Kooperation initiieren Barrieren zwischen Teams abbauen und besser zusammenarbeiten

Globalisierung und Internet lassen die Menschen in den Unternehmen immer mehr zusammenrücken. Es scheint kaum noch Grenzen zu geben, wenn es darum geht, mit anderen zu kommunizieren, sich auszutauschen, zusammenzuarbeiten. Doch dieser erste Blick täuscht. Denn fast jeder weiß aus seinem Arbeitsumfeld, wie viele Barrieren es immer noch gibt. Manchmal scheinen sich die Gräben sogar noch vertieft zu haben, weil vieles komplexer geworden ist. Das verursacht Ängste und Unsicherheit bei vielen Mitarbeitern. Sie ziehen sich zurück und grenzen sich ab.

Die Folge: Die Zusammenarbeit zwischen Teams (und oft auch innerhalb der Teams) funktioniert nicht. Die Teammitglieder kommen mit ihrer Arbeit nicht voran, sie fühlen sich gebremst. Abläufe funktionieren nicht und sind nicht aufeinander abgestimmt. Informationen werden nicht weiter gegeben, die Teams beäugen sich misstrauisch. Die Mitarbeiter leisten weniger, als sie eigentlich könnten. Das Konfliktpotenzial steigt. Die meisten merken das und sind frustriert.

So entstehen mehr Barrieren, obwohl alle das Gegenteil predigen. Viele der Barrieren sind gar nicht so offensichtlich. Sie müssen identifiziert werden. Erst dann lassen sich diese Fragen beantworten: Wie lassen sich solche Abgrenzungen zwischen Teams und Abteilungen und das Unverständnis für die Belange der Lieferanten und Kunden überwinden? Wie können die Rahmenbedingungen für die tägliche Arbeit verbessert werden?

Chris Ernst und Donna Chrobot-Mason vom Center for Creative Leadership (Greensbori, North Carolina) und der University of Cincinnati sind diesen Fragen nachgegangen. Sie haben dafür Tausende von Managern befragt, um die wichtigen Barrieren zu identifizieren und mögliche Lösungen zu entwickeln, wie diese überwunden werden können. Ihre Erkenntnis: In der modernen Welt kommt es ganz besonders auf die Manager und Führungskräfte an, die in der Lage sind, diese Barrieren zu überwinden, Brücken zu schlagen und scheinbar Gegensätzliches zu verbinden. Im Englischen gibt es dafür den Begriff des Boundary Spanning.

Das macht das Leben der Teams in Unternehmen so schwer

Die Wissenschaftler haben fünf typische Barrieren entdeckt, die das Leben und Arbeiten zwischen Teams, Arbeitsgruppen und Abteilungen in Unternehmen schwer machen, die Abläufe bremsen und verzögern und die Kommunikation behindern. Dazu gehören:

• Hierarchien: Sie drückt sich in Organigrammen und der Zuordnung von Entscheidungsbefugnissen auf unterschiedlichen Hierarchiestufen aus. Je nach Größe des Unternehmens sind sie mal mehr, mal weniger stark ausgeprägt. Große Leitungsspannen, also Vorgesetzte, die viele Mitarbeiter haben, erschweren die Kommunikation genauso wie unklare Befugnisse und verschlungene Entscheidungswege. Die Teams und ihre Mitglieder wissen nicht so recht, wofür sie stehen und was sie dürfen.
• Abteilungsgrenzen: Es ist schon eine uralte Metapher, dass Abteilungen hinter Mauern sitzen, die Mitarbeiter in Silos arbeiten und mit Nachbarabteilungen wenig zu tun haben wollen. Informationen fließen spärlich, man beäugt sich misstrauisch und stimmt sich selten ab. Oft kommt es zu Konflikten.
• Stakeholder: Diese Grenzen zwischen Abteilungen gibt es auch nach außen zu den sogenannten Stakeholdern. Die Zusammenarbeit mit Lieferanten oder Kunden funktioniert nicht, weil die Schnittstellen nicht zusammenpassen und die Prozesse nicht aufeinander abgestimmt sind. Es besteht ein Misstrauen gegenüber anderen Stakeholdern wie Banken und Behörden, sodass es immer wieder zu Reibungen und Konflikten kommt.
• Demografie und Mitarbeiterstruktur: Alle Mitarbeiter sind anders. Das zeigt sich vor allem dann, wenn sie zusammen arbeiten und miteinander auskommen sollen. Unterschiede gibt es beim Alter, beim Geschlecht, bei ihrem kulturellen Hintergrund. Die Zusammenarbeit von Jung und Alt funktioniert nicht immer reibungslos. Frauen tun sich in einer männlich dominierten Gruppe oft schwer und bleiben von Karrierepfaden ausgeschlossen. Projektteams mit Mitgliedern aus unterschiedlichen Ländern pflegen untereinander Vorbehalte und entwickeln kein Verständnis füreinander.
• Geografie: Die Welt ist rund. Und deshalb fällt es den global aktiven Unternehmen schwer, ihre Prozesse gut aufeinander abzustimmen. Lieferanten in China, Kunden in Südamerika, die Zentrale in London, Forschung und Entwicklung in München. Auch mit E-Mail und Internet lässt sich nicht alles koordinieren; es ist sehr aufwendig, alle jeweiligen Landesbestimmungen zu berücksichtigen oder Zeitzonen zu überwinden.

Viele dieser Barrieren, Grenzen, Gräben und Differenzen, die Ernst und Chrobot-Mason in ihrem Beitrag „Flat World, Hard Boundaries – How To Lead Across Them“ (MIT Sloan Management Review, Spring 2011) beschreiben, sind hinlänglich bekannt aus eigener Erfahrung und aus jahrzehntelanger wissenschaftlicher Analyse. Manche sind schon Klassiker der Ineffizienz. Am Ende steht trotzdem auch heute noch die Einsicht: Sie sind immer da.

Diese Barrieren und Grenzen lassen sich nicht so einfach oder gar nicht aufheben. Aufgabe des Managements ist es, ihre Auswirkungen, das Bremsen, Behindern, Erschweren, Vermeiden, Unterdrücken, zu verringern. Das stellt neue Anforderungen an die Kompetenzen der Manager und Führungskräfte. Ernst und Chrobot-Mason haben mit ihren Analysen Lösungen und Werkzeuge entdeckt, mit denen das gelingen kann.