Lean Administration Mehr Ordnung am Arbeitsplatz mit „5S“

In den meisten größeren Produktionsbetrieben, in denen sich niemand für die Ordnung zuständig fühlt, herrscht ein mehr oder weniger großes Chaos. Typische Kennzeichen einer mangelnden Arbeitsorganisation und Ordnung sind:

• Ständige Suche nach Gegenständen
• Scheinbar verschwundene Gegenstände
• Lange Wartezeiten
• Zugestellte beziehungsweise blockierte Wege
• Arbeitsunfälle und Sicherheitsrisiken

Unternehmen, in denen Unordnung herrscht, arbeiten ineffizient, verursachen unnötige Arbeitsunfälle und verlieren Zeit. Dies führt zu einer schlechten Produktivität und damit auch zu einer schlechteren Rentabilität. Die Japaner, in vielen Bereichen führende Entwickler von Produktionskonzepten, haben dafür eine Lösung entwickelt. Das Konzept mit der Bezeichnung „5S“ soll dazu führen, Unordnung und Ineffizienz zu vermeiden.

„5S“ ist eine Methode der Arbeitsgestaltung. Ihr Ziel: Arbeitsplätze so zu gestalten, dass Ordnung und Sauberkeit vorherrschen. Alle Abläufe und Prozesse werden übersichtlich und sicher gestaltet, lästiges Suchen von Gegenständen oder unnötige Wartezeiten werden verringert oder sogar ganz beseitigt. Gleichzeitig wird die Wahrscheinlichkeit von Arbeitsunfällen reduziert. 5S wurde vor allem für den Produktionsbereich entwickelt, wobei es mittlerweile auch immer häufiger von Dienstleistungsunternehmen, Verwaltungen oder IT-Abteilungen adaptiert wird.

„5S“ steht für fünf Schritte, in denen Ordnung und Sauberkeit in der Produktion hergestellt und aufrecht erhalten werden kann. Im Deutschen werden zumeist Übersetzungen verwendet, die die Anfangsbuchstaben „S“ der ursprünglichen japanischen Bezeichnungen beibehalten. Sie stehen für die folgenden japanischen Begriffe:

1. Sortiere aus (Seiri)

Im ersten Schritt geht es darum, den kompletten Arbeitsplatz zu untersuchen und zu entscheiden, welche Gegenstände eigentlich für die Arbeit benötigt werden und welche nicht. Diejenigen, die nicht gebraucht werden, werden aussortiert. Folgende Fragen sind für diesen Schritt relevant:

• Finde ich alle Gegenstände sofort, die ich für meine Arbeit benötige?
• In welchen Situationen vertrödle ich Zeit mit der Suche nach Gegenständen?
• Befinden sich Gegenstände an meinem Arbeitsplatz, die ich gar nicht brauche?
• Stapeln sich längst erledigte Unterlagen auf meinem Schreibtisch, weil schon länger keine Ablage mehr gemacht wurde?

2. Stelle ordentlich hin (Seiton)

In diesem Schritt geht es darum, sich eine nützliche Anordnung aller Gegenstände am Arbeitsplatz auszudenken und die Gegenstände entsprechend einem festen Platz zuzuweisen. Dies kann in der Praxis etwa folgendermaßen aussehen:

• Flächen, auf denen Gegenstände stehen, werden entsprechend gekennzeichnet.
• Lagerplätze erhalten eine Beschriftung.
• Werkzeuge werden sortiert und in dazugehörige Schubladen einsortiert. Alternativ können sie an einer Wand aufgehängt werden, an der ein Symbol des jeweiligen Werkzeugs angebracht wurde, um die Ordnung zu erleichtern.
• Mülltonnen und Abfalleimer werden beseitigt und durch Müllstationen mit festem Konzept und festem Platz ersetzt.

Bei der Auswahl dieser festen Plätze sollten die definierten Arbeitsprozesse beachtet werden. Insbesondere die Frage, in welcher Reihenfolge die Gegenstände bei der Arbeit benötigt werden. Ziel ist, die Wege so weit wie möglich zu verkürzen.

3. Säubere (Seiso)

Hier geht es darum, den Arbeitsplatz von Grund auf zu reinigen.

4. Sauberkeit bewahren (Seiketsu)

Sobald ein Musterarbeitsplatz im Sinne der ersten drei Schritten organisiert ist, wird er sozusagen zum Vorbild genommen und daraus ein Standard abgeleitet. Alle anderen ähnlichen Arbeitsplätze sollen nun ebenso strukturiert und angeordnet werden. Gleichzeitig geht es darum, diese neue Organisation zu dokumentieren. Bestimmte Dokumentationen, die für alle von Interesse sind, werden an prominenten Stellen ausgehängt, um Mitarbeitern und Besuchern eine Orientierungshilfe zu geben. Die Mitarbeiter müssen nun dazu bewegt werden, die festgelegten Regeln auch einzuhalten.

5. Selbstdisziplin (Shitsuke)

Nun sind die Vorgesetzten gefragt. Sie müssen von den Mitarbeitern Ordnung und Disziplin immer wieder einfordern. „5S“ kann nur funktionieren, wenn die Mitarbeiter Selbstdisziplin an den Tag legen. Regelmäßige Besprechungen und Schulungen zum Thema können dabei ebenso helfen wie kleine Belohnungen oder Wettbewerbe.

Die „5S“-Methode wirkt sich positiv auf verschiedenste Unternehmensbereiche aus, wenn sie konsequent umgesetzt wird und alle Mitarbeiter und Vorgesetzte an einem Strang ziehen. Die Arbeitsabläufe erhalten eine neue Qualität, da sich die Abteilungen gegenseitig aufeinander und auf ihre Arbeitsergebnisse verlassen können. Außerdem kommt es weniger häufig zu Fehlern. Sollten trotzdem einmal welche passieren, können Gegenmaßnahmen schnellstmöglich ergriffen werden.

Insgesamt betrachtet führt „5S“ dazu, dass sinnlose Tätigkeiten wie das Suchen von Gegenständen und das Warten auf die Beendigung anderer Arbeitsprozesse reduziert werden. Auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann schneller erfolgen, da sie sich auf Anhieb zurechtfinden.

„5S“ lässt sich allerdings nur mit Unterstützung der Mitarbeiter umsetzen. Bei der Einführung des Konzepts sollten Unternehmen daher folgende Schritte beachten:

1. Informieren

Die Mitarbeiter über die Einführung des geplanten Konzepts informieren.

2. Begeistern

Den Mitarbeitern aufzeigen, was sich durch „5S“ positiv für sie verändern kann.

3. Schulen

Jeder Mitarbeiter erhält eine Schulung über die Grundlagen von „5S“ und insbesondere darüber, wie das Konzept im Unternehmen umgesetzt werden soll.

4. Umsetzen

„5S“ wird an einem einzelnen Arbeitsplatz umgesetzt, der dann der Standardisierung dient. Erst dann wird das Konzept an allen ähnlichen Arbeitsplätzen eingeführt.

5. Wiederholen

„5S“ ist kein einmaliges Konzept, sondern muss immer wieder ins Gedächtnis gerufen werden.