Personalverwaltung Datenschutz und andere Rechtsfallen bei der elektronischen Personalakte

Was genau ist eine Personalakte?

In einer Personalakte fasst der Arbeitgeber alle Unterlagen zusammen, die zu einem bestimmten Arbeitsverhältnis stehen. Es befinden sich darin unter anderem Dokumente wie die Bewerbung des Mitarbeiters, dessen Zeugnisse, der Arbeitsvertrag und Angaben zur Kranken- und Rentenversicherung. Die elektronische Personalakte ist nichts anderes als eine Sammlung per EDV-System, die die konventionelle Papierakte ersetzt. Sie entsteht durch das Eingeben oder Einscannen der Personaldaten in die Datenbanken des Unternehmens.

Wie steht es mit dem Datenschutz?

Wenn sensible, personenbezogene Daten durch automatische Verfahren verarbeitet werden, ist das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu beachten. Die Vorschriften stellen dann auch an den Arbeitgeber – anders als bei der Akte in Papierform – besondere Anforderungen. Er muss unter anderem berücksichtigen:

• Die Datenverarbeitung unterliegt im Rahmen der elektronischen Personalakte einem Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Das heißt: Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten ist in der Regel nur mit Einwilligung des betroffenen Arbeitnehmers möglich. Deshalb muss der Arbeitgeber vor Erteilung der Einwilligung den Arbeitnehmer auf den vorgesehenen Zweck der Datenspeicherung sowie gegebenenfalls auf die Folgen der Verweigerung der Einwilligung hinweisen.
• Die Einwilligung ist in der Regel durch den Arbeitnehmer schriftlich zu erteilen. Das kann auch im Rahmen des Arbeitsvertrages erfolgen, muss dann aber im Vertragstext besonders hervorgehoben werden. Merke: Zu empfehlen ist, dies grundsätzlich so zu praktizieren, damit nicht im konkreten Einzelfall später die Einwilligung jedes Arbeitnehmers einzuholen ist.

Das Bundesdatenschutzgesetz erlaubt von vornherein die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten, wenn eine anderweitige Rechtsvorschrift dies vorsieht. Da eine Betriebsvereinbarung normativen Charakter hat, dürfte diese als eine solche „anderweitige Rechtsvorschrift“ anzusehen sein. Das bedeutet: Gemeinsam mit dem Betriebsrat ist die Einführung der elektronischen Personalakte also gleichzeitig für alle Arbeitnehmer möglich.

Ferner ist zu beachten: Ohne Einwilligung des Arbeitnehmers ist die Einführung der elektronischen Personalakte auch dann möglich, wenn die Speicherung der Arbeitnehmerdaten der Zweckbestimmung des Arbeitsverhältnisses entspricht. Wann das der Fall ist, ist jedoch im Einzelfall zu entscheiden und für den Arbeitgeber schwierig zu beurteilen.

Welche Rechte hat der Arbeitnehmer?

Wie bei der konventionellen Personalakte gilt auch für die elektronische Variante laut Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), dass der Arbeitnehmer das Recht zur Einsichtnahme hat (inklusive der Möglichkeit, sich Notizen zu machen). Der Arbeitnehmer darf bei der Einsichtnahme ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen. Das Recht zur Einsichtnahme ist nicht vom Nachweis eines besonderen Grundes abhängig. Ob der Arbeitnehmer eine Kopie der Akte verlangen kann, ist streitig, wohl aber in der Regel abzulehnen. Hier fehlt das Recht zur Einsichtnahme nach Bundesdatenschutzgesetz komplett. Das ist schriftlich zu erteilen.

Das Bundesdatenschutzgesetz verlangt, dass personenbezogene Daten zu korrigieren sind, wenn sie unrichtig sind. Wichtig: Die Daten sind schon dann zu sperren, wenn der Arbeitnehmer die Unrichtigkeit behauptet und der Arbeitgeber das Gegenteil nicht beweisen kann. Diese Regel gilt jedoch nicht für den Fall, dass der Arbeitnehmer die Korrektur subjektiver Einschätzungen des Arbeitgebers (zum Beispiel in Bezug auf die Bewertung der Leistung des Arbeitnehmers) verlangt.

Schließlich bestimmt das Betriebsverfassungsgesetz für die elektronische wie auch für die konventionelle Personalakte, dass Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Akte auf sein Verlangen der Akte beizufügen sind.

Hat der Betriebsrat zuzustimmen?

Grundsätzlich bedarf die Umstellung auf elektronische Personalakten nicht der Zustimmung des Betriebsrates, gleichwohl sich seine Einbeziehung in der Regel empfiehlt. Etwas Anderes gilt, wenn mit der elektronischen Personalakte allgemeine Beurteilungsgrundsätze eingeführt werden. Darunter sind Regelungen zu verstehen, die eine Bewertung des Verhaltens oder der Leistung der Arbeitnehmer objektivieren und nach einheitlichen Kriterien ausrichten sollen (zum Beispiel Führungsrichtlinien). Außerdem hat der Betriebsrat mitzubestimmen, wenn die Einführung der elektronischen Personalakte auch die Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung der Arbeitnehmer bestimmt sind, zur Konsequenz haben.

Originale aufbewahren

Problematisch ist, wenn der Arbeitnehmer im Falle eines Gerichtsprozesses bestreitet, dass die aus der Personalakte stammenden, eingescannten Dokumente dem Original entsprechen. Denn die Zivilprozessordnung fordert in einem solchen Fall zum Beweisantritt die Vorlage der Originalurkunde. Vor diesem Hintergrund ist es deshalb ratsam, besonders wichtige Dokumente auch in der Original- beziehungsweise Papierform aufzubewahren.