IT-Einführung Worauf Sie bei der Implementierung neuer IT achten sollten

Schritt 1: Warum wollen Sie IT implementieren?

Gründe für die Einführung neuer IT-Lösungen gibt es viele. Der Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit als einer der Hauptgründe geht häufig mit der Optimierung von Geschäftsabläufen durch IT einher. Häufig sind aber auch rechtlich verbindliche Anforderungen oder Dokumentationspflichten – Stichwort: gesetzkonforme Archivierung – Auslöser für ein IT-Projekt. Oder aber die Erschließung neuer Geschäftsfelder, organisatorische Umstrukturierungen und veränderte Rahmenbedingungen setzen in mittelständischen Unternehmen den intensiven Einsatz aktueller Informations- und Kommunikationstechnologien voraus.

Die Einführung neuer IT-Systeme ist ein höchst komplexer Prozess und wirkt sich auf viele verschiedene Bereiche im Unternehmen aus. Hinzu kommt in der Regel die Zusammenarbeit mit externen Partnern. Viele kritische Variable können ein mehrmonatiges Projekt zu Fall bringen. Doch was ist zu tun, damit das von großen Erwartungen und Hoffnungen begleitete Projekt erfolgreich abgeschlossen wird?

Schritt 2: Sie planen besser, wenn Sie Ihre IT genau analysieren!

Wer ein IT-Projekt erfolgreich angehen will, muss die Schwächen kennen, die mithilfe von IT behoben werden sollen: Stets steht am Anfang eines IT-Projekts eine Analyse des Ist-Zustands genau des Geschäftsprozesses, bei dem Schwachstellen aufgedeckt wurden. Auf Basis der Ergebnisse wird ein Ziel bestimmt. Die Wege zum Ziel sind frei wählbar, letztes Entscheidungskriterium sollte aber der zu erzielende Erfolg sein.

Erfolg heißt zunächst:

• Das Projekt wurde innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens und Budgets abgeschlossen.
• Das neue System ist im Einsatz.
• Alle Anforderungen sind erfüllt.

Nach Analyse und Zielbestimmung sollte das Vorgehen geplant sein, also die Strategie der Umsetzung. Hierbei ist die parallele Berücksichtigung von unternehmerischem Ziel und erfolgreicher IT-Konsolidierung, also die erfolgreiche Zusammenführung Ihrer IT-Systeme, gemeint.

Schritt 3: Integrieren Sie auch die IT-Strategie in Ihre Unternehmensstrategie?

Begriffe wie Konsolidierung, Modernisierung und Effizienzsteigerung sind ein Anforderungsmix, dem mittelständische Unternehmer und Entscheider aktuell gegenüberstehen, wenn sie sich mit IT-Themen beschäftigen. In der Praxis wird diese Vielfalt der Anforderungen jedoch häufig unterschätzt und eine Vielzahl heterogener Insellösungen eingesetzt, statt auf Durchgängigkeit – auch innerhalb der IT selbst – zu bestehen. Es ist daher von Bedeutung, dass man sich unter dem Einfluss eng miteinander verknüpfter Aspekte der Prozessoptimierung (= Unternehmensstrategie) und IT-Konsolidierung (= IT-Strategie) wirklich intensiv mit den auf dem IT-Markt vorhandenen Trends auseinandersetzt und diese – so weit sinnvoll – für sich ausnutzt.

Der Ansatz der Verknüpfung von Unternehmens- und IT-Strategie kann allerdings nur dann wirklich funktionieren, wenn das IT-Bewusstsein auf der Entscheider-Ebene verankert ist. Eine von der Unternehmensstrategie abgekoppelte Unternehmens-IT kann ein schwer steuerbarer, nicht integrierter Selbst- oder auch Irrläufer werden. Wenn aber die IT-Strategie mit der Unternehmensstrategie in Einklang ist, wird sie zur Wertschöpfung und somit zum Unternehmenserfolg durch optimierte Wettbewerbsfähigkeit beitragen.

Wesentlich ist, dass die Geschäftsleitung mit der Materie vertraut ist und über die Entwicklung des Projekts von dem Projektverantwortlichen auf dem Laufenden gehalten wird. Die Projektziele, die Anforderungen und der Umfang des Projekts müssen zwingend eindeutig definiert sein, es darf bei den Projektbeteiligten keine Unklarheiten über den Projektauftrag geben.

Schritt 4: Holen Sie sich kompetente Projektpartner ins Boot!

Niemand muss bei einem IT-Projekt allein zurechtkommen. Fachkundige Hilfe lässt sich leicht finden. Wenn – wie in kleineren Unternehmen oft der Fall – keine eigene IT-Kompetenz vorhanden ist, muss das Projekt mit Unterstützung eines kompetenten externen Partners realisiert werden. Für die Entscheidung, welche Lösung letztendlich am sinnvollsten ist, bietet sich die Zusammenarbeit mit externen Fachleuten an, die über technologische Entwicklungen auf dem Laufenden sind und einen zusätzlichen Blickwinkel bieten. Beide Seiten müssen sich dabei ihrer jeweiligen Verantwortung voll bewusst sein: Die Entscheider des Unternehmens einerseits müssen darauf achten, dass der externe IT-Partner wirklich kompetent und zuverlässig ist.

Der IT-Partner eines kleinen Unternehmens andererseits muss sich darüber im Klaren sein, dass durch seine Rolle als „externer Administrator“ seine Ratschläge und Entscheidungen gegebenenfalls weitreichende Konsequenzen für den Kunden haben können – sowohl in Richtung Erfolg als auch Scheitern.

Die Bestimmung der Ziele verlangt einen regen Dialog – doch nicht immer sprechen Projektpartner die gleiche Sprache. Um die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister so reibungslos wie möglich zu gestalten, ist eine schriftliche Fixierung der Anforderungen nötig.