Strategische Personalentwicklung In sieben Schritten Wettbewerbsfähigkeit steigern

Große Unternehmen investieren erhebliche Ressourcen in die systematische Weiterbildung ihrer Mitarbeiter, weil sie die Potenziale erkannt haben, die mit einer strategischen Personalentwicklung erschlossen werden können. Wie aber kann sich das klassische mittelständische Unternehmen diesen Herausforderungen stellen? Mittelständische Untenehmen tun sich häufig schwer, die für eine strategische Personalentwicklung notwendigen personellen und finanziellen Ressourcen aufzubringen. Oftmals fehlt es auch an praxisgerechten Tools und Know-how für die Umsetzung einer sinnvollen Personalentwicklung. Mit den folgenden sieben Schritten kann jedes Unternehmen eine integrierte, wenig aufwändige und effektive Personalentwicklung betreiben:

1. Zukünftig benötigte Mitarbeiterqualifikationen definieren

Hier geht es um Fragen wie: Was müssen Mitarbeiter künftig leisten? Welche Aufgaben bleiben erhalten, welche werden zukünftig entfallen? Welche neuen Aufgaben kommen auf sie zu? Welche zusätzlichen Anforderungen sind damit verbunden?

Auch wenn Sie nicht über die Gabe verfügen, die Zukunft voraussagen zu können, so wird Ihnen doch ein Blick auf die eigene Strategie und die mittelfristigen Ziele Ihres Unternehmens einiges davon verraten, auf welche Qualifikationen Sie bei Ihren Mitarbeitern in der Zukunft angewiesen sein werden. Sie sollten hierbei einen Zeitraum von zwei bis drei Jahren im Blick haben, denn Mitarbeiterentwicklung funktioniert nicht auf Knopfdruck.

2. Aktuellen Status der Mitarbeiter überprüfen

Hier geht es um Fragen wie: Über welche Qualifikationen verfügen die Mitarbeiter heute? Entsprechen diese den aktuellen und den künftigen Anforderungen an die Stelle? Welche Fähigkeiten und Fertigkeiten werden derzeit nicht genutzt?

Installieren Sie – sofern noch nicht geschehen – die erforderlichen Instrumente für eine kontinuierliche Qualifikationserfassung! Dazu zählen zum Beispiel Stellenbeschreibungen oder Stellenanforderungsprofile, regelmäßige Mitarbeitergespräche und Analyseinstrumente wie etwa eine Mitarbeiter-Potenzialanalyse.

3. Personalbedarfsplanung erstellen

Ausgehend von Schritt 1 (Soll) und Schritt 2 (Ist) formulieren Sie Ihre qualitative und quantitative Personalbedarfsplanung. Sie legen fest, wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen Sie in welchem Zeitraum benötigen. Ein wichtiger Teilaspekt, der erstaunlich oft vernachlässigt wird, ist die Frage, welche Mitarbeiter Sie in absehbarer Zeit verlassen werden (normale Fluktuation inklusive Ausscheiden wegen Erreichen der Altersgrenze). Stellen Sie sich dabei die Frage, welche besonderen Qualifikationen Sie damit verlieren!

Diese Personalbedarfsplanung stellt die Basis für Personaleinstellungen und für Maßnahmen zur Personalentwicklung dar. Zweckmäßigerweise sollte diese Planung mindestens einmal jährlich überprüft und aktualisiert werden.

4. Personalentwicklung planen

Planloser Aktionismus ist im Bereich Personalentwicklung genauso schädlich wie in allen anderen Bereichen. Deshalb sollten im Personalentwicklungsplan die unterschiedlichen Qualifikationsanforderungen zu Themenblöcken zusammengefasst und entsprechend ihrer Bedeutung für die Erreichung der Unternehmensziele sowie ihrer Dringlichkeit gewichtet werden. Dafür kann einfach eine Matrix gemäß folgendem Muster erstellt werden, in der auch die jeweils für die einzelnen Themen vorgesehenen Mitarbeiter eingetragen werden können:

5. Geeignete Instrumente für die Personalenwicklung festlegen

Nachdem Sie nun wissen, welche Mitarbeiter welche Qualifikationen ausbauen beziehungsweise erwerben sollen, geht es im nächsten Schritt um die Planung, mit welchen Instrumentarien diese Ziele am effektivsten erreicht werden können. Neben dem klassischen PE-Instrument Training stehen hier unter anderem interne Schulungen, elektronische Medien wie Computer Based Training, Web Based Training oder Intranet, Coaching, Training on-the-job, Nachwuchsförderprogramme, Job-Rotation, Mentoring, Assessment-Center und Fachliteratur zur Auswahl.

Für jede Art von Schulung sollte überlegt werden, ob sie besser intern oder extern durchgeführt wird. Technische Schulungen beispielsweise laufen meist intern ab, da es oft schwierig sein dürfte, externen Sachverstand für unternehmensspezifische Technikfragen zu finden. Bei der Entwicklung von Führungsqualitäten kann das schon anders aussehen. Jedenfalls sollte für jede einzelne Maßnahme festgelegt werden, ob sie mit eigenen Ressourcen oder durch Inanspruchnahme externer Dienstleister umgesetzt werden soll.

In Zeiten knapper Budgets entsteht ohne strategische Planung häufig die Situation, dass Investitionen in die Mitarbeiter so lange aufgeschoben werden, bis ernsthafte Leistungsdefizite auftreten. Oder es wird versucht, drohende Lücken mit „Bordmitteln“, das heißt mit eigenem Personal zu schließen. Wenn Personalentwicklung hingegen als strategisches Instrument der Unternehmensführung betrachtet wird, lässt sich abwägen, welche Themen zielführend und ergebnisorientiert mit eigenen Ressourcen bearbeitet werden können und wann eine Investition in externes Know-how angemessen ist.

6. Optimalen Partner für die jeweiligen Maßnahmen bestimmen

Gleichgültig ob sich Unternehmen im Einzelfall für eine interne Lösung oder den Einkauf externer Leistungen entscheiden muss die Frage beantwortet werden, wer diese Maßnahme durchführen soll. Wenn es um eine interne Schulung geht, hilft folgender Fragen-Katalog bei der Auswahl des geeigneten Partners:

• Wer ist fachlich kompetent dafür?
• Wer verfügt über ausreichend methodische Kompetenz?
• Ist der damit verbundene Aufwand – einschließlich der notwendigen Vorbereitung – für diesen Mitarbeiter vertretbar?
• Findet er die nötige Akzeptanz bei den Kollegen?

Bei der Auswahl eines externen Trainers oder Coachs geht es um folgende Fragen:

• Ist der Dienstleister Einzelkämpfer oder Bestandteil eines kompetenten Teams?
• Über welche Spezialisierung, Schwerpunkte und Branchenkenntnisse verfügt er?
• Verfügt er über Praxiserfahrung oder lediglich über akademisches Wissen?
• Wie viele Trainingstage führt er selbst durch? (Gute Trainer beschränken sich auf maximal 100 Seminartage pro Jahr)
• Wie konsequent vertritt der Trainer seine Trainingsphilosophie?
• Bietet der Dienstleister den Besuch eines offenen Seminars an? (Schnupperseminar)
• Werden unternehmensspezifische Seminarunterlagen erstellt?
• Werden während des Trainings auch Einzelgespräche oder Einzelberatung angeboten?
• Sind die Teilnehmer aktiv eingebunden oder hält der Dienstleister überwiegend Vorträge?

Nehmen Sie sich für die Beantwortung der Fragen mindestens die Zeit, die Sie sich für jede andere Investitionsentscheidung in vergleichbarer Größenordnung auch nehmen würden. Ihre Mitarbeiter sind schließlich Ihr wichtigstes Kapital!

7. Überprüfung der Qualität und der Ergebnisse

Kein Unternehmen käme vermutlich auf die Idee, viel Geld in eine neue Maschine zu investieren ohne zu überprüfen, ob die Maschine einwandfrei läuft und ob sie die gewünschten Ergebnisse liefert. Erstaunlich viele Unternehmen tun aber genau das, wenn es um Investitionen in ihre Mitarbeiter geht. Planen Sie deshalb für jede Maßnahme von vornherein eine sinnvolle Qualitätssicherung und praxisgerechte Erfolgsmessungen ein. Personalentwicklung ist kein Selbstzweck, sondern soll zur Erreichung Ihrer unternehmerischen Ziele beitragen. Klären Sie deshalb für jede Maßnahme bereits im Vorfeld den konkret erwarteten betrieblichen Nutzen. Beurteilen Sie die erreichten Verbesserungen und kontrollieren Sie Ihren Return on Investment (ROI)!

Zur Qualitätssicherung von PE-Maßnahmen gehören Vorbereitungsgespräche durch die jeweiligen Vorgesetzten der Teilnehmer, in denen die Erwartungen des Unternehmens und die der Mitarbeiter geklärt werden. Selbstverständlich sollten Sie auch ein qualifiziertes Nachbereitungsgespräch mit den Mitarbeitern führen, in dem Sie etwa konkrete Änderungen oder Aktionspläne als Ergebnis der Maßnahmen vereinbaren. Standardisierte Beurteilungsbögen erlauben statistische Aussagen. Diese machen jedoch erst dann Sinn, wenn Ihre Mitarbeiter zusätzlich die Möglichkeit nutzen können, konkrete Anregungen, Ideen oder Kritik auch frei zu formulieren. In vielen Bereichen lassen sich auch konkrete betriebliche Messzahlen zur Qualitätsbeurteilung heranziehen. Denken Sie abschließend auch an die Beurteilung durch die Führungskräfte der geförderten Mitarbeiter!

Ernsthaft betriebene Personalentwicklung kann gerade auch für mittelständische Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorsprung bedeuten. Diese sollten die Chancen nutzen, die ihnen eine strategisch-integrierte und effektive Personalentwicklung bietet.