Projekte retten Regeln für Projekte, die aus dem Ruder laufen

Im Rahmen des Projektmanagements werden unterschiedliche Werkzeuge angeboten, mit denen sich die Probleme der Unsicherheit, Veränderung und Dynamik bewältigen lassen. Sie gehören zum Standardrepertoire der Projekt-Manager:

• Meilensteine als Prüftermine vorsehen, bei denen Projektergebnisse vorgestellt, die Zielerreichung überprüft und weitere Entscheidungen getroffen werden.
• Risiko-Management einbauen, indem mögliche Risiken benannt und Vorgehensweisen beim Eintreten im Vorfeld geplant werden (Plan B).
• Schrittweises Vorgehen, indem alle Beteiligten ihre Ergebnisse immer wieder vorstellen, besprechen, vergleichen und notwendige Anpassungen durchführen.
• Angemessenes Projekt-Controlling, durch das die Projektergebnisse (Qualität), Termineinhaltung, Zeitvorgaben und Kosten anhand von Kennzahlen überprüft werden und bei Abweichungen die Planung angepasst wird und Maßnahmen ergriffen werden.

Doch nicht immer lassen sich so alle Probleme lösen. Diese Werkzeuge helfen nur in begrenztem Maße. Denn im Projekt ist es meist eine Fülle von kleinen Ereignissen, die Pläne über den Haufen werfen: Wenn ein Mitarbeiter krank wird, wenn ein Zulieferteil nicht rechtzeitig eintrifft oder wenn sich eine Aufgabe für einen Mitarbeiter als zu schwierig herausgestellt hat, dann kann das den Projektablauf erheblich stören.

Dazu kommt häufig Zeitdruck; alles muss doch schneller fertig werden. Rahmenbedingungen im Umfeld des Unternehmens können sich ändern, sodass ganz andere Ziele im Vordergrund stehen. Andere Projekte werden gestartet und wichtige Mitarbeiter abgezogen. Stakeholder mischen sich ein und wollen das Projekt in eine andere Richtung lenken. Wichtige Ansprechpartner sind nicht mehr verfügbar. All das kann ein Projekt schnell ins Chaos führen und den Projektleiter mit seinem Projektteam zur Verzweiflung.

Der Aufwand, für alle Eventualitäten einen alternativen Plan B zu haben, dürfte in der Praxis zu groß sein. Hier muss abgewogen werden, welche Fälle eintreten können, wie hoch die Wahrscheinlichkeit des Eintretens ist und welche Folgen dies für das Projekt haben kann. Das ist das typische Risiko-Management im Projekt.