Austrittsgespräche Gründe für den Weggang systematisch erforschen

Zielsetzung

Austrittsgespräche ermöglichen das Eruieren von Austrittsgründen und Erkennen von Schwachstellen im Unternehmen. Der austretende Mitarbeiter kann kritisch und offen den Kündigungsgrund darlegen und auch heikle Themen in einer offenen Atmosphäre erörtern. Es liegt im Interesse des Unternehmens, beim Arbeitnehmer den Eindruck eines kritikfähigen und offenen Arbeitgebers zu hinterlassen, der an seiner Meinung interessiert ist. Auch ein austretender Mitarbeiter beeinflusst das Firmenimage.

Voraussetzungen für Austrittsgespräche

Austrittsgespräche sollten von neutralen Personen der Personalabteilung in einer offenen und entspannten Atmosphäre geführt werden. Dabei spielen auch die Persönlichkeit des Austretenden (Grundhaltung, Charakter, Ehrlichkeit) und seine Gefühlslage (Verbitterung, Rachegefühle) eine Rolle. Fördert der Austrittsfragebogen besonders wichtige Problempunkte zutage, ist ein Anschlussgespräch empfehlenswert, in welchem man darauf näher eingeht.

Zeitpunkt und Teilnehmer

Die eine Möglichkeit: Am gleichen oder folgenden Tag nach der Kündigung. Durch schnelles Handeln können jeweils noch Maßnahmen eingeleitet werden, mit denen der Entscheid des Mitarbeiters beeinflusst oder gar rückgängig gemacht werden kann. Auch der Zeitpunkt nach der Zeugnisübergabe ist geeignet, da ein Mitarbeiter dann keine negativen Konsequenzen mehr befürchtet und sich eher offen äußert. Gespräche sollten mit Mitarbeitenden, die das Unternehmen freiwillig verlassen und Mitarbeitenden, denen gekündigt wurde, geführt werden, wobei dies bei den Auswertungen berücksichtigt werden muss.

Die Informationen aus einem Austrittsgespräch

Durch Austrittsgespräche können wichtige Informationen über die Situation im Unternehmen und die Gründe für die Attraktivität von Mitbewerbern auf dem Arbeitsmarkt gewonnen werden. Daher sind folgende Themen- und Problemkreise zu fokussieren:

• Gibt es immer wiederkehrende Zusammenhänge zwischen Unternehmensbedingungen und Kündigungen?
• Durch welche Maßnahmen hätte sich die Kündigung vermeiden lassen?
• Sind es Kernproblemfelder, auf die sich Äußerungen konzentrieren (Entwicklungschancen, Entlohnung, Arbeitsbedingungen, Führungsprobleme, Unternehmenskultur usw.)
• Sind es Gründe, die weitere Kündigungen befürchten lassen oder sich auf Abteilungen konzentrieren?
• Sind bestimmte Mitarbeiterkategorien häufiger vertreten als andere (Alter, Geschlecht, Hierarchien, Funktionen, Dauer Betriebszughörigkeit usw.)

Gesprächsführung

Wichtig ist das Aufzeigen des Gesprächsziels und der behandelten Themen, das Vorgehen und insbesondere auch die Diskretionszusicherung. Es sollten verschiedene Punkte – die mit Vorteil in einem Skript festgehalten sind - geklärt werden. Das Gespräch sollte dem Austretenden auch ermöglichen, in seinem Interesse die Erfahrungen zu reflektieren und sich seiner Stärken und Schwächen bewusst zu werden – was dann auch ihn zu einem Austrittsgespräch motiviert. Ebenso dient ein Austrittsgespräch auch der Optimierung der Referenzauskünfte - und liegt im Interesse des Austretenden. Einige Beispiele:

• Was war der wichtigste Grund für Ihre Kündigung?
• Gibt es noch andere eher heikle "echte" Gründe?
• Was hätte Sie von diesem Schritt abgehalten?
• Unter welchen Umständen würden Sie wieder bei uns arbeiten?
• Was können wir aus Ihrer Kündigung lernen und künftig besser machen?
• Was werden Sie in guter bis sehr guter Erinnerung behalten?
• Gibt es Dinge, die bei Ihrem neuen Arbeitgeber wesentlich besser sind als bei uns?
• Wenn Sie uns in einem Satz charakterisieren würden – wie würde dieser lauten?

Haken Sie oft nach und hinterfragen Sie, erkundigen Sie sich nach konkreten Vorfällen und ermutigen Sie zur Offenheit und Kritik. Um so besser es gelingt, die wirklich wahren und echten Gründe zu eruieren und heikle Problembereiche zu erkennen, desto größer ist letzten Endes der Nutzen eines Austrittsgesprächs.

Struktur und Themen eines Austrittsbogens

Die folgenden Beispiele sind nicht vollständig, sollen aber stichwortartig einige konkrete Anregungen geben, aus welchen Bereichen die Fragen eines Austrittsgespräches zusammengestellt sein können:

Diese Fragen sollten im Interesse der Messbarkeit und der objektiven Vergleichs- und Bewertungsmöglichkeit sowohl skaliert (sehr gut, gut, zufrieden, mangelhaft, sehr schlecht) wie auch offen gestellt werden (Beispiel "Fehlende Freiräume": Welche, Nennung von Beispielen, Präzisierung usw.).

Informations-Rückkoppelung und Massnahmenplanung

Die regelmäßige, repräsentative und systematische Auswertung der Gespräche und Austrittsfragebögen einerseits und das Ergreifen von Maßnahmen andererseits ist von entscheidender Bedeutung. Wird dies nicht konsequent gemacht und ein Fragebogen zu den Akten gelegt, kann auf Austrittsgespräche ebenso so gut verzichtet werden. Wichtig ist zudem auch die Rückkoppelung der Informationen an die Verantwortlichen: Dies kann in Fragen der Lohnpolitik die Geschäftsleitung sein, in kritischen Äußerungen zum Führungsverhalten der Linienvorgesetzte oder bei mangelhaften PC-Arbeitshilfsmitteln der IT-Verantwortliche. Beispiele möglicher Maßnahmen können sein:

• Einleitung von Personalerhaltungs- und Mitarbeiterbindungs-Maßnahmen
• Rückmeldung an direkte Vorgesetzte, die GL oder andere Unternehmensstellen
• Optimieren zum Beispiel der Lohnpolitik oder der Personalentwicklungsmaßnahmen
• Sofortiges Angehen von Führungsschwächen und Fragen der Führungskultur
• Prioritäres Angehen von Schwachpunkten, die Folgekündigungen auslösen könnten

Geschäftsleitung und Führungskräfte sollten regelmäßig über die Resultate von Austrittsgesprächen und daraus erfolgte Maßnahmen informiert werden, um die notwendige Sensibilisierung für gewisse Probleme und Rückendeckung für Maßnahmen sicherzustellen.

Dies ist ein Auszug aus dem im Praxium-Verlag erschienen Buch „Handbuch zum Personalmanagement“ von Martin Tschumi. Es kann bei http://www.hrmbooks.ch/p211.html bezogen werden.