Der Erfolg eines Unternehmens hängt in besonderer Weise von der Zusammenarbeit mit Lieferanten ab. Während man Probleme im eigenen Betrieb selbst abstellen kann, lassen sich die Kompetenz, die Leistungen und die Qualität der Lieferanten nur bedingt beeinflussen. Da bleibt am Ende nur die Trennung, wenn es dauerhaft Probleme gibt. Doch auch dieser Schritt birgt Unsicherheit und Risiko; denn wer weiß, ob der alternative Anbieter (der Wettbewerber des Lieferanten) überhaupt besser ist?

Deshalb haben viele Unternehmen umfangreiche Projekte gestartet, um die Zusammenarbeit mit ihren Lieferanten – insbesondere im Bereich des Qualitätsmanagements – zu verbessern. Sie wollen mitwirken, helfen und sicherstellen, dass alle Lieferanten den notwendigen Qualitätsstandard erreichen. Wenn der Abnehmer die (wirtschaftliche) Macht dazu hat, dann kann er sogar vorschreiben, wie die Produktqualität und die Prozessqualität zu verbessern sind. Bestes Beispiel dafür ist die Automobilindustrie, die ihren Zulieferern rigide Vorgaben macht.

Aber auch weniger mächtige Abnehmer können die Zusammenarbeit mit ihren Lieferanten in punkto Qualität verbessern und auf verlässliche Beine stellen. Ein wichtiger Baustein dafür sind sogenannte Qualitätssicherungsvereinbarungen (QSV).

Qualitätssicherungsvereinbarungen sind hilfreich und wichtig

Oft kommt es zwischen Lieferant und Abnehmer zu Unstimmigkeiten oder Streit, wenn gelieferte Teile fehlerhaft sind. Was sind die Ursachen? Wer haftet? Welche Folgen hat das? Beide Seiten haben dann ganz unterschiedliche Vorstellungen davon, wie die Antworten auf diese Fragen lauten und wie der Konflikt beigelegt werden kann. Im schlimmsten Fall kommt es zu einem teuren Rechtsstreit darüber, wer die Kosten im Schadensfall übernehmen muss.

Mit Qualitätssicherungsvereinbarungen will man dem zuvorkommen. Beide Seiten verpflichten sich zu sehr konkreten Regeln, Rechten und Pflichten, damit Mängel erst gar nicht entstehen – und falls doch, damit dann allen Beteiligten klar ist, welche Folgen dies hat und was genau zu tun ist. Das sorgt für Sicherheit und Verlässlichkeit. Probleme werden schneller und – so zumindest die Absicht der Vertragspartner – einvernehmlich gelöst. Uwe Dittmar, Experte für Qualitätsmanagement und Professor an der Hochschule in Mannheim, weiß aus langjähriger eigener Erfahrung bei Automobilzulieferern und Automobilherstellern:

„Qualitätssicherungsvereinbarungen sind eine wichtige Basis für die Zusammenarbeit zwischen dem Lieferanten und seinem Kunden. Oft gibt es eine Fülle von Absprachen, Vereinbarungen und Verträgen, die im Laufe der Zeit getroffen wurden. Qualitätssicherungsvereinbarungen führen das zusammen und sind dann ein verlässlicher und hilfreicher Rahmen, an dem sich jeder Partner mit seinen Rechten und Pflichten orientieren kann.“

Der Abnehmer kann mit Qualitätssicherungsvereinbarungen sicherstellen, dass der Lieferant vorgegebene Regeln einhält und die notwendigen Anstrengungen unternimmt, damit keine fehlerhaften Teile geliefert werden. Er kann auf dieser Grundlage vor der Zusammenarbeit im Rahmen der Lieferantenanalyse prüfen, inwieweit der Lieferant überhaupt in der Lage ist, die Vorgaben des Abnehmers zu erfüllen.

Aber: Viele Lieferanten fühlen sich durch rigide Vorgaben ihrer Kunden gegängelt und geknebelt. Sie sehen vor allem den riesigen Aufwand, die Pflichten umzusetzen und einzuhalten. Und sie fürchten die Kosten und die Folgen, die auf sie zukommen, wenn es dann doch zu Mängeln kommt. Nur weil sie den Kunden gewinnen oder nicht verlieren wollen, beugen sie sich dem Diktat der Qualitätssicherungsvereinbarungen. Zumindest ist das häufig die Sicht der Betroffenen.

Dabei haben Qualitätssicherungsvereinbarungen auch positive Effekte für die Lieferanten. Sie schaffen Verlässlichkeit. Sie sind ein Rahmen, an dem man sich mit seinem Qualitätsmanagementsystem orientieren kann. Sie benennen die Schnittstellen, die genau beschreiben, wie weit der Verantwortungsbereich des Lieferanten reicht und wo der des Kunden beginnt. Bei Unstimmigkeiten kann sich der Lieferant auf diese Vereinbarungen beziehen und ihre Gültigkeit einfordern. Er kann sich auch  darauf beziehen, wenn die Produkthaftung oder Schadenshaftung ins Spiel kommt. So kann der Lieferant das eigene Risiko besser kalkulieren.

Zudem liefern die Vorgaben wertvolle Informationen darüber, was dem Kunden wichtig ist. Hieraus ergeben sich Chancen, sich von Wettbewerbern abzuheben und das eigene Qualitätsmanagementsystem zu verbessern. Sind die Vorgaben einmal umgesetzt, dann können sie die Basis für eine dauerhafte und erfolgreiche Zusammenarbeit sein.

Es gibt keine verbindlichen Vorgaben dazu, was in Qualitätssicherungsvereinbarungen zu stehen hat. Das ist ein Aushandlungsprozess zwischen Abnehmer und Lieferant. Aber wie immer, wenn etwas verhandelt wird: Das konkrete Ergebnis trägt meist die Handschrift des Mächtigeren und Stärkeren. Je weniger ein Lieferant auf einen Kunden verzichten kann, je schwächer seine eigene Verhandlungsposition ist, desto mehr Regeln und Pflichten kann der Kunde ihm auferlegen.

In jedem Fall sollte eine Qualitätssicherungsvereinbarung klare und messbare Ziele in Bezug auf die Qualitätssicherung enthalten. Und sie sollte genau bezeichnen, welche Konsequenzen es hat, wenn diese Ziele nicht eingehalten werden. Solche übergreifenden Anforderungen können in Form einer Präambel schriftlich fixiert sein.

In der Regel erwartet der Abnehmer mit der Qualitätssicherungsvereinbarung, dass sein Lieferant ein etabliertes und anerkanntes Qualitätsmanagementsystem besitzt. Das sollte zumindest nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert sein. Zudem werden spezifische Informationspflichten formuliert – insbesondere für die Fälle, dass Qualitätsmängel auftauchen oder dass Vereinbarungen nicht eingehalten werden können.

Außerdem wird vorgeschrieben, dass der Lieferant eine Holschuld bezüglich fehlender Informationen hat. Wenn der Abnehmer bei einem Auftrag an seinen Lieferanten nicht alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellt oder wenn diese missverständlich oder gar fehlerhaft sind, dann muss der Lieferant dies unverzüglich anzeigen und die Informationen anfordern beziehungsweise offene Punkte klären.

Dem Lieferanten wird zudem auferlegt zu prüfen, ob sich die Vorgaben des Kunden überhaupt umsetzen lassen; der Lieferant muss die Herstellbarkeit prüfen und bestätigen. Im Rahmen eines Bemusterungsprozesses zeigt der Lieferant, inwieweit er in der Lage ist, die Kundenanforderungen zu erfüllen.

In der Serienproduktion ist der Lieferant insbesondere dazu verpflichtet, bei Qualitätsmängeln den Kunden unverzüglich zu informieren und sofort Abhilfe zu schaffen. Dies wird im Allgemeinen mit einem sogenannten 4D- oder 8D-Report nachgewiesen.

Geplante Audits von Prozessen und Produkten schaffen während der Serienproduktion Klarheit und Sicherheit darüber, wie sicher und kontinuierlich der Lieferant in der Lage ist, Kundenanforderungen dauerhaft zu erfüllen. Schließlich soll der Lieferant auch dann aktiv werden, wenn er Verbesserungspotenziale erkennt, wenn Produkte oder Abläufe effizienter gestaltet werden können oder wenn die Qualitätssicherung verbessert werden kann.

Die Qualitätssicherungsvereinbarung kann auch in Verbindung mit weiteren vertraglichen Vereinbarungen zwischen Kunde und Lieferant eingesetzt werden. So haben manche Abnehmer spezifische Vorgaben bezüglich der Vorgehensweise bei Reklamationen, der Dokumentation von Qualitätsprüfungen oder der Freigabe von Erstmustern oder Prototypen. Die Qualitätssicherungsvereinbarung hat dann die Form einer Rahmenvereinbarung, in der auf andere Regelungen Bezug genommen wird.

Qualitätssicherungsvereinbarungen sind in der Regel Bestandteil eines Kaufvertrags und damit für beide Vertragspartner verbindlich – sofern sie keinen gesetzlichen Vorgaben widersprechen. Die gesetzliche Grundlage ist im Allgemeinen die Mängelhaftung des Lieferanten. Die Gewährleistung, Mängelhaftung oder Mängelbürgschaft sowie die Produkthaftung bestimmen Rechtsfolgen und Ansprüche, die dem Käufer im Rahmen eines Kaufvertrags zustehen, falls der Verkäufer eine mangelhafte Ware oder Sache geliefert hat. Der Käufer hat folgende Möglichkeiten:

• Nacherfüllung
• Rücktrittsrecht
• Minderung
• Schadensersatz

In Qualitätssicherungsvereinbarungen wird genau festgehalten, was das im Einzelnen im Rahmen der Zusammenarbeit zwischen Lieferant und Abnehmer bedeutet. So kann geregelt sein, welchen Schadensersatz der Lieferant leisten muss, wenn beim Abnehmer aufgrund fehlerhafter Teile die Produktion still steht. Manche lassen sich auch die Hilfe bezahlen, die sie dem Lieferanten zukommen lassen, damit der seine Prozesse (wieder) in den Griff bekommt.

Qualitätssicherungsvereinbarungen haben eine ähnliche rechtliche Bedeutung wie Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB). Sie unterliegen deshalb einer inhaltlichen Kontrolle und dürfen den gesetzlichen Regelungen nicht widersprechen (zum Beispiel den Regelungen zur Gewährleistung nach den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches – BGB). Da Qualitätssicherungsvereinbarungen nur zwischen gewerblichen Partnern (Unternehmen) vereinbart werden, gelten teilweise andere Regelungen als zwischen einem Unternehmen und einem privaten Endverbraucher.

Damit alle Anforderungen rund um Qualitätssicherungsvereinbarungen auch berücksichtigt werden, wirken bei der Erstellung meist mehrere Experten mit. Qualitätsmanager geben die inhaltlichen und technischen Aspekte vor, die behandelt werden sollen. Kaufleute entwickeln dafür die notwendigen organisatorischen Rahmenbedingungen und klären Aufwand und Kosten für alle Beteiligten. Juristen bringen die Inhalte dann in eine rechtssichere Form. Spezifische Risiken können oder sollten durch Versicherungen abgesichert werden; hier sollten sich Versicherungsexperten einbringen. Uwe Dittmar rät:

„In jedem Fall sollte der Lieferant die Qualitätssicherungsvereinbarungen von einem Juristen prüfen lassen. Denn im Falle eines Falles können erhebliche Kosten auf ihn zukommen, wenn er eine Regelung und deren mögliche Folgen  nicht richtig eingeschätzt hat.“

Und er weiß, dass viele Kunden nach Abschluss einer Qualitätssicherungsvereinbarung ernst machen – insbesondere, wenn es um Qualitätskosten geht. Denn dann handelt dieser nach dem Motto:

„Wir haben jetzt doch eine Qualitätssicherungsvereinbarung. Jetzt stellen wir unseren Aufwand dem Lieferanten mal schön in Rechnung.“

Im Handelsrecht gibt es eine kaufmännische Untersuchungs- und Rügepflicht. Sie findet sich in §377 des Handelsgesetzbuches (HGB) [3] . Danach gilt:

„(1) Ist der Kauf für beide Teile ein Handelsgeschäft, so hat der Käufer die Ware unverzüglich nach der Ablieferung durch den Verkäufer, soweit dies nach ordnungsmäßigem Geschäftsgang tunlich ist, zu untersuchen und, wenn sich ein Mangel zeigt, dem Verkäufer unverzüglich Anzeige zu machen.“

Spricht der Abnehmer keine solche Rüge aus, dann gilt: die gelieferte Ware wird grundsätzlich als ordnungsgemäße Vertragserfüllung akzeptiert. Eventuelle Mängelgewährleistungsansprüche sind zunächst ausgeschlossen. Die Kaufpreisforderung bleibt zunächst ungemindert bestehen.

Gerade dann, wenn Lieferbeziehungen auf Dauer angelegt sind und wenn die dabei relevanten Prozesse möglichst effizient gestaltet werden sollen, müssen sich die Partner auf die Einhaltung der Regeln verlassen können. Aus wirtschaftlichen Gründen kann es geboten sein, dass der Abnehmer auf bestimmte Prüfungen verzichtet. Deshalb können Lieferant und Abnehmer die Bestimmungen der Untersuchungs- und Rügepflichten einzelvertraglich oder eben durch Qualitätssicherungsvereinbarungen ändern. Zum Beispiel kann die Untersuchungspflicht auf den Zulieferer verlagert und durch dessen Qualitätssicherung und Warenausgangskontrolle ersetzt werden.

Fazit

Lieferanten sehen Qualitätssicherungsvereinbarungen sehr einseitig oft als Diktat ihrer Kunden. Und in der Tat sind die Kunden dazu geneigt, alle möglichen Pflichten an den Lieferanten zu übertragen und sich selbst alle Rechte herauszunehmen. Das ist auf Dauer aber keine verlässliche und tragfähige Basis für eine Zusammenarbeit – auch wenn die (wirtschaftliche) Macht zwischen Lieferant und Abnehmer ungleich verteilt ist.

Hilfreich ist, wenn die Regel gilt: Qualitätssicherungsvereinbarungen sollten so formuliert sein, dass beide Partner sie auch in vertauschten Rollen akzeptieren würden.

Auf dieser Basis tragen Qualitätssicherungsvereinbarungen dazu bei, dass in der überbetrieblichen Zusammenarbeit Klarheit, Sicherheit und Verlässlichkeit einkehren. Wichtige Prozesse bei Lieferant und Abnehmer können besser aufeinander abgestimmt werden. Das ermöglicht dem Lieferanten Kosten zu sparen und Risiken zu kalkulieren. Er sollte also den Anforderungen seines Kunden offen und offensiv begegnen und als zusätzliche Quelle für Verbesserungsmöglichkeiten sehen. So hat er die Chance auf eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit.

Quellen und weiterführende Informationen

Hintergründe zur Qualitätssicherungsvereinbarungen:

• www.weka.de/... [4]
• www.management-praxis.de/... [5]

Ausführliche Vorlagen und Beispiele für die Anforderungen eines Kunden an seine Lieferanten finden Sie bei der Schaeffler-Gruppe unter:

www.schaeffler.de/... [6]

Weitere Beispiele für Qualitätssicherungsvereinbarungen:

• www.tmf.de/bilder/...pdf [7]
• www.drauznothelfer.com/....pdf [8]
• www.gkv-spitzenverband.de/....pdf [9]