Projektmanagement Die Bedeutung der Effektivität des Projektmanagers

Die Effektivität des Projektmanagers ist an seinen Projektergebnissen zu messen und nicht an seinem Einsatz, an dem, was er erreicht und nicht daran, wie viel er tut. Hier ist der große Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz zu sehen. Da diese beiden Begriffe schon mal durcheinander geworfen werden, hier eine kurze Definition:

• Effektivität ist ein Maß der Zielerreichung (Wirksamkeit, Ergebnis, Resultat) und
• Effizienz ist ein Maß für die Wirtschaftlichkeit (Kosten-Nutzen-Relation).

Die Prinzipien der Effektivität lassen sich erlernen, aber als Projektmanager müssen Sie sich dann auch entscheiden, diese Dinge in der Praxis umzusetzen. Zuerst müssen Sie analysieren, wie effektiv Sie zum jetzigen Zeitpunkt sind und welche Ziele Sie persönlich haben und dann beschließen Sie, dass Sie tatsächlich eine höhere Effektivität erreichen müssen und Sie das auch wollen:

Die persönliche Effektivität

Mit der persönlichen Effektivität wird das Ausmaß bezeichnet, in dem der Projektmanager seine eigenen persönlichen Ziele erreicht. Ehe Sie jetzt weiter nachdenken, wie Sie höhere Effektivität erzielen können, müssen Sie sich völlig sicher sein, dass Sie das auch wirklich wollen. Dann erst sollten Sie überlegen, was Sie tun können, um effektiver zu werden und wie Sie die Realisierung Ihrer eigenen Pläne sicherstellen. Folgende Fragen sollten Sie beantworten können:

• Wie effektiv bin ich heute?
• Was wird die Zukunft verlangen?
• Was kann ich tun, um effektiver zu werden?

Wie effektiv bin ich heute?

Die nüchterne Betrachtung des eigenen Führungsverhaltens im Hinblick auf die gestellten Ziele sollte Ihren Blick dafür schärfen, ob noch weitere Anstrengungen notwendig sind, die Ziele zu erreichen und welche Möglichkeiten es gibt, über die vereinbarten Ziele hinauszudenken, Initiativen zu ergreifen und Verbesserungen zu realisieren:

• Welche Ziele habe ich bereits erreicht?
• Wie weit bin ich noch von anderen Zielen entfernt?
• Welche neuen Ziele sind hinzugekommen?
• Welche Ziele sind verändert worden?
• Welche Gründe sind maßgeblich dafür, dass die Ziele noch nicht erreicht wurden?
• Was kann ich tun, um die Zielerreichung sicherzustellen?
• Wo gibt es Verbesserungsnotwendigkeiten? Was sollte angepackt werden?

Nach der Bestandsaufnahme der tatsächlichen Effektivität sollten Sie sich fragen, worin Sie Ihren möglichen Beitrag zur Steigerung der persönlichen Effektivität sehen und wo Sie Chancen für produktive (Er)Neuerungen in Ihrem Verantwortungsbereich sehen.

Was wird die Zukunft verlangen?

Alle effektiven Projektmanager wissen, dass sie, wenn sie ihre Arbeit kontinuierlich gut meistern wollen, nie aufhören dürfen zu lernen. Unabhängig davon, ob ein Unternehmen Pläne zur Förderung seiner Mitarbeiter hat oder nicht oder wie detailliert solche Pläne sind, sollte jeder Projektmanager seinen eigenen Förderungs- und Entwicklungsplan aufstellen. Dann sollte er prüfen, ob er seine persönlichen Ziele in der jetzigen Rolle oder in der zukünftigen erreichen kann und was er tun muss, um diese Ziele zu erreichen.

Man kann seine Zukunft auf sich zukommen lassen, man kann sie aber auch gestalten. Wie ein effektiver Projektmanager sich selbst begreifen muss, wenn er die Zukunft gestalten soll, liegt auf der Hand. Stellen Sie sich selber folgende Fragen:

• „Bin ich mit meiner gegenwärtigen beruflichen und privaten Situation zufrieden? Welche Gründe sprechen für meine Zufriedenheit bzw. Unzufriedenheit?“
• „Welche beruflichen und privaten Ziele strebe ich in den nächsten 2, 5 oder 10 Jahren an?“
• „Was müsste geändert werden, damit meine persönlichen Ziele in den nächsten 2, 5 oder 10 Jahren besser erreichbar sind? Was kann ich selber dazu beitragen?“

Was kann ich tun, um effektiver zu werden?

Wenn Sie sich jetzt entschlossen haben, effektiver zu werden, und wenn feststeht, welche Ziele Sie erreichen wollen, kommt die entscheidende Frage: "Was ist zu tun, um diese Ziele zu erreichen?“ Vielleicht bedarf es

• einer Veränderung der persönlichen Eigenschaften und des Verhaltens,
• ein Überdenken und Anpassen des Führungsstils,
• einer Verbesserung im Umgang mit den Projektbeteiligten.

Vielleicht ist es auch nur die Arbeitsmethodik oder ein besseres Zeitmanagement, vielleicht müssen Sie entscheidungsfreudiger werden und auch mal „nein“ sagen können, vielleicht müssen Sie sich mit anderen Bereichen oder Projekten besser abstimmen oder Sie müssen die Einstellung Ihres Vorgesetzten zu Ihrer Aufgabe besser abstimmen oder sogar ändern. Es gibt sicherlich noch mehr Themen, die berücksichtigt werden sollten, um effektiver zu werden. Nachstehend möchte ich auf ein paar Themen eingehen.

Persönliches Verhalten: Effektive Führung setzt voraus, dass Sie sich als Projektmanager der Anforderungen der Situation bewusst sind und die Angemessenheit des eigenen Verhaltens in Bezug auf die Situationsanforderungen beurteilen können. Selbsterkenntnis ist somit eine wichtige Voraussetzung für effektives Führungsverhalten. Allerdings ist es nicht immer leicht, die im eigenen Verhalten begründeten Voraussetzungen effektiver bzw. ineffektiver Führung objektiv zu erkennen. Im Umgang mit anderen Menschen werden immer die eigenen Grenzen getestet. Je besser Sie diese selber kennen, umso klarer werden diese auch von anderen respektiert. Persönliche Grenzziehung heißt aber nicht, sich im „stillen Kämmerlein“ verstecken. Vielmehr bedeutet es:

• Eine gesunde Portion Selbstvertrauen und Selbstbewusstsein zeigen.
• Respekt vor den eigenen Grenzen haben.
• Vertrauen in die eigenen Entscheidungen und Standpunkte erreichen.
• Mut zum „Nein-Sagen“ erlangen.
• Beherrschung und Überwindung von (meist versteckten) Ängsten lernen.

Die Basis einer authentischen sozialen Kompetenz ist der erfolgreiche Umgang mit sich selber. Nur wenn Sie Ihr Denken und Handeln reflektieren und sich permanent weiterentwickeln, motivieren Sie sich selber, sind aktiv und kreativ. Erfolgreiches Selbstmanagement zieht unweigerlich eine große Gelassenheit und Effektivität mit sich und erzeugt ein positives Lebensgefühl.

Überdenken und Anpassen des Führungsstils: Aller Erfahrung nach werden Sie als Projektmanager mit den unterschiedlichsten Situationen konfrontiert, die den Einsatz verschiedener Führungsstile erfordern. Aller Erfahrung nach haben Sie aber auch gelernt, einen bestimmten Führungsstil bevorzugt einzusetzen und andere zu vernachlässigen. Dies liegt unter anderem daran, weil er Ihrer Persönlichkeit am meisten entspricht, es wenig Gelegenheit bisher gab, andere Stile einzusetzen oder weil bisherige Erfolge andere Führungsstile (scheinbar) es nicht erforderlich machten. Allerdings kann nicht mit Sicherheit damit gerechnet werden, dass das Verhalten von gestern und heute auch die Erfolge von morgen garantiert.

Darüber hinaus gibt es einen sicheren Weg zur Steigerung der Effektivität, nämlich in unterschiedlichen Situationen, die jeweils angemessenen Führungsstile einzusetzen. Insofern kommt es zunächst darauf an, effektive Nebenstile, die ja bereits zum Verhaltensrepertoire gehören, zu verstärken, das heißt, in den entsprechenden Situationen häufiger einzusetzen. Im Weiteren – wenn Erfolgserlebnisse sowie Sicherheit und Selbstvertrauen bei häufigerem Einsatz effektiver Nebenstile zunehmen – kann auch versucht werden, bisher vernachlässigte und ungewohnte effektive Führungsstile in den passenden Situationen zu erproben. Dies wird anfänglich mit Schwierigkeiten und Rück­schlägen verbunden sein, doch im Laufe eines Lernprozesses können Erfahrungen gesammelt werden, die sich in der Zukunft nutzbringend anwenden lassen. Nachstehend ein paar Stellschauben, die in Ihrem persönlichen Einflussbereich liegen:

• Überdenken Sie noch einmal Ihr Führungsverhalten, Ihre effektiven und weniger effek­tiven Führungsstile. Beziehen Sie Hinweise ein, die Sie von Projektbeteiligten erhalten.
• Überlegen Sie, in welchen Situationen Sie in Zukunft effektiver sein könnten.
• Nehmen Sie sich vor, einen effektiven Führungsstil, den Sie bisher vernachlässigt haben, verstärkt in bestimmten Situationen einzusetzen.
• Nehmen Sie sich ganz bestimmte Situationen vor, in denen Sie diesen effektiven Führungsstil häufiger praktizieren wollen. Beginnen Sie mit Situationen, bei denen Ihnen dies vermutlich leichter fällt.
• Überlegen Sie sich konkrete Verhaltensweisen, wie Sie diesen effektiven Führungsstil verwirklichen können (zum Beispiel "Beraten" in einem Mitarbeitergespräch).
• Versuchen Sie das Gleiche für effektive Führungsstile, die Ihnen bisher eher ungewohnt waren.

Umgang mit den Projektbeteiligten: Projektmanager sind eingebunden in organisatorische Strukturen und Abläufe, Kommunikationsnetze externer und interner Art, erhalten Informationen und Anweisungen, geben Informationen und Anweisungen weiter, unterhalten informelle persönliche Kontakte, kurz: die Erzielung von Effektivität scheint ohne Projektbeteiligte undenkbar. Immer sind Projektmitarbeiter, Kunden, externe Partner, Lieferanten beteiligt, Entscheidungen vorzubereiten, zu treffen oder auszuführen. Insofern kommt einer effektiven Zusammenarbeit mit den Projektbeteiligten erhöhte Bedeutung zu. Deshalb sollten Sie Ihre Zusammenarbeit mit diesen Projektbeteiligten einer regelmäßigen Überprüfung unterziehen und geeignete Verbesserungsmaßnahmen treffen:

• Machen Sie für sich regelmäßig (beispielsweise alle 4 Wochen) eine Bestandsaufnahme Ihrer Zusammenarbeit mit den wichtigen Projektbeteiligten: Wie ist die gegenseitige Information und Abstimmung in der laufenden Arbeit? Wo gibt es Reibungspunkte? Welche Kontakte sollten Sie intensivieren? Mit wem sollten Sie sich mehr auseinandersetzen?
• Sprechen Sie mit den Projektbeteiligten regelmäßig über Möglichkeiten der Verbesserung der Zusammenarbeit. Nehmen Sie zum Beispiel den Abschluss von Aufgaben, die Abnahme von Ergebnissen, die Qualität von Lieferungen und Beistellungen, die Durchführung von Änderungen zum Anlass, über die weitere Zusammenarbeit zu sprechen.
• Planen Sie bei Mitarbeiterbesprechungen, Teamsitzungen und Besprechungen mit Kunden eine abschließende Feststellung und Bewertung der erreichten Ergebnisse ein. Sprechen Sie über "Hemmungsfaktoren" und vereinbaren Sie für die nächsten Termine "Spielregeln", die Sie beachten wollen.