Projekte retten Regeln für Projekte, die aus dem Ruder laufen

Die Berater und Experten für Projektmanagement, Stephan Hock und Anette Gerboth weisen ebenfalls auf die Bedeutung der Kommunikation hin:

„Grundsätzlich ist bei Ausnahmeprojekten mit einem erhöhten Kommunikationsaufwand zu rechnen. … Es ist wichtig, den Projektbeteiligten die Notwendigkeit gravierender Regelbrüche und das neue Vorgehen zu erklären, um Verwirrung und Widerstände zu vermeiden. Aus diesen Gründen ist eine vertikale und horizontale Kommunikation in alle Bereiche und Hierarchieebenen der Organisation notwendig.“

In ihrem Beitrag „Professionell reagieren in Ausnahmesituationen - Regeln für den Regelbruch“ [in: Projektmagazin, 10/2009] machen sie deutlich, dass in Projekten, die aus dem Ruder laufen, viele Regeln des Projektmanagements gebrochen werden müssen und andere Regeln wichtig sind.

Viele Unternehmen haben für ihr Projektmanagement ein festes Regelwerk mit klaren Kompetenzzuweisungen und Abläufen etabliert. Die sind wichtig, damit alle Projektmitarbeiter wissen, woran sie sich orientieren und halten müssen. Doch manchmal sind das Fesseln, die es abzustreifen gilt, wenn das Projekt insgesamt gefährdet ist oder ein wichtiges Unternehmensziel nicht erreicht werden kann – wegen starrer Regelungen.

Doch Vorsicht: Hock und Gerboth sagen, dass damit der Giftschrank für das Projektmanagement geöffnet wird. Gerade deshalb sind Regeln für den Regelbruch notwendig. Dazu zählen sie:

• Es muss geklärt werden, wann der Regelbruch zulässig ist. Das Management oder eine Art „Projektportfolio-Aufsichtsgremium“ stellt fest, wenn ein Projekt nicht mehr mit den normalen Regeln zu bewältigen ist. Es erklärt den Ausnahmezustand und gibt dem Projektleiter erweiterte Kompetenzen.
• Es muss festgelegt werden, welche Regeln gebrochen werden können und welche nicht. Absolut tabu sind gesetzliche Vorgaben und Compliance-Vorschriften. Wenn unbedingt nötig, können einzelne Regeln für die Qualitätssicherung (Tests) oder Freigaberegeln für die nächsten Schritte gebrochen werden. Meist ist es unproblematisch, Regeln für die Durchführung, für das Berichtswesen oder für die Freigabe und Nutzung von Ressourcen zu brechen.
• Der Projektleiter muss wissen, was er tut. Mit ausreichend Erfahrung entscheidet er, wann er welche Regeln brechen darf und er kann auch dafür sorgen, dass am Ende das etablierte Regelsystem wieder gültig ist.
• Das Management und der Lenkungsausschuss müssen Ausnahmeprojekte aktiv unterstützen. Sie müssen für Fragen da sein, dem Projektleiter die Entscheidungsmacht übertragen und entsprechend flexibel reagieren.

Oft passiert in Projekten das genaue Gegenteil: Wenn Zeitpläne Makulatur werden und das Budget schon völlig ausgeschöpft ist, ohne dass ein Ende absehbar ist, dann verstärken die Überwachungsgremien (Auftraggeber und Lenkungskreis) ihren formalen Druck auf das Projektteam. Sie achten noch mehr auf die Einhaltung aller formalen Regeln. Der Projektleiter wird in seinen Entscheidungsbefugnissen beschnitten, muss häufiger Bericht erstatten und sich ständig rechtfertigen. Die Folge: Die notwendige Flexibilität, um die Probleme zu lösen, bleibt auf der Strecke.