Komplexität Wie Unternehmen mit einfachen Regeln in komplexen Märkten gewinnen

Unnötig lange Planungsprozesse, überzogene Genauigkeit, ausuferndes Berichtswesen – all das, was ein Unternehmen komplex macht, lässt sich in vielen Fällen auch vermeiden. Wenn solche Zöpfe abgeschnitten werden, fördert das die die Flexibilität aller Mitarbeiter und des Unternehmens. Und auf die kommt es besonders an, wenn eine komplexe Umwelt bewältigt werden soll.

Ein zentraler Baustein dafür: Ressourcen und Kompetenzen dort aufbauen, wo sie nötig sind. Wer seine wichtigen Prozesse im Unternehmen genau kennt, weiß auch um die Engpässe und um die zentralen Anforderungen, die beispielsweise Kunden an die Prozessqualität stellen (wie etwa pünktliche Lieferung, fehlerfreie Produkte etc.). Hier darf es weder an den Kapazitäten noch an den Kompetenzen fehlen. Die Mitarbeiter müssen ausreichend geschult sein, um komplexe Probleme oder Anfragen zu bewältigen, und sie brauchen die Freiräume, eigene Entscheidungen treffen zu können.

Das geht oft bis an die Grundfeste der Unternehmenskultur. Der Umgang mit Komplexität ist eine Frage dessen, was die Unternehmenskultur zulässt. Mitarbeiter brauchen Freiräume, alle müssen kundenorientiert denken, Flexibilität steht über Konformität, Standards bieten gleichzeitig die notwendige Orientierung.

Die Folgen nicht beherrschter Komplexität

Wenn Abläufe komplexer sind, als sie sein müssten, dann wird Geld verschwendet. Denn die Mitarbeiter brauchen mehr Zeit, um ihre Aufgaben zu bewältigen. Unnötige Zeit, wenn Zuständigkeiten klar geregelt, Prozesse einfach gestaltet und die Vorgesetzten kompetent wären.

Beseitigt das Unternehmen diese individuelle Komplexität nicht, dann sind die Mitarbeiter schnell unzufrieden. Denn sie haben den Eindruck, dass ihnen mehr Steine in den Weg gelegt werden, als notwendig. Andere Komplexitätsfaktoren wie ein breites Produktspektrum, viele Wettbewerber, oder die Aktivitäten in fremden Ländern werden von den Mitarbeitern dagegen sogar als Bereicherung der eigenen Arbeit angesehen.

Nicht nur die eigenen Mitarbeiter sind Leidtragende der unnötigen Komplexität – oft betrifft das auch die Kunden. Sie sehen sich durch unnötige Regelungen und firmeninterne Abläufe gegängelt. Sie erleben eine schlechte Servicequalität, wenn sich Mitarbeiter nicht zuständig fühlen oder wenn die Technik nicht funktioniert. Besonders schlecht kommt es an, wenn auch hochrangige Manager das Bild vermitteln: Wir haben unsere Vorgaben, die sind nun Mal kompliziert, aber wir halten uns daran.

Umgekehrt gilt: Unternehmen, die es ihren Mitarbeitern und Kunden einfach machen, liegen im Wettbewerb vorne, erzielen eine höhere Wertschöpfung und sind viel weniger kopierbar als andere.

Quellen und weiterführende Informationen

McKinsey: Raus aus der Komplexitätsfalle. In: akzente 2/2008.

Der Aldi-Manager Dieter Brandes erläutert auf seiner Webseite, wie Aldi das Prinzip Einfach umsetzt – oder hier in seinem Buch.

Ein Blog zum Thema: Komplexität im Projektmanagement.

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