Virtuelle Teams Nicht vor Ort und trotzdem zusammenarbeiten

Früher saßen alle Mitarbeiter in einem Großraumbüro oder einem Flügel des Gebäudes beisammen. Sie waren ein Team. Trafen sich in der Kaffeeküche und schauten beim Kollegen vorbei, wenn sie einfach einmal reden wollten oder eine wichtige Frage hatten. Heute sind Teams virtuell – zumindest immer mehr. Auf dem Papier, im Organigramm sind sie eine Einheit, aber die einzelnen Teammitglieder sitzen überall verstreut in der Welt, reisen ständig umher oder arbeiten von zuhause aus. Gründe können sein:

• Globale Unternehmen haben Niederlassungen auf der ganzen Welt. An jedem Standort sind vergleichbare Aufgaben zu erfüllen. Die Mitarbeiter werden organisatorisch in einer Einheit zusammengefasst, damit sie mehr von ihren Erfahrungen austauschen und damit einheitliche Standards durchgesetzt werden können.
• Viele Mitarbeiter sind auf Reisen – beim Kunden, bei Projektpartnern, bei Lieferanten, auf Montage oder innerhalb des eigenen globalisierten Konzerns. An ihrem eigentlichen Arbeitsplatz sind sie nur selten – und wenn doch, dann treffen sie ihre Teamkollegen, die ebenfalls viel reisen, dort auch nicht an.
• Wenn der Arbeitgeber flexible Arbeitszeiten anbietet, dann nutzen die Mitarbeiter das gerne. Mancher muss früher nach Hause, ein anderer macht auf Home Office. Da geht manches von direkter Kommunikation verloren. Gleichwohl sollen auch diese Mitarbeiter in die Abstimmungen und Prozesse gut eingebunden sein.

Das Phänomen und die Probleme

Für viele Mitarbeiter ist die Arbeit in den letzten Jahren komplexer geworden. Es gibt weniger Routinearbeit und dafür ist man in Projekte eingebunden. Dort werden Mitarbeiter aus unterschiedlichen Fachbereichen und Niederlassungen mit ihren jeweiligen Kompetenzen zusammengeholt. Sie sollen an einer Projektaufgabe gemeinsam arbeiten.

Für die Unternehmen hat das einige Vorteile: Sie können flexibel die Kompetenzen ihrer Mitarbeiter bündeln, die für eine Aufgabe oder ein Projekt gerade benötigt werden. Sie fördern den Erfahrungsaustausch untereinander und den Wissenstransfer. Die Unternehmen sind organisatorisch flexibler und können auf Veränderungen im Umfeld, auf neue Herausforderungen schneller reagieren. Denn die Mitarbeiter müssen nicht jedes Mal umziehen, wenn sie neue Aufgaben bekommen – sie wollen ihre berufliche und private Heimat nicht verlassen.

Möglich machen das die neuen Technologien. Internet, Breitband, Mobilfunk und Multimedia haben die technischen Voraussetzungen in den letzten Jahren enorm verbessert. Um Informationen auszutauschen, um sich abzustimmen oder um einfach eine Frage schnell zu klären, müssen sich die Mitarbeiter nicht persönlich sehen.

Doch diese räumliche und zeitliche Distanz bleibt ein Problem. Da hilft auch die einfache Ansage nicht: „Wir arbeiten doch alle mit E-Mail, es gibt Konferenzschaltungen und bei Bedarf richtet die EDV-Abteilung einen virtuellen ‚Workspace in der Cloud’ oder ein Tool für Webkonferenzen ein.“ Mit den modernen Technologien bekommt eine gute EDV-Abteilung das meiste davon in den Griff. Doch virtuelle Teamarbeit ist nicht nur eine technische Herausforderung.

Viel weitreichender sind die organisatorischen Probleme und die besonderen Herausforderung, denen sich die betroffenen Mitarbeiter und vor allem ihre Führungskräfte ausgesetzt sehen. Sie brauchen nicht nur Medienkompetenz, sondern müssen sich auf neue Formen der Zusammenarbeit einlassen. Oft zeigt sich:

• Die Mitarbeiter kommen mit der Technik für die virtuelle Zusammenarbeit nicht zurecht. Die Technikfreaks in der Gruppe tüfteln mit der EDV-Abteilung tolle Lösungen aus, die für den normalen Anwender dann zu komplex und zu wenig nutzerfreundlich sind.
• Für die Nutzung der Medien wurden keine Spielregeln vereinbart. Die Kommunikation verläuft einseitig, manche steigen aus, ohne dass die anderen das merken, Dateien werden unsystematisch abgespeichert und der leitungsgebundene Umgangston ist nicht angemessen.
• Die Führungskräfte haben keinen direkten Einblick in das, was ihre Mitarbeiter am anderen Ende der Leitung und im Büro auf dem anderen Kontinent konkret tun. Es fehlt ihnen das Gefühl dafür, ob eine Arbeit noch rechtzeitig fertig wird, wie der Mitarbeiter mit der Aufgabe zurecht kommt und vor allem – wann Kritik und wann ein Lob auch mal zwischendurch angebracht ist.

Da wundert die große Skepsis vieler Mitarbeiter nicht. Sie fühlen sich mit Telefonkonferenzen, E-Mails und im virtuellen Teamraum oft nicht wohl. Zumindest dann nicht, wenn der persönliche Kontakt, das direkte Gespräch, die Plauderei in der Kaffeepause gar nicht gepflegt wird. Doch auch hier gibt es große Unterschiede: Die einen haben sich mit den technischen Möglichkeiten vertraut gemacht und nutzen sie effektiv und effizient für ihre Kommunikation; sie nutzen privat Facebook und Twitter und haben sich daran gewöhnt, mit anderen Menschen über den Computer zu kommunizieren. Die anderen tun sich damit schwer und vermissen die persönlichen Kontakte.