Vollmachten So sichern Sie die Existenz Ihrer Firma

28.01.2009 – Ein Unfall, eine länger andauernde Krankheit und schon ist es passiert: Der Betrieb liegt brach und ist vielleicht sogar in seiner Existenz gefährdet. Was tun, wenn der Geschäftsführer ausfällt? Wir zeigen, welche Maßnahmen ein Unternehmer gegen das drohende Chaos treffen kann.

Ein übliches und wirksames Mittel, damit der Betrieb auch bei längerer Abwesenheit des Geschäftsführers oder Unternehmenschefs weiter läuft, sind Vollmachten. Damit können bestimmte Personen – Familienangehörige, Mitarbeiter oder Geschäftspartner – den Unternehmer nach innen und außen vertreten. Folgende Möglichkeiten sind denkbar:

1. Geschäftliche Vollmachten

Prokura

Sie ist gesetzlich geregelt und kann nur ausdrücklich und persönlich erfolgen. Der Bevollmächtigte darf „alle Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt“ (§ 49 Abs. 1 HGB), durchführen. So darf ein Prokurist etwa:

  • Wechsel zeichnen
  • Prozesse anstrengen
  • Verbindlichkeiten eingehen
  • Vergleiche schließen

Ein Prokurist darf hingegen keine höchstpersönlichen Geschäfte des Betriebsinhabers erledigen. Dazu zählen etwa die Beantragung von Handelsregistereintragungen, das Unterschreiben von Steuererklärungen oder die Beantragung der Insolvenz. 

Bankvollmacht

Zahlungseingänge und –ausgänge gehören zum täglichen Geschäft. Doch gibt es für den Notfall keine entsprechenden Regelungen, kann es vorkommen, dass nicht einmal Geld abgehoben geschweige denn Rechnungen beglichen werden können. Es braucht also jemanden mit einer Vollmacht, die regelt, wer über die Konten des Unternehmens verfügen darf.

Mit einer Bankvollmacht erklärt der Unternehmenschef bei seiner Bank, wer für welches Konto verfügungs- beziehungsweise unterschriftsberechtigt ist. Hierzu muss er sich ausweisen und eine Unterschrift leisten. Der Bevollmächtigte für Bankgeschäfte kann aber nicht unbeschränkt über die Unternehmensfinanzen verfügen. Zurückhalten muss er sich bei:

  • Kreditaufnahmen
  • Kontoauflösungen
  • Erteilung von Untervollmachten
  • Hochspekulativen Geschäften

2. Vorsorgevollmacht

Eine Vorsorgevollmacht geht in ihrer Bedeutung über die Bankvollmacht hinaus, denn hier geht es nicht nur um die Erlaubnis, Ein- und Auszahlungen vorzunehmen oder Rechnungen zu begleichen, sondern darum, auch sonstige Aufgaben, die sonst dem Unternehmenschef obliegen, wahrzunehmen. Eine Vorsorgevollmacht macht dann Sinn, wenn eine längere Erkrankung vorliegt und nicht abzusehen ist, wann mit einer Besserung der Situation zu rechnen ist. Bei der Vorsorgevollmacht geht es um nicht mehr und nicht weniger als den Erhalt der Entscheidungsfähigkeit des Unternehmens. Mit dieser Art der Vollmacht kann die betraute Person etwa

  • Weisungen an Mitarbeiter erteilen
  • Aufträge erteilen
  • Bestellungen tätigen

Unterfall Generalvollmacht

Bei dieser Form ist der Name Programm, denn eine Generalvollmacht geht in ihren Befugnissen am weitesten. Der Berechtigte darf hier in vollem Umfang – alle Rechtsgeschäfte und eine Verwaltung des Vermögens – anstelle des Unternehmenschefs verfügen. Ausgeschlossen ist das Auflegen eines Testaments.

Tipp

Existiert keine entsprechende Vollmacht, bestellt das Vormundschaftsgericht während der Abwesenheit des Unternehmenschefs einen sogenannten Betreuer oder Abwesenheitspfleger. Der kann aber nicht viel ausrichten, weil er sich sämtliche Aktionen – also etwa auch die Veräußerung von Betriebsvermögen zur Rettung des Unternehmens – durch das Gericht genehmigen lassen muss. Da sich dieses Verfahren meist über mehrere Woche hinzieht, kann es dann also oft schon zu spät sein.

3. Unternehmertestament

Ein Unternehmertestament kommt meist bei Unternehmensnachfolgen zum Einsatz. Es unterscheidet sich von Testamenten von Privatpersonen durch die Berücksichtigung steuerlicher Aspekte bei Unternehmensbeteiligungen. Experten empfehlen: Das Unternehmertestament sollte die Aufnahme des aktuellen Status quo wiedergeben und alle fünf Jahre überprüft werden.

4. „Notfallkoffer“

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie empfiehlt eine Art Notfallkoffer anzulegen für den Fall, dass der Unternehmer durch Krankheit oder Unfall ausfällt. Dabei sollten folgende Fragen im Vorfeld geklärt werden:

  • Wer kann die Geschäftsführung im Notfall kurzfristig übernehmen?
  • Welche Voraussetzungen sind dafür notwendig?
  • Welche Regelungen dazu muss ein eventuell bestehender Gesellschaftervertrag beinhalten?
  • Liegen dem Bevollmächtigten Kopien aller wichtigen Dokumente vor?

[dw; Bild: LaCatrina - Fotolia.com]

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