Mitarbeiterzeitschrift So halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden

Teil 3: Tipps zur Einführung einer Mitarbeiterzeitschrift

Von Petra Oberhofer

Für kleine und mittelständische Unternehmen bietet es sich an, die Produktion einer Mitarbeiterzeitschrift an einen externen Dienstleister zu geben, da die nötigen Kompetenzen im eigenen Betrieb meist nicht vorhanden sind. PR-Agenturen oder Verlage, die Erfahrung mit Mitarbeiterzeitschriften haben, sind eine gute Wahl. Sie sollten sich ein Konzept vorschlagen und erarbeiten sowie einen Kostenvoranschlag erstellen lassen.

Wenn Sie die erste Zeitschrift erst einmal vom Dienstleister haben herstellen lassen, können Sie realistisch abschätzen, welche Punkte von den eigenen Kollegen bearbeitet und beigesteuert werden können. Als nächsten Schritt sollten Sie einen Jahres-Redaktionsplan erstellen und mit dem externen Dienstleister einen Jahresvertrag abschließen. Schließlich soll die Mitarbeiterzeitschrift keine einmalige Aktion bleiben. Denn erst die regelmäßige Erscheinungsweise der Mitarbeiterzeitschrift unterstützt die Nachhaltigkeit der internen Kommunikation und signalisiert den Mitarbeitern, dass sie dem Unternehmen wichtig sind. Sie bemerken nach einiger Zeit, dass sie in die Entscheidungen eingebunden werden und diese mittragen.

Beispiel für eine gelungene Mitarbeiterzeitschrift

Das Mitarbeitermagazin „Commerzielles“ der Commerzbank hat beim Best of Corporate Publishing (BCP) 2009 Gold gewonnen. Von Mitarbeitern für Mitarbeiter – diese Leitidee zieht sich durch die preisgekrönte Publikation. Dabei stehen die Menschen der Bank konsequent im Mittelpunkt. Das Mitarbeitermagazin erscheint viermal jährlich mit einer Auflage von zuletzt 85.000 Exemplaren, hinzu kommen Sonderausgaben wie zuletzt zur Übernahme der Dresdner Bank.

Hier ein paar praktische Tipps zur Umsetzung einer Mitarbeiterzeitschrift:

  1. Achten Sie auf Qualität: Sowohl journalistische als auch Fachkenntnisse sind erforderlich, um eine qualitativ hochwertige Mitarbeiterzeitschrift herzustellen. Die Macher der Mitarbeiterzeitschrift brauchen neben der Branchenkenntnis auch viel journalistisches Gespür für die Themenauswahl, die textliche Aufbereitung und die passende Präsentationsform. Dazu viel Einfühlungsvermögen, eine flüssige Schreibe und Erfahrung im Zeitschriftenlayout. Externe Autoren eignen sich manchmal besser, weil sie eine neutrale Position haben.
  2. Darstellungsformen: Die Zeitschrift sollte mehrere Darstellungsformen beinhalten, zum Beispiel Interviews (auch gerne mit externen Experten), Nachrichten, Serviceartikel, Reportagen und Porträts. Das Editorial bietet sich für Grußworte beispielsweise von der Geschäftsleitung an.
  3. Zielgruppenorientierte Themen: Achten Sie bei der Themenauswahl darauf, dass Sie Themen aus dem Leben der Mitarbeiter wählen. Je näher sich die Geschichten an den Interessen der Kollegen orientieren, desto spannender ist die Lektüre für sie und um so höher sind Nutzungsgrad und Leserbindung. Rein unternehmensbezogene Informationen wie zur Geschäftsentwicklung, Stellungnahmen aus der Chefetage oder zu Veränderungsprojekten sind allerdings ebenso wichtig.
  4. Mitarbeiter zeigen: Drucken Sie Porträts von verschiedenen Mitarbeitern und Abteilungen ab. Das hat zwei große Vorteile: die Mitarbeiter lernen ihre Kollegen aus anderen Abteilungen oder Standorten besser kennen und sie lesen etwas über Menschen, die sie eventuell kennen. Das ist interessant und stärkt das Gemeinschafts- und Zusammengehörigkeitsgefühl. Auch neue Mitarbeiter und Pensionäre sollten in der Mitarbeiterzeitschrift porträtiert oder erwähnt werden.
  5. Mehrwert: Bieten Sie den Lesern einen Mehrwert, beispielsweise mit Rabattcoupons, Gewinnspielen oder Linktipps im Internet, aber auch mit Weiterbildungsangeboten oder Veranstaltungshinweisen. Einen Mehrwert bieten ebenso Unterhaltungselemente wie Cartoons oder Rätsel.
  6. Treten Sie in einen Dialog: Mit Aktionen zur Leserbeteiligung und Fragebögen erfahren Sie mehr über die Bedürfnisse der Kollegen und vertiefen die Beziehung zu ihnen.
  7. Titelblatt: Das Titelblatt sowie der Name der Zeitschrift müssen Interesse wecken und Lust auf den Inhalt machen. Spannende Fotos und knackige Überschriften regen zum Weiterlesen an.
  8. Umfang: Wenn es wenig zu berichten gibt, reichen vier bis acht Seiten aus. Je nach Bedarf können Sie den Umfang anpassen. Kalkulieren Sie nicht von vornherein zu viele Seiten ein, sonst laufen Sie Gefahr, zu viele uninteressante Dinge in die Zeitschrift hinein zu packen.
  9. Gestaltung: Auch im Heft sollte das Layout ansprechend sein. Die Zeitschrift sollte zeitgemäß und lesefreundlich gestaltet sein. Klare Gestaltungsraster mit wiederkehrenden Rubriken helfen dem Leser, sich zu orientieren. Ebenfalls sollte die Corporate Identity in der Mitarbeiterzeitschrift eingehalten werden.
  10. Erscheinungsweise und Aktualität: Das Mitarbeitermagazin sollte regelmäßig erscheinen und immer auf dem neuesten Stand sein.
  11. Anzeigen: Fremdanzeigen sind eher unüblich, aber Eigenanzeigen können Sie platzieren. Denn auch die eigenen Mitarbeiter sollen von den Produkten beziehungsweise Dienstleistungen überzeugt werden. (Stichwort Internal Branding)
  12. Was nicht in eine Mitarbeiterzeitschrift gehört: Da es sich um ein öffentlich zugängliches Medium handelt, gehören interne Informationen, die nicht an Kunden oder Mitbewerber gelangen sollen, nicht in eine solche Zeitschrift. Auch Berichte über Entlassungen sind nicht sinnvoll. Dies gehört in die Betriebsversammlung oder ins tagesaktuelle Intranet. Der Inhalt darf nicht von oben herab vermittelt werden, nicht zu werblich oder oberflächlich sein. Lobhudelei und Zensur durch die Geschäftsleitung sollten ebenfalls nicht stattfinden.
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