1. Stufe: Rückkehrgespräche
Sobald ein gesundeter Mitarbeiter aus dem Krankenstand zurückkehrt, führen Sie oder ein Personalverantwortlicher mit ihm ein Rückkehrgespräch. Dieses Gespräch können Sie informell und kurz halten, wenn der Betreffende bislang selten gefehlt hat. Ist der Mitarbeiter häufiger krank, sollten Sie dem Termin entsprechendes Gewicht verleihen. Kommunizieren Sie das Gespräch unter dem Aspekt der Fürsorge. Schließlich geht es darum, ob Sie als Arbeitgeber etwas verändern können, um die Gesundheit des Mitarbeiters zu verbessern. Sollte die Krankheitsursache betriebsbedingt sein, können Sie die Ursachen analysieren und beseitigen. Wer bisher leichtfertig bei kleineren „Wehwehchen“ der Arbeit fern geblieben ist, wird das Rückkehrgespräch als unangenehm empfinden - und sein Verhalten unter Umständen ändern.
2. Stufe: Fehlzeitengespräche
Fehlt ein Mitarbeiter häufiger und haben auch die Rückkehrgespräche keine Fortschritte gebracht, sollten Sie ihn zu einem weiteren Gespräch bitten. Darin thematisieren Sie direkt die Fehlzeiten. Lassen Sie sich dazu genaue Daten der Arbeitsausfälle geben. Gemeinsam können Sie dann die Ursachen erforschen. Geben Sie Ihrem Gegenüber aber auch Gelegenheit, Ihr Vertrauen in ihn wieder zu stärken. Machen Sie ihm auf jeden Fall die Auswirkungen seiner Fehlzeiten (Kosten, Mehrarbeit der Kollegen, nicht erledigte Aufgaben) klar und suchen Sie gemeinsam nach Wegen, die Fehlzeiten zu senken.
3. Stufe: Personalgespräche mit Zielvereinbarung
Wenn die Fehlzeiten zu hoch bleiben und in den vorherigen Gesprächen keine Lösung gefunden wurde, sollten Sie den Mitarbeiter und einen Arbeitnehmervertreter (zum Beispiel ein Betriebsratsmitglied, Vertrauensmann) vorladen. Hier legen Sie klar fest, welche Maßnahmen eingeleitet werden, wenn sich das Fehlzeitenverhalten des Mitarbeiters innerhalb eines festgelegten Zeitraums (zum Beispiel sechs Monate) nicht bessert. Stellen Sie zum Beispiel eine Änderungskündigung in Aussicht, wenn der Betreffende für den Fahrdienst oft krankgeschrieben, für das Lager aber arbeitsfähig wäre.
5 Tipps für Ihre Fehlzeitengespräche
- Das grundsätzliche Ziel sollte bei allen Gesprächsstufen die Reduzierung der Fehlzeiten sein. Eine Drohkulisse aufzubauen ist meist unnötig, die Betroffenen empfinden solche Gespräche auch ohnedies als sehr unangenehm.
- Ihr Mitarbeiter muss Ihnen keine detaillierte Auskunft über die medizinische Diagnose und die Einzelheiten seiner Behandlung geben. Er darf Ihnen aber diese Auskunft unaufgefordert geben. Geben Sie deshalb vor allem am Anfang der Gespräche Raum und lassen Sie Ihren Mitarbeiter erzählen.
- Beziehen Sie in Ihre Überlegungen stets auch das persönliche Umfeld Ihres Mitarbeiters ein. Wer pflegt Zuhause? Wie weit ist es zu Arztterminen? Nur so ergibt sich ein schlüssiges Gesamtbild, aus dem heraus Sie eine Lösung entwickeln können.
- Entwickeln Sie kreative Lösungen. Ist der Mitarbeiter grundsätzlich überfordert, kann man seine Stelle vielleicht auf 30 oder 25 Stunden im Monat reduzieren. Oder vereinbaren Sie eine variable Arbeitszeit, die dem Mitarbeiter die Möglichkeit gibt, seine Fehlzeiten an anderen Tagen wieder aufzubauen.
- Beachten Sie stets auch, welche Auswirkungen Maßnahmen auf die Motivation anderer Mitarbeiter haben kann. So kann sich eine zu „weiche“ Haltung genau so negativ auswirken wie eine zu harte Haltung.