360°-Feedback und Datenverarbeitung online

Durch ein 360°-Feedback werden Stärken und Verbesserungspotenziale offenbar und die Qualität der Zusammenarbeit strukturiert hinterfragt. Die gewonnenen Erkenntnisse dienen dazu, die individuelle Weiterentwicklung des Feedback-Empfängers differenziert und eigeninitiativ voranzutreiben sowie Interaktionsprozesse zu optimieren. An dieser Stelle soll nun der Blick auf die sichere und effiziente Feedback-Sammlung und -Aufbereitung gerichtet und somit Aspekte beleuchtet werden, die Unternehmen erfahrungsgemäß im Prozess besonders wichtig sind. 

Einen zentralen Erfolgsfaktor stellt dabei die ressourcenschonende, internetbasierte Datenverarbeitung unter optionaler Integration von Paper-Pencil-Prozessen dar. Da Unternehmen in den seltensten Fällen auf ein selbst entwickeltes Tool zurückgreifen können und dies auf Basis eines Kosten-Nutzen-Abgleichs auch in der Regel nicht wollen, sollten die Auswahl eines Tools und die Prozessgestaltung mit Bedacht erfolgen. Damit das eingesetzte Tool den definierten Prozess passgenau abbildet und gleichzeitig die Vorzüge standardisierter Prozessabläufe nutzt, werden eine hohe Gestaltungsfreiheit und ein geschickter Automatisierungsgrad verlangt. Aber wie kann man durch ein internetbasiertes Instrument unterstützt werden und welche konkreten Anforderungen ergeben sich daraus?

Bei der Implementierung von Feedback-Verfahren muss die grundlegende Entscheidung getroffen werden, wer die Prozesse administriert. Grundsätzlich sollte ein Online-Tool sowohl eine Fremdadministration wie auch die Selbstadministration durch interne Prozessverantwortliche ermöglichen. Zudem sollte die Übergabe der Administration zu beliebigen Zeitpunkten erfolgen können und nach bedarfsgerechten Schulungen interner Administratoren durchführbar sein. Bei der Wahl der Administrationsform gilt es die intern verfügbaren Ressourcen richtig einzuschätzen und mit den anfallenden Aufgaben sorgfältig abzugleichen. Während sich die Verarbeitung der Teilnehmerdaten über eingerichtete Schnittstellen zu vorhandenen Mitarbeiter-Datenbanken vereinfachen lässt, müssen schließlich auch Rückfragen der Beteiligten zeitnah bearbeitet werden.

Damit das Online-Tool der Gestaltung des Fragebogens keine Grenzen setzt, ist auch hier eine hohe Adaptionsfähigkeit gefragt. Dies spiegelt sich etwa in der Abbildung des gewünschten Fragenformats, der Wahl des Skalierungstyps oder der Formulierung der Fragen im Wording der Organisation, insbesondere im internationalen Kontext wieder. Auch kann das passende Online-Tool zu einer effizienten und weitreichenden Kommunikation beitragen. Es kann als Plattform eingesetzt werden, in der beispielsweise zielgruppenspezifische Informationen hinterlegt und Hilfestellungen angeboten werden.

Einen entscheidenden Aspekt bei der Wahl des geeigneten Tools zur Abbildung von Feedback-Prozessen stellt der Workflow dar. Die Internetbasierung und Nutzung praxisbewährter Prozess-Standards sind entscheidend für eine effiziente Durchführung von Feedback-Projekten. Dementsprechend sollte ein Großteil der Administration standardisierten Systemroutinen folgen, wie zum Beispiel die Einladung der Teilnehmer und die Erinnerung an Abgabefristen via E-Mail oder die Darstellung des Befragungsfortschritts in Echtzeit. Für alle Teilnehmer sollte die Handhabung des Tools einfach und selbsterklärend sein, sodass kein Schulungsaufwand entsteht. Dies kann unterstützt werden, indem die Aufgaben der Feedback-Teilnehmer klar dargestellt sind. Hierzu zählt vor allem das Ausfüllen des Fragebogens. Bei Feedback-Empfängern können weitere Aufgaben, wie etwa die eigenständige Benennung der Feedback-Geber hinzukommen. Damit auch Personen ohne E-Mail-Adresse oder Zugang zum Internet an Befragungen teilnehmen können, sollte ein Tool optimalerweise die Integration von Paper-Pencil-Fragebögen in den Prozess ermöglichen.

Zugleich muss es ein Tool erlauben, bei Bedarf Prozessabläufe flexibel an unternehmensspezifische Anforderungen anzupassen und in bestehende organisationale Workflows zu integrieren. Um den Wiedererkennungswert des Feedbacks zu erhöhen, sollte zunächst die Anpassung des Befragungsdesigns an das Farbschema des Unternehmens in Erwägung gezogen werden. Darüber hinaus gilt es, die teilnehmenden Feedback-Geber-Perspektiven differenziert zu hinterlegen und die Befragungsfristen, zum Beispiel Versand von Einladungen und Erinnerungen, zu definieren sowie die vom Tool verwendeten Texte an die Informationsbedürfnisse der Teilnehmer anzupassen. 

Der Schutz personenbezogener Daten vor unbefugtem Zugriff sollte über ein umfangreiches Datenschutzkonzept sichergestellt sein. Hierzu zählen sowohl technische Maßnahmen wie eine verschlüsselte Datenübertragung, aber auch organisatorische Maßnahmen. Eine automatisierte und extern durchgeführte Abwicklung der Datenerhebung trägt hier zu einer erhöhten wahrgenommenen Anonymität des Verfahrens bei allen Beteiligten bei und fördert so die Bereitschaft zu offenem Feedback.

Ein Online-Tool sollte eine prägnante Auswertung der Befragungsergebnisse ermöglichen und muss dabei die Anonymitätsvorgaben genau einhalten. Dementsprechend kann eine Datenauswertung erst erfolgen, sobald ein definierter Mindestrücklauf von Fremdeinschätzungen pro Perspektive erreicht ist. Die Ergebnisberichte sollten unmittelbar nach Ablauf der Befragungsfrist automatisch vom System generiert werden und auf Wunsch über das entsprechende Online-Tool zum Download zur Verfügung stehen können. Bereits im Vorfeld der Befragung muss klar definiert sein, welche Einsichtsrechte die teilnehmenden Perspektiven haben. Über ein Rollen-Rechte-Konzept lassen sich Prozess-Verantwortlichkeiten differenzierten zuteilen.

Sobald der Ergebnisbericht an den Feedback-Empfänger übergeben wird, beginnen die nachbereitenden Prozess-Schritte eines Feedbacks. Hierzu zählen häufig ein persönliches Feedback-Gespräch mit einem Coach, die Abstimmung mit dem eigenen Vorgesetzten und eine Rückmeldung an die Mitarbeiter. Auch zur Nachhaltung durchzuführender Nachbereitungsschritte kann ein Online-Tool unterstützend eingesetzt werden, um beispielsweise Entwicklungsziele zu dokumentieren. Hierzu erfahren Sie mehr im dritten und letzten Beitrag dieser Themenreihe.