Projekt-Portfolio Welche Projekte sollen durchgeführt werden?

In einer Studie hat der Marktforscher EuPD herausgefunden, dass die meisten Unternehmen nur unzureichendes Ideenmanagement betreiben. Nur wenige fördern aktiv, dass Mitarbeiter Verbesserungsvorschläge entwickeln und diese auch umgesetzt werden. Oft mangelt es nicht nur an neuen Ideen, sondern auch an der Umsetzung. Was soll denn nun gemacht werden, fragen sich viele, wenn sie die lange Liste an Projekten und Maßnahmen sehen.

Hätte man beliebig viele Mitarbeiter und Zeit, könnte man leichtfertig sagen: Alle. Aber viele Erfolgsbeispiele zeigen, dass es nicht nur an knappen Ressourcen liegt, sondern vor allem an der fehlenden Fokussierung. Das meinen auch die beiden Berater von Kepner-Tregoe, Alan P. Brache und Sam Bodley-Scott, in einem Beitrag für Harvard Management Update.

Die Kernfrage muss lauten: Welche Projekte und Initiativen bringen ein Unternehmen wirklich voran? Dabei ist es nach Meinung der Experten besser, fünf Projekte perfekt durchzuführen, als zwölf irgendwie abzuwickeln. Aber was sind die richtigen fünf? Dafür zeigen Brache und Bodley-Scott auf, wie man das optimale Projekt-Portfolio erstellt.

Entwickeln Sie Kriterien, nach denen Projekte priorisiert werden. Ausgangspunkt ist: Was sind die zentralen Ziele des Unternehmens? Daraus werden die Kriterien abgeleitet, nach denen Projektvorschläge bewertet werden.

Wie bei jedem Portfolio sollte man auf die Mischung achten: Projekte, um den langfristigen Erfolg und die Strategieumsetzung zu sichern und Projekte, die kurzfristig ein Problem lösen oder Verbesserungen bringen sollen.

Prüfen Sie: Wie viel Ressourcen – Mitarbeiter, Know-how, Management-Unterstützung, Zeit und Geld – stehen zur Verfügung? Verzetteln Sie diese wertvollen Ressourcen nicht zu sehr.

Sammeln Sie Informationen zu den laufenden und geplanten Projekten. Was sind die Ziele? Wie weit sind die Projekte gediehen? Welche Ressourcen haben sie bereits in Anspruch genommen? Welche werden sie noch benötigen? Blicken Sie auch hinter die Kulissen. So machen Sie sich ein realistisches Bild von dem Projekt-Portfolio in Ihrem Unternehmen, wie es „historisch gewachsen“ ist.

Stellen Sie dann das neue Projekt-Portfolio zusammen. Misten Sie Projekte aus, die ganz offensichtlich keinen Beitrag zu den Zielen leisten oder für die sich im Grunde niemand interessiert. Prüfen Sie, ob sich Projekte zusammenlegen lassen; diese werden in ihren Zielen und Inhalten dann auch viel besser aufeinander abgestimmt. Alle Projekte können Sie anhand des folgenden Rasters bewerten:

• Erfolgskritisch: Projekte, die unbedingt durchgeführt werden müssen.
• Wichtig: Projekte, die durchgeführt werden sollen, weil sie einen unmittelbaren Beitrag zu den Zielen leisten.
• Warteliste: Diese Projekte tragen ebenfalls zu den Zielen bei und werden angegangen, sobald die notwendigen Kapazitäten frei sind.
• Gestoppt: Werden derzeit nicht durchgeführt, bis sich die Rahmenbedingungen oder die Ziele ändern.

Das Projekt-Portfolio sollte regelmäßig überprüft und überarbeitet werden. Ziele und Bewertungskriterien können sich ändern, Projekte werden abgeschlossen und Ressourcenbedarf und Verfügbarkeit ändern sich ebenfalls. Das muss immer wieder aufeinander abgestimmt und angepasst werden.

[jf]