Qualitätssicherungsvereinbarung Mit dem Lieferanten Qualitätsstandards festlegen

Der Erfolg eines Unternehmens hängt in besonderer Weise von der Zusammenarbeit mit Lieferanten ab. Während man Probleme im eigenen Betrieb selbst abstellen kann, lassen sich die Kompetenz, die Leistungen und die Qualität der Lieferanten nur bedingt beeinflussen. Da bleibt am Ende nur die Trennung, wenn es dauerhaft Probleme gibt. Doch auch dieser Schritt birgt Unsicherheit und Risiko; denn wer weiß, ob der alternative Anbieter (der Wettbewerber des Lieferanten) überhaupt besser ist?

Deshalb haben viele Unternehmen umfangreiche Projekte gestartet, um die Zusammenarbeit mit ihren Lieferanten – insbesondere im Bereich des Qualitätsmanagements – zu verbessern. Sie wollen mitwirken, helfen und sicherstellen, dass alle Lieferanten den notwendigen Qualitätsstandard erreichen. Wenn der Abnehmer die (wirtschaftliche) Macht dazu hat, dann kann er sogar vorschreiben, wie die Produktqualität und die Prozessqualität zu verbessern sind. Bestes Beispiel dafür ist die Automobilindustrie, die ihren Zulieferern rigide Vorgaben macht.

Aber auch weniger mächtige Abnehmer können die Zusammenarbeit mit ihren Lieferanten in punkto Qualität verbessern und auf verlässliche Beine stellen. Ein wichtiger Baustein dafür sind sogenannte Qualitätssicherungsvereinbarungen (QSV).

Qualitätssicherungsvereinbarungen sind hilfreich und wichtig

Oft kommt es zwischen Lieferant und Abnehmer zu Unstimmigkeiten oder Streit, wenn gelieferte Teile fehlerhaft sind. Was sind die Ursachen? Wer haftet? Welche Folgen hat das? Beide Seiten haben dann ganz unterschiedliche Vorstellungen davon, wie die Antworten auf diese Fragen lauten und wie der Konflikt beigelegt werden kann. Im schlimmsten Fall kommt es zu einem teuren Rechtsstreit darüber, wer die Kosten im Schadensfall übernehmen muss.

Mit Qualitätssicherungsvereinbarungen will man dem zuvorkommen. Beide Seiten verpflichten sich zu sehr konkreten Regeln, Rechten und Pflichten, damit Mängel erst gar nicht entstehen – und falls doch, damit dann allen Beteiligten klar ist, welche Folgen dies hat und was genau zu tun ist. Das sorgt für Sicherheit und Verlässlichkeit. Probleme werden schneller und – so zumindest die Absicht der Vertragspartner – einvernehmlich gelöst. Uwe Dittmar, Experte für Qualitätsmanagement und Professor an der Hochschule in Mannheim, weiß aus langjähriger eigener Erfahrung bei Automobilzulieferern und Automobilherstellern:

„Qualitätssicherungsvereinbarungen sind eine wichtige Basis für die Zusammenarbeit zwischen dem Lieferanten und seinem Kunden. Oft gibt es eine Fülle von Absprachen, Vereinbarungen und Verträgen, die im Laufe der Zeit getroffen wurden. Qualitätssicherungsvereinbarungen führen das zusammen und sind dann ein verlässlicher und hilfreicher Rahmen, an dem sich jeder Partner mit seinen Rechten und Pflichten orientieren kann.“

Der Abnehmer kann mit Qualitätssicherungsvereinbarungen sicherstellen, dass der Lieferant vorgegebene Regeln einhält und die notwendigen Anstrengungen unternimmt, damit keine fehlerhaften Teile geliefert werden. Er kann auf dieser Grundlage vor der Zusammenarbeit im Rahmen der Lieferantenanalyse prüfen, inwieweit der Lieferant überhaupt in der Lage ist, die Vorgaben des Abnehmers zu erfüllen.

Aber: Viele Lieferanten fühlen sich durch rigide Vorgaben ihrer Kunden gegängelt und geknebelt. Sie sehen vor allem den riesigen Aufwand, die Pflichten umzusetzen und einzuhalten. Und sie fürchten die Kosten und die Folgen, die auf sie zukommen, wenn es dann doch zu Mängeln kommt. Nur weil sie den Kunden gewinnen oder nicht verlieren wollen, beugen sie sich dem Diktat der Qualitätssicherungsvereinbarungen. Zumindest ist das häufig die Sicht der Betroffenen.

Dabei haben Qualitätssicherungsvereinbarungen auch positive Effekte für die Lieferanten. Sie schaffen Verlässlichkeit. Sie sind ein Rahmen, an dem man sich mit seinem Qualitätsmanagementsystem orientieren kann. Sie benennen die Schnittstellen, die genau beschreiben, wie weit der Verantwortungsbereich des Lieferanten reicht und wo der des Kunden beginnt. Bei Unstimmigkeiten kann sich der Lieferant auf diese Vereinbarungen beziehen und ihre Gültigkeit einfordern. Er kann sich auch  darauf beziehen, wenn die Produkthaftung oder Schadenshaftung ins Spiel kommt. So kann der Lieferant das eigene Risiko besser kalkulieren.

Zudem liefern die Vorgaben wertvolle Informationen darüber, was dem Kunden wichtig ist. Hieraus ergeben sich Chancen, sich von Wettbewerbern abzuheben und das eigene Qualitätsmanagementsystem zu verbessern. Sind die Vorgaben einmal umgesetzt, dann können sie die Basis für eine dauerhafte und erfolgreiche Zusammenarbeit sein.