Die Frage „Wo finde ich das? Hört man auch in mittelständischen Unternehmen immer wieder. Warum das so ist? In der Realität ist das Wissen auf die verschiedenen Bereiche verteilt, wird in unterschiedlicher Konstellation genutzt, wenn es denn überhaupt geteilt wird. Statt zentral auf alles zugreifen zu können, suchen die Mitarbeiter mühsam die für sie relevanten Informationen in Archiven und durch Nachfragen bei Kollegen zusammen. So entstehen Reibungsverluste in der Projektarbeit, die durch umfassende Zugriffsmöglichkeit auf alle zur Verfügung stehenden Informationen verhindert werden könnten.

Wissen als Ressource

Häufig, so erscheint es, ist es den meisten Unternehmen gar nicht bewusst, über wie viel Wissen ihre Mitarbeiter eigentlich verfügen. Dazu kommt noch die allgemeine Annahme, dass geteiltes Wissen nur halbes Wissen sei. Entsprechend lassen sich Unternehmer wie auch Mitarbeiter nicht gerne „in die Karten“ schauen, weil ihnen das als Vorteilsverlust erscheint. In welchem Ausmaß ein solches Denken vorherrscht, hängt nicht zuletzt auch von der Kultur ab, die im jeweiligen Unternehmen vorherrscht. Das Unternehmen profitiert auf diese Weise langfristig von den Synergieeffekten, die die Mitarbeiter untereinander auslösen. Die ohnehin große Bedeutung des betrieblichen Wissens als Produktionsfaktor wird damit weiter gesteigert – und somit auch sein gezielter Beitrag zur Gewinnerzielung des Unternehmens.

Als „Ressource“ zahlt das Wissen auf betriebliche Abläufe ein, beschleunigt und verbessert diese und muss deswegen allen zur Verfügung stehen. So wird eine offene, teamorientierte Arbeitsatmosphäre geschaffen – eine Arbeitsatmosphäre, in der es eine Selbstverständlichkeit ist, das berufliche Wissen zu teilen beziehungsweise gemeinsam zu nutzen. Diese Bereitschaft sollte durch die Möglichkeit, das erarbeitete Wissen zentral zu speichern – und somit dauerhaft zugänglich zu machen – wesentlich unterstützt werden.

Systematisches Sammeln

Information ist lediglich die Grundlage für Wissen, denn Letzteres entsteht erst durch den Menschen, der die Information bewertet und einordnet. Daher ist eine große Datenbank allein ein zwar wichtiger Teil des gesamten Systems, aber noch lange kein Wissensmanagement-Tool. Benötigt werden deshalb fortschrittliche Technologien, ohne die die Verwaltung des Wissens im Unternehmen nicht mehr möglich ist. Die Web-2.0-Wissensmanagement-Welle hat zwischenzeitlich Wissenstransfer-Initiativen in Unternehmen und Organisationen kräftig angeschoben, wie auch der neue Trendreport „Wissensmanagement“ des BITKOM zeigt. Mit dieser „Social Software“-Technologie eröffnen sich für das Wissensmanagement im Hinblick auf Lernmanagement und Zusammenarbeit neue Möglichkeiten. Nützlich ist dabei, dass Web-2.0-Services wie Wikis oder Blogs den Nutzern vor Einführung im Unternehmen bereits aus dem World Wide Web bekannt sind.

Web-2.0-Technologien

• Web 2.0: Die wechselseitige Vernetzung von Anbietern und Nutzern im Internet durch moderne Technologien. Sie erlaubt beispielsweise die aktive Mitarbeit an Internetinhalten durch Besucher einer Webseite.
• Wiki: Eine im Netzwerk (Internet, Intranet) verfügbare Seitensammlung, die von den Benutzern nicht nur gelesen, sondern auch inhaltlich mitgestaltet wird. Wissen und Informationen jeglicher Art können im Unternehmen verbreitet und abrufbar gemacht werden.
• Blog: Die Zusammensetzung aus den Wörtern Weblog und Logbuch. Der Begriff bezeichnet ein auf einer Website, also im Internet, öffentlich zugängliches Journal.

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Wissensmanagement-Projekte wurden in der Vergangenheit organisatorisch vielfach weder in die Unternehmenskultur noch in die Personal- und Organisationsentwicklung eingebettet, sondern als reine IT-Projekte gestartet. Heraus kamen oft nutzerunfreundliche Systeme und Datenfriedhöfe – auch weil Mitarbeiter nicht in die Projekte eingebunden wurden. Dank Web-2.0-Technologien können Anwendungen einfacher integriert werden, sodass Mitarbeiter leichter auf benötigte Daten zugreifen können.

Was aber ist denn nun Wissensmanagement? Als Begriff von jedem anders verstanden beziehungsweise umgesetzt, steht doch eines fest: Wissensmanagement verlangt auf jeden Fall mehr die unstrukturierte Eingabe von Informationen in eine Datenbank. Mittlerweile gibt es verschiedene Möglichkeiten, Knowledge Management (KM) auch im Mittelstand kosteneffizient und als Innovationsmotor einzusetzen.

Funktionierendes Wissensmanagement

Um die Komplexität des Themas zu veranschaulichen, reicht ein Blick auf die Bandbreite von Wissenschaftsbereichen, die sich damit interdisziplinär auseinandersetzen: Informatik sowie Wirtschaftsinformatik, Betriebswirtschaftslehre, Psychologie, Pädagogik und Bibliothekswissenschaften.

Aktuelle Herausforderungen an das Wissensmanagement sind zum einen, dass vorhandenes Wissen zureichend (wieder)verwendet werden kann. Zum anderen sollte das umfängliche Wissen, über das die einzelnen Organisationsmitglieder zweifelsohne verfügen, auch automatisch für die Organisation verfügbar sein.

Wissens-(Mit)Teilung

Die Studie eines international tätigen Marktforschungsinstituts zeigt, dass die 500 größten Unternehmen der Welt jährlich 24 Milliarden Dollar verlieren, weil sie das Wissen ihrer Mitarbeiter nicht optimal verwerten. Ähnliches gilt auch für den Mittelstand. Die (Mit)Teilung von Wissen, das sogenannte Knowledge Sharing, stellt damit die größte Herausforderung dar. In der Praxis heißt dies, dass effiziente Werkzeuge zur Wissensteilung eingesetzt werden. Dank Wikis und Weblogs ist es mittlerweile auch für kleine und mittelständische Unternehmen keine besondere technische und finanzielle Herausforderung, das Know-how der Mitarbeiter zu sammeln. Die wichtigste Maßnahme bei der Einführung solcher Systeme ist allerdings die Überzeugungsarbeit während des gesamten Projektprozesses. Seminare, Workshops und Mitarbeiterbefragungen sind daher unverzichtbare Bestandteile.

Behalten Sie den Überblick über Ihr Wissen!

Die Anforderung, das umfangreiche Wissen allen Mitarbeitern zugänglich zu machen, ist gegeben. Doch die Liste an unternehmensrelevanten Informationsträgern ist lang: Office- und XML-Dokumente, gescannte Unterlagen, Akten, E-Mails, Präsentationen, Faxe, Grafiken, Audio- und Videodateien. Häufig sind diese geschäftskritischen Informationen auf lokalen Festplatten beziehungsweise Fileservern und somit dezentral abgelegt. Hier die Übersicht zu wahren, ist eine zentrale Herausforderung an alle Entscheider.

Umso wichtiger ist die enge gemeinsame strategische Ausrichtung von Anwendern und Umsetzern, also dem IT-Verantwortlichen beziehungsweise dem externen IT-Partner. Letzterer steht mit der Umorganisation der Wissensverwaltung vor einer Reihe anspruchsvoller Aufgaben, die erlösen muss, um seinen Beitrag zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu leisten. Dazu gehören unter anderem: komplexe IT-Strukturen vereinfachen, den Wert der vorhandenen IT maximal nutzen und die IT-Organisation strategisch ausrichten.

Durch externe Berater holt sich das Unternehmen für einen begrenzten Zeitraum zusätzliches Know-how ins Haus, das man sich selber nicht so rasch hätte aneignen können. Die Berater bringen aber auch eine neue, unvoreingenommene Sichtweise mit ins Unternehmen. Dies kann sich gerade bei Projekten, die sich auf die Unternehmensprozesse auswirken, als nützlich erweisen.

Ist die Einführung neuer IT-Systeme geplant, gilt es, klare Ziele zu formulieren und die Beteiligten für das Projekt zu gewinnen. Management und IT-Verantwortliche müssen an einem Strang ziehen, was nicht immer funktioniert, wenn die eine Seite nicht unbedingt versteht, was die andere möchte.

In diesem Fall kann ein erfahrener externer Berater vermittelnd wirken und gemeinsam mit den Beteiligten das Projekt voranbringen. Auch wenn nur die Anschaffung neuer Software – beispielsweise eine Customer-Relationship-Management (CRM)-Lösung – geplant ist, kann ein externer Berater mit weitreichenden Marktkenntnissen wertvolle Dienste leisten. Die IT-Verantwortlichen mittelständischer Unternehmen sind vielfach so ausgelastet, dass sie große Projekte nicht ohne Unterstützung von außen stemmen können. Externe Berater bieten spezifisches Fachwissen und einen neuen, frischen Blick auf Unternehmensstrukturen und -prozesse. Das kann helfen, den Projektverlauf zu beschleunigen und das Projekt innerhalb des geplanten Zeit- und Budgetrahmens abzuschließen.

Checkliste Wissensmanagement

• Machen Sie sich bewusst, wie viel Wissen in Ihrem Unternehmen vorhanden ist!
• Betrachten Sie das in Ihrem Unternehmen verfügbare Wissen als wertvolle Ressource, die in Ihre Geschäftsabläufe mit einfließt!
• Schaffen Sie eine offene, teamorientierte Unternehmenskultur, in deren Atmosphäre Ihre Mitarbeiter ihr Wissen gerne zur Verfügung stellen!
• Beziehen Sie Ihre Angestellten in die Planung der Wissensorganisation mit ein, indem Sie sie nach ihren Anforderungen befragen!
• Sorgen Sie für die technischen Voraussetzungen einer zentralen Wissensdatenbank!
• Bedenken Sie, dass die implementierten Lösungen nutzerfreundlich ausgerichtet sein müssen!
• Gewährleisten Sie eine Lösung, die Übersichtlichkeit und intuitive Strukturierung bietet!
• Verfügen Sie nicht über eine eigene IT-Abteilung oder ist das Projekt zu umfassend, greifen Sie auf das externe Know-how eines IT-Dienstleisters Ihres Vertrauens zurück!