müssen definiert und klar zugewiesen werden.
• Ziele und Aufgaben des Multiprojektmanagements müssen klar formuliert werden.
• Es muss festgelegt werden, ob das Multiprojektmanagement für alle oder nur für ausgewählte Projekte zuständig ist.
• Die organisatorische Einheit für das Multiprojektmanagement muss einen Namen erhalten.
• Der Multiprojektmanager braucht genügend Macht und Einfluss und soll von den Machtpromotoren entsprechend unterstützt werden.
• Der Multiprojektmanager muss die geeignete Qualifikation mitbringen.

Erfolgsfaktoren für das Multiprojektmanagement

Wer das Multiprojektmanagement gezielt einsetzen möchte, um sich einen besseren Überblick zu verschaffen, die strategische Planung und eine effiziente Steuerung seiner vielen Projekte zu verbessern, der sollte auf folgende Maßnahmen besonderes Augenmerk legen:

Projekt-Portfolios helfen bei der optimalen Nutzung von vorhandenen Ressourcen. Sie helfen, um eine gute Balance zu schaffen zwischen Laufzeit, Risiken, Größe und Anwendungsfelder der einzelnen Projekte.

Wichtig ist, dass die Abteilungen, die von den Projekten direkt oder indirekt betroffen sind, zwischen Projektteams und Abteilungen und zwischen den unterschiedlichen Projektteams selbst eine regelmäßige Abstimmung erfolgt.

Besonders wichtig für ein erfolgreiches Multiprojektmanagement ist die Informationsqualität. Dazu zählen:

• Aktualität der Informationen;
• Zuverlässigkeit der Informationen;
• Verständlichkeit der Informationen;
• Relevanz der Informationen.

Risiken beim Multiprojektmanagement

Trotz Multiprojektmanagement kann in der Projektlandschaft eines Unternehmens einiges schief laufen. Professor Gemünden und sein Forscherteam von der Technischen Universität Berlin haben in ihrem Forschungsprojekt solche Probleme identifiziert. So können:

• Projektideen verloren gehen,
• Selektionskriterien für Projekt undurchsichtig sein,
• Projekte an offiziellen Entscheidungswegen vorbeigeschleust werden,
• Synergiepotenziale unentdeckt bleiben,
• Projekte auf mit besonderen Prioritäten auf die Überholspur gesetzt werden.

Sie haben dafür ein Modell entwickelt, dass den Auswahl- und Durchführungsprozess von mehreren Projekten als Trichter beschreibt.