Bad News Wie Chefs schlechte Nachrichten professionell überbringen

Mit Hiobsbotschaften tut sich keiner leicht: Weder der, den sie betreffen, noch der, der sie überbringen muss. Leider gibt es jedoch nicht immer nur Gutes zu berichten, denn selbst im Aufschwung sind Umstrukturierungen, Neuausrichtungen oder Anpassungen nötig und für die Zuhörer zwangsläufig mit Veränderungen verbunden. Aufgrund der meist negativen Folgen kommt zur sachlichen Betroffenheit deshalb immer auch die emotionale Betroffenheit hinzu. Sie als Führungskraft beziehungsweise Geschäftsführer sollten also wissen, wie Sie bei der Überbringung schlechter Nachrichten professionell vorgehen können:

1. Ihr oberstes Ziel sollte es sein, die Motivation der Mitarbeiter zu erhalten. Zwar müssen Sie das Interesse des Unternehmens verfolgen, gleichzeitig aber fair sein, das heißt Ihre Zuhörer als Menschen sowie deren Interessen und Bedürfnisse achten.
2. Übermitteln Sie Ihre schlechte Nachricht schnell und offen, wenn klar ist, dass sie gesagt werden muss. Gerade wenn vorher schon Gerüchte im Umlauf waren, wirkt eine offene Ansage wie das reinigende Gewitter nach quälend langer Schwüle.
3. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, das bringt nichts. Im Gegenteil: Es macht alles nur noch schlimmer. Sagen Sie gleich mit den ersten fünf Sätzen, was Sache ist!
4. Bringen Sie immer erst die Fakten und lassen Sie erst danach Fragen zu!
5. Seien Sie sensibel und zeigen Sie Einfühlungsvermögen! Versuchen Sie, sich vorzustellen, wie Sie selbst eine solche Nachricht überbracht bekommen möchten.
6. Wenn Sie Verantwortung für die Hiobsbotschaft tragen, dann bekennen Sie sich offen dazu. Suchen Sie keine Ausreden und rechtfertigen Sie sich nicht!
7. Beschuldigen Sie auf keinen Fall andere, auch wenn zweifelsfrei feststeht, wer den Fehler gemacht hat.
8. Versuchen Sie keine Tricks! Die betroffenen Menschen sind nicht dumm, sondern vielmehr hochsensibel.
9. Wählen Sie Ihre Worte mit Bedacht! Der Ton macht die Musik.
10. Zeigen Sie Ihre Betroffenheit, aber nur, wenn sie wirklich echt ist.

Negatives Beispiel: Zu zahlenlastig

Sie haben die Aufgabe, den Beschluss der Geschäftsleitung zu verkünden, ein Zweigwerk zu schließen. Die Mitarbeiter sind in der Kantine versammelt und Sie gehen folgendermaßen vor:

Was haben Sie falsch gemacht? Schon seit Tagen waren unter den Mitarbeitern Gerüchte im Umlauf, denn ein solcher Schritt bleibt meistens nicht geheim. Die Nerven waren daher von Anfang an gereizt – und in dieser Stimmung kommen Sie mit Zahlen daher!

Erkennen Sie, wie wichtig bei solchen Reden Ihre eigene innere Haltung gegenüber den betroffenen Mitarbeitern ist! Ihre Einstellung sollte von Wertschätzung, Achtung und Empathie geprägt sein. Nur dann können Sie erwarten, dass Ihre Zuhörer mit der für sie schlechten Nachricht als mündige und selbstbewusste Persönlichkeiten professionell umgehen werden.

Positives Beispiel: Erst Fakten, dann Fragen

In dem vorgenannten Beispiel könnte sich Ihre Rede folgendermaßen anhören:

Falls es Änderungswünsche zu Ihrer Agenda gibt, nehmen Sie diese ernst und gehen Sie ruhig darauf ein. Bestehen Sie aber darauf, dass Fragen erst am Ende gestellt werden dürfen. Begründen Sie dies und zeigen Sie für Ungeduldige Verständnis nach dem Motto: „Ich kann gut verstehen, dass Sie so schnell wie möglich Antworten auf Ihre brennenden Fragen wollen. Aber es macht mehr Sinn, wenn wir uns erst mit den Fakten und dann mit Ihren Fragen beschäftigen.“

Diese Kurzformel „Erst die Fakten, dann die Fragen“ ist logisch und wird im Regelfall akzeptiert. Sie können sie immer wiederholen, wenn diese Abmachung gebrochen wird. Seien Sie dabei zu dem Fragesteller aber immer freundlich. Sobald Sie ihn belehren, solidarisieren sich alle anderen mit dem Schwächeren.

Checkliste: Vorbereitung für die Hiobs-Rede

Um Ihre Hiobsrede richtig vorzubereiten, sollten Sie folgende Fragen für sich beantworten:

• Worum geht es? Beschreiben Sie die Situation und Ihre Aufgabe!
• Welche Botschaft müssen Sie vermitteln?
• Was sind die Gründe, was die Fakten?
• Wie werden die Zuhörer auf die Nachricht vermutlich reagieren?
• Was werden sie sagen?
• Welche anderen Reaktionen werden sie zeigen?
• Was werden sie unmittelbar nach der Rede tun, was in den nächsten Tagen?
• Was steht für sie auf dem Spiel, persönlich und beruflich?
• Was wollen Sie mit der Rede erreichen?
• Was soll passieren?
• Was darf auf gar keinen Fall passieren?
• Welches Ergebnis soll erzielt werden, für das Unternehmen und für die betroffenen Personen?

Wenn Sie diese Fragen zur Vorbereitung für sich geklärt haben, sollten Sie die ersten fünf Sätze perfekt vorbereiten und üben. Diese Sätze sind entscheidend für den weiteren Verlauf Ihrer Rede, mit der Sie es schaffen werden, auch eine schlechte Nachricht fachlich professionell und menschlich wertschätzend zu übermitteln.