Projektmanagement Die Bedeutung der Effektivität des Projektmanagers

Die Zusammenarbeit mit dem Kunden

Eine Beeinflussung des Kunden mag zunächst ungewöhnlich erscheinen, doch hat das Verhalten des Kunden oft einen erheblichen Einfluss auf die Effektivität des Projektmanagers. Ein Weg zur Steigerung der Effektivität ist es, die eigenen Anforderungen an das Verhalten des Kunden zu präzisieren, um klare Vorstellungen und Vorgaben für die beiderseitige Zusammenarbeit zu gewinnen. Das betrifft etwa die Festlegung von Arbeitsschritten und -ergebnissen, Austausch von Informationen (Besprechungen, Berichte usw.), Abnahme und Annahme von Ergebnissen usw. Ein nicht weniger wichtiger Weg ist es, den eigenen Beitrag für eine effektive Zusammenarbeit klarzumachen, um Missverständnisse von vornherein auszuschließen. Ganz allgemein ist eine Klarheit der Standpunkte und Offenheit in der Zusammenarbeit zu vertreten, was allein den beiderseitigen Interessen an Effektivität entgegenkommt.

Darüber hinaus ist eine gezielte Verbesserung der Beziehungen zum Kunden eine wichtige Voraussetzung für bessere und effektivere Zusammenarbeit. Dies kann dadurch geschehen, dass man dem Kunden Kooperation und Hilfestellung anbietet, umfassende Informationen gibt und erkennen lässt, dass man die Situation, die Interessen und Bedürfnisse des Kunden versteht und gewillt ist, sachkundig gemeinsame Problemlösungen zu entwickeln.

Nebenbei kann auch noch durch stärkere eigene Bemühungen, wie

• Kundenbedürfnisse differenzierter erkennen,
• verbesserte Problemlösungen anzubieten,
• sich in die Lage des Kunden zu versetzen und
• durch kreatives Mitdenken überzeugende Ergebnisse erzeugen,

das eigene Image und das der Organisation verbessert werden. Es führt zur Stabilisierung oder den Ausbau bestehender Geschäftsbeziehungen und führt evtl. noch zur Gewinnung weiterer Aufträge und neuer Kunden.

Die Zusammenarbeit mit den Projektmitarbeitern bzw. dem Projektteam

Auf dem Weg zu höherer Effektivität kommt der Beeinflussung und Veränderung der Führungssituation große Bedeutung zu, das heißt, der aktiven Gestaltung der Anforderungen der Situationselemente Projekt-/Arbeitsstruktur, Arbeitsmethodik, Zeitmanagement, Organisation und Arbeitspartner (Mitarbeiter, Kollegen, Vorgesetzter).

Nicht jeder Projektmanager kann alle diese Elemente kurz oder langfristig ändern, aber man sollte sie zumindest als mögliche Änderungsobjekte zur Erzielung höherer Effektivität in Betracht ziehen. Nachstehend möchte ich Ihnen drei Ansatzpunkte näher beschreiben:

Projekt-/Arbeitsstruktur: Die Projekt-/Arbeitsstruktur betrifft die Art der Aufgaben und die Weise, wie sie zu erledigen sind. Es werden also Fragen der organisatorischen Gestaltung, zum Beispiel Projektprozess, Aufgabenverteilung, Befugnisse, Ablaufrichtlinien, der technologischen Unterstützung der Arbeit sowie der Fähigkeitsanforderungen berührt. So können etwa eine Neuverteilung von Aufgaben, mehr Delegation, aber auch der vermehrte Einsatz moderner Kommunikations- und Informationstechnologien sinnvoll sein. Überlegen Sie:

• Welche Neuverteilung von Aufgaben innerhalb des Projektes oder auch der Teams ist sinnvoll?
• Welche Aufgaben können Sie stärker an die Projektmitarbeiter übertragen?
• Welche Aufgaben bedürfen einer besseren Abstimmung oder Neuverteilung zwischen Ihnen, den Teilprojektleitern, den Teamverantwortlichen usw.?
• Sind alle Möglichkeiten der technologischen Unterstützung der Arbeitsprozesse optimal genutzt? Welche neuen Anlagen und Geräte können effektiv eingesetzt werden?

Arbeitsmethodik: Das Thema Arbeitsmethodik ist vielleicht langweilig, aber von größter Wichtigkeit für die systematische Unterstützung des Projektmanagers:

• Stress und Hektik lassen sich oft auf Mängel in der Arbeitsweise zurückführen.
• Methodisch-systematisches Arbeiten stellt keinen Widerspruch zu Kreativität dar – im Gegenteil!
• Die Arbeitsmethodik sollte individuell und persönlich sein.
• Arbeitsmethodik ist abhängig von den Rahmenbedingungen und den spezifischen Umständen. Man braucht die richtige Methode zur richtigen Zeit.
• Die gewählte Methodik sollte regelmäßig kritisch hinterfragt werden.

Für sämtliche Bereiche des Projektmanagements sind Arbeitsmethodiken von enormer Wichtigkeit und für alle Projektmanagementaufgaben werden auch Methoden und Techniken in der einschlägigen Literatur beschrieben. Nachstehend werden drei entscheidende Erfolgfaktoren vorgestellt, wie Sie Ihre persönliche Effektivität durch Arbeitsmethodik steigern können:

• Der richtige Weg zum Ziel
• Ein effektiveres Zeitmanagement
• Effektivere Projektbesprechungen

Der richtige Weg zum Ziel: In der Projektpraxis ist immer wieder zu beobachten, dass Projektmanager und ihre Projektteams sehr aufgabenorientiert anstatt zielorientiert vorgehen. Dabei wird Effektivität mit Effizienz verwechselt, aber als Grundvoraussetzung des Denkens und Handelns in Projekten sollten immer die Ziele stehen, die erreicht werden müssen. Stellen Sie sich deshalb vorab immer wieder folgende Fragen:

• Warum machen wird das eigentlich?
• Welchen Nutzen soll für den Kunden dabei herauskommen?
• Was soll konkret entwickelt bzw. geleistet werden?

Projekte erfolgreich durchzuführen, heißt zum einen klares Denken und Handeln und zum anderen arbeitsmethodisch professionell planen, überwachen und steuern. Erfolgreiche Projektmanager beginnen mit einer systematischen Analyse des Ausgangszustandes. Als Zweites wird das konkrete Ziel des Projektes exakt herausgearbeitet und festgelegt. Erst wenn alle Projektbeteiligten dasselbe Bild von der Zieldimension des Projektes haben, kann eine realistische Strukturplanung des Projektes durchgeführt werden. Vermeiden Sie übereifrigen Aktionismus und planloses Losrennen.

Wenn Sie als Projektmanager bei der Durchführung Ihres Projektes Ihr Handeln stets am Ziel orientieren und den Projektprozess entsprechend geplant haben, dann haben Sie die Gewähr, dass Sie das Ziel erreichen und Sie Ihr Projekt erfolgreich abschließen.

Ein Ziel ist ein erstrebenswerter Zustand in der Zukunft. Ziele muss ich messen können, um zu wissen, wann das Ziel erreicht ist.

Weitere Aufgaben sind Vorgang, Tätigkeit und Aktivität, die zu Erreichung des Ziels erforderlich sind.

Ein effektiveres Zeitmanagement: Zeit ist, wie die Wirtschaftswissenschaftler sagen würden, ein unelastisches Kapital. Sie lässt sich nicht ausdehnen. Sie scheint in der Zukunft in unbegrenzten Mengen vorhanden zu sein, aber wenn man einen Zeitvorschuss auf die Zukunft nimmt, ergeben sich weitere Verzögerungen. Zeitmanagement ist daher wohl eine Kunst, die ein Projektmanager mehr erlernen muss als alles andere. Ein vom zeitlichen Ablauf her effektiveres Projektmanagement lässt sich erreichen, wenn alle Projektbeteiligten ihr Zeitverhalten nach folgenden Kriterien überblicken und optimieren:

• Selbstkritik: Wie viel ist machbar?
• Zeitzonen einrichten.
• Störungsfreie Zeit einrichten.
• Nein-sagen können.
• Delegationsverhalten prüfen.
• Perfektionismus und Liebe zum Detail einschränken.

Zeitmanagement beginnt mit einem erhöhten Bewusstsein für die Zeit, mit dem Wissen, wie viel Zeit zur Verfügung steht und wie man sie nutzt. Diese Form der Selbstbestimmung impliziert einen sehr bewussten Umgang mit Entscheidungen. Handlungs- und Gestaltungsspielräume können so neu ausgelotet und entdeckt werden. Vielen Projektmanagern hat eine Analyse ihrer eigenen Zeitnutzung sehr geholfen. Sie haben sich praktisch immer über die Ergebnisse und ihren Mangel an effektivem Zeitmanagement gewundert. Auch über die Aufgabe, die man so täglich verrichtet – meist sind es ja Routineaufgaben – sollten Projektmanager einmal grundsätzlich nachdenken. Der Italiener Pareto hat bereits vor über 100 Jahren festgestellt, dass wir 80 Prozent unseres Erfolges in nur 20 Prozent der uns zur Verfügung stehenden Zeit erreichen. Dieses Verhältnis können Sie als Projektmanager auf viele Ihrer Aufgaben übertragen, zum Beispiel sollten 20 Prozent aller Besprechungen 80 Prozent der Beschlüsse bewirken.

Vermeiden Sie auf jeden Fall Zeitfallen. Perfektionismus und Liebe zum Detail sind zwei schon fast klassische Zeitfallen. Sie können leicht dazu führen, dass angesetzte Zeiten unrealistisch werden. Ein fixer Zeitpunkt kann als Motivation wirken, um die gestellten Aufgaben nicht so akribisch zu planen, um mit den gestellten Aufgaben rechtzeitig fertig zu werden.

Zeitmanagement ist die Kunst, die vorhandene Zeit richtig einzusetzen.

Effektivere Projektbesprechungen: Projektbesprechungen sind mit das entscheidendste Führungsinstrument des Projektmanagers. Zum einen dienen sie zur Information und Kommunikation der Projektbeteiligten, zum anderen entwickeln sie auch ein Gefühl der Gemeinsamkeit und Zugehörigkeit bei den Projektbeteiligten. Projektbesprechungen unterstützten das Zusammenwachsen des Projektteams und das Entstehen eines gemeinsamen Teamverständnisses. Die Identifikation des einzelnen Teammitgliedes mit dem Projektteam ist entscheidend für seinen persönlichen Einsatz und damit für den Erfolg des Projektes.

Es gibt in der Regel keine allgemeingültige Empfehlung, wann Sie Projektbesprechungen und wie oft, mit welchem Teilnehmerkreis ansetzen. Die Entscheidung, ob eine Projektbesprechung durchzuführen ist, hängt von deren Zielsetzung ab und ob eine Projektbesprechung Vorteile gegenüber anderen Informations- und Kommunikationsmöglichkeiten, wie Telefon, E-Mail, Rundschreiben, Aushang, schriftlicher Projektbericht usw. bietet.

Fazit:

Aus der Vielfalt der angebotenen Maßnahmen für effektives Handeln, sollten Sie das praktizieren, was Ihnen entsprechend Ihrer Situation, Ihren Zielen und Ihren Möglichkeiten als das Geeignetste erscheint. Es will Sie jedoch keiner darin hindern, selbst neue Möglichkeiten zu erdenken und zu realisieren, wie Sie persönlich effektiver werden und damit Ihre Projektarbeit und die Zusammenarbeit im Projekt effektiver und befriedigender gestalten können.

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