Abmahnung Worauf Arbeitgeber beim Inhalt achten müssen
Wesen der Abmahnung
Bei einer Abmahnung handelt es sich um die formale Aufforderung einer Person an eine andere, ein bestimmtes Verhalten künftig zu unterlassen. Grundsätzlich sind Abmahnungen für jeden Bereich zivilrechtlicher Unterlassungsansprüche einsetzbar, besondere Bedeutung erlangt dieses Instrument allerdings im Arbeitsrecht. Hier geht es darum, dem Arbeitnehmer unmissverständlich aufzeigen, dass der Arbeitgeber mit einem bestimmten Verhalten oder einer bestimmten Leistung des Arbeitnehmers nicht einverstanden ist.
Verbunden mit der nochmaligen Chance, das (vertragswidrige) Verhalten künftig abzustellen, stellt die Abmahnung die Vorstufe zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses dar. Will der Arbeitgeber aus verhaltensbedingten Gründen kündigen, muss im Vorfeld eine erfolglose Abmahnung wegen eines gleichartigen oder ähnlichen Pflichtenverstoßes vorausgegangen sein.
Form der Abmahnung
Zwar kann eine Abmahnung auch mündlich ausgesprochen werden, aus Beweisgründen jedoch bietet sich generell die Schriftform an. Wählt der Arbeitgeber doch die mündliche Variante, sollte die Abmahnung dokumentiert und vom abgemahnten Mitarbeiter gegengezeichnet werden.
Einzuhaltende Fristen
Grundsätzlich müssen Arbeitgeber keine Fristen beachten, wenn sie abmahnen wollen. Ein Problem ergibt sich allerdings dann, wenn Arbeitgeber mit ihrer Abmahnung zu lange warten. Die Folge: Für den Arbeitnehmer sieht es so aus beziehungsweise rechtlich gesehen kann er dann davon ausgehen dass sein Fehlverhalten keine Konsequenzen nach sich zieht. Die Abmahnung kann unwirksam werden.
Inhalt der Abmahnung
Spricht der Arbeitgeber die Abmahnung fehlerhaft oder unvollständig aus, entfaltet sie rechtlich keine Wirkung. Dies kann für ihn negative Folgen haben, wenn etwa in einem darauffolgenden Kündigungsschutzprozess herauskommt, dass die Abmahnung rechtlich gar keinen Bestand hatte und er sich in Wirklichkeit gar nicht darauf berufen kann. Deshalb sollten Arbeitgeber auf den korrekten Inhalt achten. Laut Rechtsprechung ist eine Abmahnung erst dann wirksam, wenn sie folgende Eigenschaften besitzt:
- Dokumentationsfunktion: Der Arbeitgeber muss den konkreten Sachverhalt benennen, durch den der Arbeitnehmer gegen den Arbeitsvertrag verstoßen haben soll.
- Hinweisfunktion: Der Arbeitgeber muss darauf hinweisen, dass er ein solches Fehlverhalten in Zukunft nicht dulden wird.
- Warnfunktion: Der Arbeitgeber muss die konkrete Maßnahme (Kündigung) benennen, die er vornehmen wird, wenn der Arbeitnehmer nochmals dasselbe oder ein ähnliches Fehlverhalten an den Tag legen wird.
Hinweis
Schlagwortartige, unkonkrete Umschreibungen des Pflichtverstoßes, also zum Beispiel „untragbares Verhalten“ oder „fehlende Bereitschaft zur Zusammenarbeit“ genügen nicht. Auch eine pauschale Drohung des Arbeitgebers, im Falle der Wiederholung des Fehlverhaltens irgendwelche Maßnahmen zu ergreifen, reicht für eine wirksame Abmahnung nicht aus.
Arbeitgeber sind auf der sicheren Seite, wenn sie das Fehlverhalten mit einer genauen zeitlichen Benennung verbinden. Beispiel:
„Am Donnerstag, 22. Juli 2010, haben Sie Ihre Arbeit erst um 9.00 Uhr und damit 60 Minuten verspätet aufgenommen.“
Und im Anschluss konkret aufzeigen, gegen welche Regelung der Arbeitnehmer damit verstoßen hat. Beispiel:
„Sie haben damit gegen § 9 Ihres Arbeitsvertrages verstoßen.“
Außerdem sollte die Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen erfolgen. Beispiel:
„Sollten Sie Ihr pflichtwidriges Verhalten wiederholen, behalten wir uns arbeitsrechtliche Schritte vor und können auch eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses nicht ausschließen.“
Grundsätzlich gilt: Sprechen Arbeitgeber wiederholt Abmahnungen aus, ohne tatsächlich eine Kündigung folgen zu lassen, läuft die Abmahnung Gefahr, ihre Warnfunktion zu verlieren und damit entwertet zu werden.