Wissensmanagement Wissen Sie eigentlich, wie viel Ihr Unternehmen weiß?

Wissensmanagement-Projekte wurden in der Vergangenheit organisatorisch vielfach weder in die Unternehmenskultur noch in die Personal- und Organisationsentwicklung eingebettet, sondern als reine IT-Projekte gestartet. Heraus kamen oft nutzerunfreundliche Systeme und Datenfriedhöfe – auch weil Mitarbeiter nicht in die Projekte eingebunden wurden. Dank Web-2.0-Technologien können Anwendungen einfacher integriert werden, sodass Mitarbeiter leichter auf benötigte Daten zugreifen können.

Was aber ist denn nun Wissensmanagement? Als Begriff von jedem anders verstanden beziehungsweise umgesetzt, steht doch eines fest: Wissensmanagement verlangt auf jeden Fall mehr die unstrukturierte Eingabe von Informationen in eine Datenbank. Mittlerweile gibt es verschiedene Möglichkeiten, Knowledge Management (KM) auch im Mittelstand kosteneffizient und als Innovationsmotor einzusetzen.

Funktionierendes Wissensmanagement

Um die Komplexität des Themas zu veranschaulichen, reicht ein Blick auf die Bandbreite von Wissenschaftsbereichen, die sich damit interdisziplinär auseinandersetzen: Informatik sowie Wirtschaftsinformatik, Betriebswirtschaftslehre, Psychologie, Pädagogik und Bibliothekswissenschaften.

Aktuelle Herausforderungen an das Wissensmanagement sind zum einen, dass vorhandenes Wissen zureichend (wieder)verwendet werden kann. Zum anderen sollte das umfängliche Wissen, über das die einzelnen Organisationsmitglieder zweifelsohne verfügen, auch automatisch für die Organisation verfügbar sein.

Wissens-(Mit)Teilung

Die Studie eines international tätigen Marktforschungsinstituts zeigt, dass die 500 größten Unternehmen der Welt jährlich 24 Milliarden Dollar verlieren, weil sie das Wissen ihrer Mitarbeiter nicht optimal verwerten. Ähnliches gilt auch für den Mittelstand. Die (Mit)Teilung von Wissen, das sogenannte Knowledge Sharing, stellt damit die größte Herausforderung dar. In der Praxis heißt dies, dass effiziente Werkzeuge zur Wissensteilung eingesetzt werden. Dank Wikis und Weblogs ist es mittlerweile auch für kleine und mittelständische Unternehmen keine besondere technische und finanzielle Herausforderung, das Know-how der Mitarbeiter zu sammeln. Die wichtigste Maßnahme bei der Einführung solcher Systeme ist allerdings die Überzeugungsarbeit während des gesamten Projektprozesses. Seminare, Workshops und Mitarbeiterbefragungen sind daher unverzichtbare Bestandteile.

Behalten Sie den Überblick über Ihr Wissen!

Die Anforderung, das umfangreiche Wissen allen Mitarbeitern zugänglich zu machen, ist gegeben. Doch die Liste an unternehmensrelevanten Informationsträgern ist lang: Office- und XML-Dokumente, gescannte Unterlagen, Akten, E-Mails, Präsentationen, Faxe, Grafiken, Audio- und Videodateien. Häufig sind diese geschäftskritischen Informationen auf lokalen Festplatten beziehungsweise Fileservern und somit dezentral abgelegt. Hier die Übersicht zu wahren, ist eine zentrale Herausforderung an alle Entscheider.

Umso wichtiger ist die enge gemeinsame strategische Ausrichtung von Anwendern und Umsetzern, also dem IT-Verantwortlichen beziehungsweise dem externen IT-Partner. Letzterer steht mit der Umorganisation der Wissensverwaltung vor einer Reihe anspruchsvoller Aufgaben, die erlösen muss, um seinen Beitrag zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu leisten. Dazu gehören unter anderem: komplexe IT-Strukturen vereinfachen, den Wert der vorhandenen IT maximal nutzen und die IT-Organisation strategisch ausrichten.