Qualitätssicherungsvereinbarung Mit dem Lieferanten Qualitätsstandards festlegen

Es gibt keine verbindlichen Vorgaben dazu, was in Qualitätssicherungsvereinbarungen zu stehen hat. Das ist ein Aushandlungsprozess zwischen Abnehmer und Lieferant. Aber wie immer, wenn etwas verhandelt wird: Das konkrete Ergebnis trägt meist die Handschrift des Mächtigeren und Stärkeren. Je weniger ein Lieferant auf einen Kunden verzichten kann, je schwächer seine eigene Verhandlungsposition ist, desto mehr Regeln und Pflichten kann der Kunde ihm auferlegen.

In jedem Fall sollte eine Qualitätssicherungsvereinbarung klare und messbare Ziele in Bezug auf die Qualitätssicherung enthalten. Und sie sollte genau bezeichnen, welche Konsequenzen es hat, wenn diese Ziele nicht eingehalten werden. Solche übergreifenden Anforderungen können in Form einer Präambel schriftlich fixiert sein.

In der Regel erwartet der Abnehmer mit der Qualitätssicherungsvereinbarung, dass sein Lieferant ein etabliertes und anerkanntes Qualitätsmanagementsystem besitzt. Das sollte zumindest nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert sein. Zudem werden spezifische Informationspflichten formuliert – insbesondere für die Fälle, dass Qualitätsmängel auftauchen oder dass Vereinbarungen nicht eingehalten werden können.

Außerdem wird vorgeschrieben, dass der Lieferant eine Holschuld bezüglich fehlender Informationen hat. Wenn der Abnehmer bei einem Auftrag an seinen Lieferanten nicht alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellt oder wenn diese missverständlich oder gar fehlerhaft sind, dann muss der Lieferant dies unverzüglich anzeigen und die Informationen anfordern beziehungsweise offene Punkte klären.

Dem Lieferanten wird zudem auferlegt zu prüfen, ob sich die Vorgaben des Kunden überhaupt umsetzen lassen; der Lieferant muss die Herstellbarkeit prüfen und bestätigen. Im Rahmen eines Bemusterungsprozesses zeigt der Lieferant, inwieweit er in der Lage ist, die Kundenanforderungen zu erfüllen.

In der Serienproduktion ist der Lieferant insbesondere dazu verpflichtet, bei Qualitätsmängeln den Kunden unverzüglich zu informieren und sofort Abhilfe zu schaffen. Dies wird im Allgemeinen mit einem sogenannten 4D- oder 8D-Report nachgewiesen.

Geplante Audits von Prozessen und Produkten schaffen während der Serienproduktion Klarheit und Sicherheit darüber, wie sicher und kontinuierlich der Lieferant in der Lage ist, Kundenanforderungen dauerhaft zu erfüllen. Schließlich soll der Lieferant auch dann aktiv werden, wenn er Verbesserungspotenziale erkennt, wenn Produkte oder Abläufe effizienter gestaltet werden können oder wenn die Qualitätssicherung verbessert werden kann.

Die Qualitätssicherungsvereinbarung kann auch in Verbindung mit weiteren vertraglichen Vereinbarungen zwischen Kunde und Lieferant eingesetzt werden. So haben manche Abnehmer spezifische Vorgaben bezüglich der Vorgehensweise bei Reklamationen, der Dokumentation von Qualitätsprüfungen oder der Freigabe von Erstmustern oder Prototypen. Die Qualitätssicherungsvereinbarung hat dann die Form einer Rahmenvereinbarung, in der auf andere Regelungen Bezug genommen wird.